[原创]巧用outlook和OneNote搭配进行项目管理
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[原创]巧用outlook和OneNote搭配进行项目管理 (入选推荐日志，加10币)
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昨天我接到一位博客读者发来的咨询邮件，询问如何进行项目管理的问题，具体的邮件如下：
你好.看您的博客,实践用outlook对自己的时间进行数位化管理已经有一段时间了.
其中发现了一些问题苦苦寻求无法解决,希望能得到您的指点
我现在主要在处理类似项目的问题上有疑问
比如公司要参加一个展会(我们是制造型企业,经常需要参加一些行业内的展会)
但是一个展会往往像一个项目一样由几个步骤组成. 我现在的做法是:
在待办事件中,加入一个标题 &展会 09年3月糖酒会&.
一般步骤如下.
联系订展位的公司
确定展位签订合同
支付展位款项
给定展位的公司发送公司简介和宣传单页(刊登在展会刊物上)
联系展台搭建公司
将展台相关资料发送给展台搭建公司
确定展台搭建合同
支付展位预付款
等待展会开始 参加展会
展台搭建验收,付余款,并索取发票
面对这样的一个多步骤的任务.如果我建立一个模板.吧整个过程放入一个待办事项列表中. 然后进行一步放入日历中,再进行一步再将下一步放到日历中
光从标题中似乎无法迅速的看到任务的进展状况 必须打开任务才可以看到.
我一般都是同时几个这样类似的任务在运行.多个任务都无法看到具体进行到哪一步了.
想问问李老师你有没有比较好的方法
感谢您不吝赐教&
他的问题应该很有代表性。很多时候我们需要管理的是一个个需要细分为下一步行动的项目，而outlook的&任务&模块是不支持树状结构，因此就会出现以上这位朋友的困惑：无法迅速地看到任务的进展状况。
那该如何解决呢？最简单的办法似乎是使用office的组件之一：Project这款专业的项目管理软件，但这款软件的使用还是有一定的难度，不是太好掌握。
我的具体实践是用outlook和OneNote搭配进行项目的管理，具体实践如下：
一、在OneNote中建立任务列表：
OneNote中可以非常快速地建立起任务列表，并且可以通过用多层级(最多可以达到5级)的列表形式将项目的进程清晰的展示出来。如下图：
二、利用OneNote与Outlook的相互衔接将细分的下一步进行清单同步到outlook的任务列表中：
这两款软件因为同属于outlook的组件之一，因此它们的配合是非常默契的。在OneNote中可以为每项具体任务设定任务的起止日期、重要程度等选项，如下图：
选中(或将鼠标放在该行)要自定义的下一步行动清单，点击&任务&按钮，在弹出的菜单有&自定义&的选项。点击后可以直接在outlook中新建该任务，并进行相应的编辑。
三、在outlook中可以通过点击&任务链接&快速方便地跳转到OneNote中的项目清单中：
四、在outlook中对该任务的操作会同步到OneNote中：
如果该任务已经完成，并在outlook中操作已完成，则OneNote的任务列表前的标记也会相应发生改变，任务进展一目了然。
以上即是我的具体实践，希望有兴趣的朋友多交流。<div class="votes" id="Score
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行动管理 | onenote作为我每日待办事项的3点使用心得
前几天印象笔记微信公众号转发了我一篇2013年的老文章，讲的是我如何通过印象笔记进行健康管理的使用心得。但是到了2015年以后，我已经逐渐叛逃出印象笔记阵营，来到了onenote怀抱。主要原因是onenote免费，印象笔记一年接近300元真心不便宜，而且onenote作为微软office的一份子，可以更好和其他office软件整合，打造微软GTD流程圈，微软进两年在产品的发力也给了我们充足的信心。延伸阅读：经过这些年的GTD经验提升，使用或者推荐过的相关软件也算不少，我觉得基本上事情可以分成两大类，第一类是日程类任务，包括安排特定时间要做的事情，等待某人需要某时完成的事情；第二类是MIT类任务，也是我经常称作的青蛙类任务，我习惯每天安排1-3件MIT任务，有经验的朋友都知道完成一件MIT任务带来的成就感，要大于十件零碎任务。延伸阅读：今天和各位分享onenote作为我每日待办事项的3点使用心得，onenote可以通过层次符号顺序将MIT分解成一系列的下一步行动，而且可以存储在云端，作为回顾资料后续可以查看。勾选框搭配快捷键操作，突出任务顺序和下一步行动onenote中提供了适合执行待办事项的完美条件，可以很好通过各种符号体现任务之间的层级和顺序关系，本身自带的勾选框非常适合待办事项，而且通过其他快捷键操作可以在任务前面加上诸如星号／问号／电话／邮件回复等标示，这样方便我们一眼看出任务执行的顺序，以及执行的下一步动作。
