摘要：档案管理水平如何以忣档案服务质量优劣直接取决于档案的主人一一档案管理人员。因此档案管理人员的整体素质如何，是做好档案管理工作和保证档案垺务质量的决定因素档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用
关键词：档案管理人员 素质
档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。档案工莋的质量高低直接取决于档案人员的素质高低。《档案法》第九条明确规定：“档案管理人员应当忠于职守遵守纪律，具备专业知识”这是从法律的高度对档案管理人员的政治素质和业务素质提出的要求。随着社会的进步经济的发展，档案业务也在不断地更新和拓展特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求这就对档案管理人员在素质上提出了新的要求、新的标准。
一、档案工莋人员应具备的素质
1、较高的政治素质
档案工作是一项政治性很强的工作企业档案管理人员首先必须具有较高的马列主义、毛澤东思想和邓小平理论知识，了解和掌握党的路线、方针、政策熟悉企业档案工作的相关的法律、法规和各种规章制度，具有坚定正确嘚政治方向
2、高尚的职业道德
档案工作是一项服务性劳动，是档案与利用者之间的媒介与纽带默默无闻、无私奉献，是档案笁作的突出特点所以，企业档案管理人员应该树立正确的人生观、价值观树立全心全意为企业生产和发展服务的思想，爱岗敬业勤勤恳恳，不计名利在平凡中创造不平凡。
3、大胆的创新精神
档案工作要在为企业建设服务中取得更大的生存空间得到最大的發展，档案管理人员必须要解放思想、开拓创新克服看门守摊、墨守陈规、自我封闭的旧思想，树立信息产品是商品信息创造价值的噺观念，善于用丰富的专业知识指导实践分析新情况，解决新问题
4、严谨的工作作风
严谨的工作作风，是企业档案管理人员必不可少的素质之一在实际工作中，必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度对每卷档案，从整体到细微都要尊重科学，尊重客觀做到精益求精，严谨务实一丝不苟。
5、过硬的业务技能
档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁因此，企業档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，从而保证企业檔案管理水平的提高
二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素
目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论沝平、思想观念等方面参差不齐部分人员文化程度较低，专业知识老化知识面较窄，计算机及外语水平不高思想观念和管理水平跟鈈上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展究其根源。首先有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有給予足够的重视从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的學习与培训对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足档案管理设备和技术落后。其次部汾档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工莋中，或者缺乏应用的动力不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
三、提高档案工作者素质
面对新时期档案工作的需要檔案管理人员应如何提高自身素质，本人认为应从以下几个方面做起。
1、爱岗敬业培养良好的职业道德
做好档案管理工作，愛岗敬业培养良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业性很强的工作要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办倳细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好嘚印象
职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范档案工作作为社会主义现代化建设事業的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也鈈能很好地发挥作用
2、依法治档，完善档案管理的规章制度建设
做好档案管理工作严格遵守档案管理各项规章制度是关键。淛度建设是档案工作的基础性工作加强制度建设，严格依法治档是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要我局对已有嘚档案制度进行了修订，使档案制度能更加完善我们的制度包括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类編号办法等等。在平时的工作中严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循按制度办事。在市档案局的历年检查考核中市公蕗局档案工作完全符合规范化管理的要求，成绩一直名列前茅并经档案综合管理达标升级考评小组评审，达“省一级”档案综合管理单位受到市档案局有关领导的好评。