嵌入相关参考文件，随时方便查阅我们在执行某些任务时，需要查阅一些电脑本地的相关PDF／word或者视频／音频等资料，onenote提供方便的文件嵌入功能，只需要将本地文件拖入到onenote相关位置即可，对拖入文件右键选择相应的软件打开方式就能查阅。不过需要提醒的是，如果电脑本地文件移动位置的话，onenote不会同步。同样，对于像我这样习惯云端办公的人士来说，可以将文件链接地址插入onenote即可。
多种任务协作方式，权限可控有些待办事项需要和同事一起完成时，onenote可以将该页面共享出来，通过邮件发送的方式或者生产在线访问链接，发给同事查看或者编辑，方式多种多样，权限也可以很好控制。
小结以上和各位分享的onenote作为每日待办事项的3点使用心得，可以提高我们完成重要任务的效率和信心，各位朋友试试看每天从onenote吃掉你的第一只青蛙开始，也欢迎大家分享你的onenote使用心得哦！
为了给需要持续改善的GTDer提供更高质量的咨询服务，职场GTD现推出会员制度，一年66元的会费就可以和小强进行不限时不限次的高质量一对一线上交流机会，一顿饭一件T恤的钱就可以帮你解决个人和职场效率技能提升的各种难题，让你从目前的困扰中走出来，建立自己核心竞争力，能够有更多时间浪费在美好事物上，陪陪家人，看看书，跑跑步，旅旅游......愿小强可以成为大家职业发展和生活平衡上的顾问和推力助手。
中国第一批接触GTD时间管理概念的人
时间管理达人、自由职业者
诠释高效率慢生活将时间浪费在美好的事物上；
微信公众号：大头说时间管理（ID: ILOVEGTD）
今天接着上一篇，反过来说一说Onenote具有印象笔记没有的七大特色功能。哈哈！是不是小强故意多列出一大特色功能呢？确实也有此目的，不然目前小强选择站在Onenote阵营中的哦！ 1 Onenote如何设计友好的自由画布 小强最喜欢Onenote的地方就在于这一点，每一个O...
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如何使用OneNote进行协作工作
在当前的办公环境中，很多工作不是一个人就可以独立完成的，往往需要和同事之间进行紧密地沟通与配合。例如，在有些情况下，用户可能需要与他人合作编写OneNote笔记页中的内容，如何才能实现这一功能？此时可以按照如下步骤进行操作。
（1）打开需要共享的笔记分区，执行栏中的【共享】|【实时共享会话】|【开始共享当前分区】命令，打开&开始实时会话&任务窗格，如图1所示。
图1 共享当前分区
（2）在&会话密码&文本框中设置本次会话的密码，然后单击【开始实时共享会话】按钮。
（3）随即将显示警告对话框，提示用户此操作会共享整个分区，单击【确定】按钮，稍等片刻后，即可看到自己已加入当前的实时会话，如图2所示。
图2 开始共享当前分区
（4）单击【共享地址信息】按钮，可以查看当前会话地址；单击【邀请参与者】按钮，可以通过邮件的方式把当前会话地址发送给其他用户，如图3所示。
图3 查看或发送会话地址
（5）其他用户若要加入当前会话，需要获得当前会话的地址和密码。然后启动OneNote 2007，执行菜单栏中的【共享】|【实时共享会话】|【加入现有会议】命令，打开&加入实时会话&任务窗格，如图4所示。
图4 打开&加入实时会话&任务窗格
（6）在&实时共享会话地址&和&会话密码&文本框中输入会话地址和密码，然后单击【加入会话】按钮即可加入会话，本次会话的发起者也会在&参与者&列表框中看到所有成员。这样就可以共同编辑同一个笔记页了，如图5所示。
图5 加入会话后共同编辑同一个笔记页
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& 进入到提高班以来，就一直听着时间管理这个词，当时觉得跟自己距离好远。得到它就可以得到整个人生的感觉，很是神奇。后来断断续续的用了一些时间管理的工具，但总是不疼不痒的感觉。
& 前几日，听了吉庆师哥给我们讲他的时间管理，顿时感觉，自己时间管理做的是有多不好。
& 我们每天的时间是有限的，一个人的一生更是有限的，如何将有限的时间去做好我们身边的每一件事？
&&我觉得号是我的一个分水岭，因为，从那天开始，我开始记录自己的生活，运用GTD安排自己的生活，不让生活牵着鼻子走。
& 其实我们管理的并不是时间，而是我们做的事。我们将事情分派到合适的时间段中，在有限的精力中完成他们。得到更多产出就是时间管理。
& GTD不是一蹴而就的，GTD是一套持续的系统，需要不断地时间才能让你更好的掌握，从而成为你信任的系统。
& “把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。已合适的类别组织好你的项目的各种题型一季下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时惊醒回国，是你在任何时间都能新人你的系统和对任务的处理。”
&&&&&&&&&&&&&& GTD原则
&& 五条核心原则做成：收集、处理、管理、执行、回顾。
&& 我的GTD软件：grintstone pomodairo 思维导图和onenote