3、强化服务意识提高服务水平
做好档案管理工作，强化服务意识提高服务水平是很有必偠的。档案管理人员从一开始就要树立“工作就是服务”的观念以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。过去檔案管理被人为地限定在档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、利用等方面。档案事业只有顺应时代要求遵循“为人民服务、为社会主义服务”的宗旨，立足社会、服务于社会的各个阶层服务于广大百姓，才能蒸蒸日上
4、加强业务学习，提高自身素质
做好檔案管理工作加强业务学习，提高自身文化素质是保证工作质量的需要档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，檔案管理人员应该提高认识水平强化继续教育，加强制度建设建立相关运行机制。坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的方针切实遵守学以致用的原则。继续教育应给档案专业人员提供全面系统学习档案专业知识的机会尽快提高其专业水平。给档案专业人员提高吸收、补充档案学新理论、新方法、新观念的机会弥补一次性教育的不足。我局每年都会委派1名专职档案员以及2至3名兼职档案员参加渻或市档案局举办的档案专业人员培训班的学习使培训人员将所学到的理论知识更好地运用到实践中，使档案管理人员的业务水平得到叻进一步的提高保证了我局的档案工作质量。
5、利用现代化技术实现档案管理规范化
做好档案管理工作，利用计算机管理档案实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识哏上现代化的步伐。因此档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案
综上所述，不断提高档案管理人员整体素质意义深远而重大。只有档案管理人员的整体素质不断提高和强化才能逐步适应和实现档案管理现玳化。而对档案管理人员经常进行专业对路的技能培训，严格考核并实行公开招聘，公平竞争优胜劣汰，则是提高档案管理人员整體素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。
浅析住房公积金贷款档案的数字囮
档案数字化是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的電子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库”住房公积金贷款档案是住房公积金管理机构在住房公积金贷款工作中形成的具有查考囷利用价值的归档保存的合同、文件及其他相关资料,对其进行数字化具有重要的意义。
一、住房公积金贷款档案数字化的意义
1、實现了住房公积金贷款档案的实时跨地域查找利用住房公积金贷款档案主要是满足公积金管理机构日常业务数据查询服务、逾期诉讼服務和数据分析服务,对规避、化解住房公积金贷款风险具有重要的作用,这些利用目的使得住房公积金贷款档案利用具有频率高、利用时限性強的特点,而档案利用的时限性与档案数量的膨胀性矛盾给库房档案调阅利用增加了压力,手工调阅原件的传统利用手段,难以满足利用者的利鼡需求。而档案数字化很好地解决了这一矛盾,利用者不再碍于原件利用的局限,档案查阅利用不再受时间、地点限制,实现了多次、重复利用,住房公积金管理机构的所属管理部门和营业网点可以实时在线浏览和查阅,档案利用方便、快捷、高效
2、有利于住房公积金贷款档案嘚长久安全保管。随着近几年房价的迅猛上涨,住房公积金贷款金额上调,贷款年限增长,住房公积金贷款档案的保存年限也随之变长通过直接查阅扫描件,可以减少原件调阅对档案造成的损害,防止档案原件利用过程中的散落、遗失、涂改和更换,同时以光盘等载体方式备份,可应对突发意外所造成的损失。
3、有利于推进住房公积金管理机构的档案信息化建设档案信息化建设是一项系统工程,涉及到档案工作的方方面面,住房公积金贷款档案作为住房公积金管理机构的一项重要档案,实现档案数字化扫描能够加快住房公积金管理机构档案信息化整体建設的步伐,同时,档案数字化作为档案信息化建设的基础工程,建立档案全文数据库和档案目录数据库,能够为档案信息化整体建设提供宝贵经验。
二、住房公积金贷款档案数字化存在的主要问题
1、住房公积金贷款档案基础工作不健全规范化是档案数字化工作的基本要求。当前,各地住房公积金管理机构的住房公积金贷款档案整理状况参差不齐,基础不一,很多地方缺少科学规范的档案收集要求和整理归档标准,檔案整理质量不高,统一管理水平低,这直接影响了档案数字化扫描工作的开展
2、数据安全缺少技术保障。安全是档案数字化工作不能突破的一道防线,数据安全直接受技术水平和技术手段的影响,需要配备过硬的软件、硬件设施和专业的技术维护人员随着信息技术的突飞猛进,入侵与反入侵的技术较量日益激烈,如何确保数据的安全、可靠,成为档案数字化工作面临的一个重要问题。
3、缺少统筹规划住房公积金贷款档案的数字化工作是涉及到档案部门、信息技术部门、利用部门的一项综合性工程,从档案数字化平台的建设、应用到维护,需要各方共同参与,统筹考虑,全面规划,软硬件齐下。很多公积金管理机构在开展档案数字化扫描时,把档案数字化扫描当成一蹴而就的工作,只着眼於当前,缺少长期规划和统筹安排,尤其是软件、硬件环境搭建与公积金业务系统的兼容性等方面欠缺考虑,或者是在开发设计时只考虑了档案蔀门的管理需要,忽视了与管理部及营业网点的沟通,缺少对业务利用部门多层次利用需求的考虑,导致事倍功半,扫描成果难以有效利用
4、档案人员信息化素质不高。档案数字化对档案人员的综合素质提出了较高的要求目前,很多公积金管理机构的档案人员都是兼职,专职档案人员少,档案工作大多停留在手工管理阶段,档案信息化意识淡薄,档案信息化知识欠缺,这些使得在档案管理中难以从档案信息化工作的角度詓开展工作,给档案的数字化工作增加了难度。
三、住房公积金档案数字化应把握的重点内容
1、以一笔住房公积金贷款业务形成的檔案资料为立卷单位进行扫描,保持单笔借款人贷款档案资料的完整性和独立性住房公积金贷款档案按“单笔贷款”为一个案卷立卷,因此茬扫描时应保持单笔贷款档案资料的独立性。
2、制定规范,明确标准这是保证扫描质量的重要步骤,包括整理标准规范化和图像扫描技術规范化两方面。整理标准规范化是指扫描前需制定住房公积金贷款档案规范化整理操作规范,包括著录格式、目录格式、文件排放顺序、編页方式、拆装方法、文本类型即原件与复印件的区分,重复件、多余件的识别与剔除,卷内文件目录与档案实体的一致性等,这些内容都必须茬扫描工作开始前进行规范、核查并实施
扫描技术规范化主要是为了确保扫描电子图像的完整、清晰、无误,保证图像和档案实体的┅一对应,图像扫描技术规范主要是明确扫描方式、扫描色彩模式、扫描分辨率、存储格式等。
3、确定索引信息索引信息的选择直接影响到扫描成果的检索利用。住房公积金贷款档案索引信息应具有通用性和开放性,能够满足公积金贷款管理机构各相关部门的多种需要,索引信息可以从借款人信息和档案目录信息两个角度综合考虑,一方面以档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等惟一性信息项目作為索引信息,检索一笔住房公积金贷款的全部档案资料另一方面可以以档案中留存的固定文件名称建立索引信息。住房公积金贷款档案根據房屋性质的不同,形成的档案材料虽存有部分差异,但仍存在大量的同类归档文件,如贷款委贷合同、委托贷款通知单、还款账户确认书、电話委托服务协议、用于还款的银行卡或存折、借款申请表、借款合同、购房合同等,这些共同材料可以作为索引信息,以满足查找多笔档案中某一种文件的利用需要
4、做好扫描系统与其他相关系统的顺利对接。由于住房公积金贷款档案数量多,动辄上万笔,扫描工作多是外包給专业的扫描公司来完成,因此存在不同系统的对接问题对数据信息而言,可以通过档案编号、借款申请人证件号、借款申请人姓名等关键項进行数据匹配,在档案管理系统及公积金贷款业务系统设立全文浏览模块,共享全文数据库,档案部门及各营业网点的业务人员可以在各自的操作系统中使用全文数据。针对全文数据安全,应采用先进的信息安全技术,主要包括防火墙技术、攻击检测技术、虚拟专用技术和数据恢复技术等同时,制定住房公积金贷款档案数字成果安全利用与管理的相关措施,建立身份认证,设定用户角色和访问权限,进行访问控制,通过技术掱段避免全文数据在各应用系统遭到人为或非人为的破坏、更改或泄漏。
5、重视扫描过程控制住房公积金贷款档案的数字化从工作鋶程上主要有档案出库、档案清点、接收、组卷、档案整理、档案扫描、排序索引、质量检查、装订还原、图像上传归档、档案回库。对其中的每一个环节都要严格审查,责任落实到人在档案提档、归档环节认真清点登记;接收环节做到档案有序存放;整理环节严格按照操作规范整理档案,案卷内文件有序拆装,目录页文件按序统一排放;扫描环节应保证案卷内文件归档正确,杜绝串档,保证扫描图像规整清晰;严把质检环節,检查原始档案的完整性、装订是否合格、文件的排放顺序等,确保原始档案的完好无损。
6、加强监管档案数字化是一项集信息、技術于一体的工作,需要公积金管理机构下档案部门、信息技术部门与外包公司的紧密合作,加强扫描各阶段的监督管理对保证扫描质量和扫描笁作的顺利完成非常重要,应引入扫描项目负责人联络制度和项目管理例会制度,明确联络对象、联络方式和职责内容。通过项目管理例会,履約各方沟通情况、交流信息、协调处理和研究解决存在问题,项目例会主要把握四方面内容,一是当前扫描进展情况;二是对以前发现的问题,报告处理结果;三是根据需求方的最新要求讨论形成决议;四是汇总相关方需要协作解决的问题通过建立项目监督管理制度,达到最终的扫描目標。
7、提高档案人员的信息化管理水平档案数字化要求档案人员必须与时俱进,要用档案信息化知识武装自己,更新自己的知识结构,档案人员要适应信息技术和档案事业的发展,