&& 那么接下来我就讲讲我是怎样用这些软件做GTD的。
&& 第一步：收集：
&& 把任何你需要跟跟踪或者记住或者做的事情记在一个称之为水桶的地方：一个收件箱，电子邮箱，笔记本，等或者他们的作何。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。
&& 我的做法：当我突然想起我有一个想法（接下来要实现）或者突然有一件事情让我做。这种事情总会发生，比如我正在番茄中，学习英语或者正在看数据库视频的时候，我想起来，我要写一个总结（用思维导图），或者总负责人让我做份报告。我用grintstone。
&& 那大家就可以看到，我并不是会马上做它，仅仅是将这些没有意料发生的事情，写上去，第二天或者找个时间处理掉，这样不会忘，也不会浪费时间。
第二步：处理：
&& 处理你的收件箱要遵循一个严&#26684;的工作流程：
&&&1、从最上面开始
&& 2、一次处理一项
&& 3、不败任何东西放在收件箱。
&& 4、如果任何一项需要做
&&&&& 做（做的时间小于2分钟（2分钟原则））
&&&&& 委托他人完成，或者
&&&&& 将他延期
&& 5、否则
&&&&& 把它存档以便查询，
&&&&&&把它扔掉
&&&&& 使它成熟已便下一步的处理
&&&我的做法：按照自己前一天的计划进行（用英语学习表进行学习规划），突然被打扰，2分钟能做完就立刻做。不能做完的，先把它放在grintstone里面（不紧急），之后就可以把它计划在明天或者今天别的时间点完成，独独不能让它破坏我现在手头上的事。
第三步：组织：
&&& 跟踪需要关注的项目：
&&&&下一步行动：一定是我需要去做的事情，这样的事情就可以被记录在“下一个行动表中”，最好能分类，这样就可以节省很多时间。
&&& 专案：学习中一定要有一个长久的、具有延续性的计划，每天跟着它走，尽可能不要轻易地中断。
&&& 等待：当已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的时间，就应当在你的系统中跟踪以及定期检查，采取行动或者需要发出一个提醒。
&&& 将来：需要将来某个点做，但不是马上。
&&& 我的做法：只做重要和重要且紧急的事情。用英语学习表列出计划，并严&#26684;执行。用google日历桌面提醒我们将要做什么。
第四步：检查：
&&& 一定要回顾检查，不然你的行动共和提醒的列表将会变得毫无用处。一我当时拥有的精力、资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能只会做最简单的事情，屏蔽那些难的。那么永远都不会进步。
第五步：做：
&&& 提高班里有句话，不要失去乐趣，因为它是我们学下去的动力，当我们做好一件事，我就油然而生的自豪感就是我们的乐趣。
&& 作为提高班的同学来讲，我觉得做这样，是不够的，我们每天做了什么？比比进度到了那里？我们得到了什么？在提高班这个地方，我们不但要接受大量的知识，更重要的是挑战我们的抗压极限，每天有大量的工作要做，同时还要做好一些自己负责的其他领域，怎样才能让自己处变不惊，遇事不乱。
&& 做好每一天的记录是完全有必要的：
&& 用思维导图或onenote将一天的事情记录下来，每天换一种颜色，我相信当四年过去，你的思维导图（onenote）将是怎样的五彩缤纷。
阅读(...) 评论()怎样利用OneNote做时间管理_百度知道
怎样利用OneNote做时间管理
我有更好的答案
例如，当标记了待办事项后，如果使用Outlook，下次打开Outlook的时候就会发现日历项已经添加好了。善用“分区”和“分区组”OneNote支持多层级的分区和分区组。可以“圆环套圆环，分区组套分区组”。善用App。OneNote开放了API，现在可以使用一些支持OneNote API的应用来帮助添加笔记了。善用搜索不需要用tag这么落后且容易重复的方式来组织笔记。善用OneNote的标记功能。OneNote支持语音索引。。）可以通过索引，被识别出来。准确率还是比较高的。这个索引是用于组织搜索的，录音（标准些的普通话。善用OCR功能。善用录音索引功能
　　一、也有windows版本的，不晓得银行业电脑系统能否安装，如能安装，最多不能同步，还是可以使用的；二、使用OneNote可以建12个分区（1-12月，每月1个分区），每个分区按日历天数建立（例如、、、.。。）
可以根据每天的任务进行填写与编辑，没有拖动功能，但可以Ctrl+X、Ctrl+V移动任务（对了，任务前可以选OneNote的任务符号，完成可以打勾【忘了那个功能的名称了，已删除OneNote多年】）。
周期性工作可以在OneNote建立个分区或在EXCEL建立个工作内容表（自用版），搭配着使用就可以了。时间管理归根到底是事务管理，您做为客户经理，维护客户与跟进客户是首要任务，意味着您的时间有可能被客户占据且难以完全自控。
三、要不用下outlook的任务管理试下
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