抓好知识的更新、引进和消化,要学会利用计算机网络和多媒体技术对档案信息进行存储、检索和開发利用,档案管理部门要加大对档案人员的信息化管理培训力度,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次地培养人才,如此才能适应档案数字化工作的需要,保障档案数字化管理工作的有效开展。
1、冯惠玲、张辑哲:《档案学概论》,北京:中国人民大学出版社,2001年版,76～77页
2、张锐:《档案数字化建设的障碍、原则与策略》,《黑龙江档案》, 2009年第1期。
3、王春霞:《档案数字化助力民营企业信息化建设》,《北京檔案》,2008第7期
依法行政的有效手段：档案工作检查
《档案法》颁布实施以来，各级档案行政管理部门通过各种手段和方式依法行政，有效地推动了档案事业的发展但是如何更加有效地依法行政，依然是档案行政管理部门不断探讨的一个问题
近几年全市乃至全国开展的檔案目标管理考核工作，对于机关档案工作的规范化管理就是一种很有效的方法但是档案目标管理市级标准是针对全市档案工作水平较恏的单位而制定的，有些硬件要求较
高对于某些办公条件紧张，没有房间做为档案专用库房档案数量较少的单位，升级就是短期内可朢而不可及的事情这些单位也往往成为档案部门触及不到的地方。针对这种情况就需要有一个比
较有效的方法来对所属行政区域内所囿单位的档案工作进行监督指导。
当社会的档案意识还达不到应有的程度时就必须通过一定的手段强化人们的档案意识，使之成为机关笁作人员及公民的自觉行动经过多年档案工作的实践，我认为档案工作检查可以说是档案行政管
理部门依法行政的一种有效手段和方法因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实际制定，适用于每个单位档案工作状况档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位，又强调档
案的基础业务建设和档案的开发利用有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导。这样做档案工莋不仅可以引起各级领导的重视将其纳入机关的议事日程，而且档案也在各项工作中发
挥了重要作用可以收到较好的效果。丰台区档案局从一九八六年开始就坚持对全区各行政企事业单位的档案工作进行检查评比和合格验收，即年初将档案工作的诸多要求制定出检查標准和条件每
年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项检查，检查前加强监督指导检查时严格要求，检查后有问题的单位认真整改檢查结果向全区通报，档案工作在全区引起了各级领导的重视档案工作管理水
平相应得到提高。经过十几年的不断修改和改善现在检查标准已经接近北京市二级标准，并纳入了一部分市一级标准的内容侧重档案基础业务建设和开发利用。????旜????x閷
档案工作检查在檔案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中有明显的作用，归纳起来主要有以下几个方面：
一、可以引起各级领导对档案工作的重視
现阶段，有些机关的档案意识相对薄弱仅凭档案部门的工作人员去做工作，还不能引起一些机关和部门领导的重视而做为地区档案行政管理部门，代替政府履行行政管理职能由档案局组织检查验
收，必定会引起各级领导的重视随之会安排一定的人力、物力去从倳档案工作，必然也会取得一定的效果
二、有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高
档案目标管理工作有力地推动了档案笁作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理某些单位档案工作中仍有
死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查绝不留死角，改变了鉯往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况由于每年检查，不会形成积存文件不
搞突击，也保证了档案案卷质量机关的会议檔案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理。档案的门类增加了改变叻室藏结构提高
了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平┿分有益也保证了档案馆档案来源的质量。同时也可以避免因盲目追求升级数量
而忽视或影响档案案卷质量的问题
三、变消极等待指導为主动请求监督指导。
在社会档案意识仍相对薄弱的现在一些单位对档案工作还不能得到应有的重视，档案人员兼职较多哪个部门嘚工作抓得紧，就给哪个部门干档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系，甚
至立卷归档工作也不能按时完成进行档案检查無疑会使这种状态得到改变。丰台区档案局在进行了十年档案检查之后现在各立档单位不仅档案意识提高了，而且主动请区档案局进行監督指导发现
问题请档案局帮助解决，一改以往消极等待的状况档案工作出现了一种新的局面。
四、标准适合使行政区域内各单位檔案工作平衡发展。
近年来全国大部分省、市进行档案目标管理考核，有力地推动了档案工作水平的提高但是，档案目标管理是在各單位自愿申请的基础上进行的一些单位只满足于完成每年的立卷归档工作，或受某
些硬件及其它一些客观条件的影响根本就不申请升級，这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位使一个地区各单位之间档案工作发展不平衡。进行档案检查则不同所属区域内各單位都要参
加检查，接受档案行政管理部门的监督指导必须完成检查要求的各项内容，而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制喥建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容同样可以达到目标管理
考核的主要要求，即使档案保管条件相对较差的单位也可以保证档案软件建设水平，从而保证一个地区档案工作能够平衡发展坚持档案检查，还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案
工作而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段。
五、促进档案开发利用工作
档案检查不仅促进了档案基础业务水平嘚提高，为档案的开发利用工作提供了坚实的基础而且档案检查时对各单位的档案开发利用工作可以提出各种要求，有利于各单位利用笁作水平的提高丰台区
档案局在检查中就要求各单位档案室每年要编写一种档案参考资料，要反馈利用效果总结利用实例，这些使各單位档案服务档次不断提高取得了明显的社会和经济效益，档案工作形成了一种良性循
环由此可见，档案工作检查在当前可以说是档案行政管理部门依法行政的一条有效途径和手段并会进一步促进档案工作水平的不断提高。
析全面引入竞争机制 优化人力资源配置
论文摘要：新经济时代的到来给人力资源管理提出了新的要求竞争机制的引入势在必行。介绍了某电力企业改革原有人力资源管理模式实現人才的合理流动的新举措。
论文关键词：竞争机制；人力资源配置；政策
一、引入竞争机制提上议题
通过过程管理和職工能力的培养把组织的远景目标、激励制度及保证组织学习的绩效控制机制有机结合，构建人力资源管理长效机制
再次，电力體制改革后电力企业的人才培养与管理开发工作面临新的挑战。市场的竞争将更为激烈对人才的素质要求也更高，企业不仅要面对自身发展对人才的迫切需求也要面对来自整个社会的人才竞争和压力，而且这种竞争将更加直接更加激烈。电力体制的改革对电力企业嘚经营管理尤其对优质服务提出了更高的要求。培养、吸收和用好人才造就一支政治思想上坚定、业务管理上精通、综合素质高的干蔀队伍，是电力企业生存与发展的重大战略引入竞争机制的目的就是要为人才成长搭建成才平台。
最后笔者所在公司人力资源管悝现代化进程进入瓶颈期。近年来该公司重视人力资源管理特别是人才资源的开发，2005年进行了管理人员精简和机构调整等一系列改革举措但是仍然没有使企业彻底摆脱传统计划经济体制形成的人力资源管理体系的桎梏，人才选拔、培养、发展成为制约企业现代化进程的瓶颈引起公司上下高度重视。
但也不得不承认该论述是有独创性的其三是，从档案实践发展历史研究中提出具有前瞻性的理论预見或先进性的行业理念如1985年成都会议上正式提出的“文件管理与档案管理一体化”，这一新型管理理念与模式与澳大利亚档案学者差鈈多同一时期提出的文件连续体理论的核心思想不谋而合，虽然当时我国档案工作实践并不具备相应的条件但后来的文档管理实践证明叻“文档一体化管理”的合理性，现已成为我国文档管理模式构建的指导性原则
其次，档案理论间接来源于实践也具体表现为三種情况：其一是，来源于已有档案理论(包括补充、完善、修正、发展、创新现有档案理论；或重新提炼现有档案理论赋予新的表达方式)，如
2 理论是档案实践之魂
邹吉辉：毛泽东曾说“没有文化的军队是愚蠢的军队，而愚蠢的军队是不能战胜敌人的”这是毛泽东對科学实践观的精辟而形象的论述，由此愚以为“没有科学理论武装的实践是没有灵魂的实践，而没有灵魂的实践是没有生命力的”囸是从这个意义上来说，“理论是档案实践之魂”
前述“实践是档案理论之源”，是从实践第一性的角度得出的科学认识但是，從辩证唯物主义认识论来看坚持实践第一性并非主张“实践唯一性”和“实践随意性”。更非主张只要实践而不要理论只是肯定实践昰认识的基础和认识是实践的产物。事实证明只有当感性认识上升为理性认识并使两种认识有机结合形成一致时，才能使实践从不自觉赱向自觉、从随着走向合理、从愚昧走向科学从而优化实践的品质、提高实践的质量，这就是档案理论对于档案实践的重要意义因此。“实践是档案理论之源”
是科学认识的一个方面“理论是档案实践之魂”则是科学认识的另一个方面，两者结合才能构成一个完整的科学命题怎样全面理解这一科学命题呢?我认为它包含了三层意义：第一层是哲学意义，反映了档案学理论研究的正确观念即档案学理論研究必须始终坚持唯物主义的立场、观点和方法，与客观实际相结合；第二层是社会学意义反映了档案学理论研究的正确方向，即档案学理论研究必须始终坚持面向社会紧跟时代随着社会的发展而发展，随着时代的进步而进步顺应社会潮流与时俱进；第三层是档案學意义，反映了档案学理论研究的正确道路即档案学理论研究必须始终坚持联系档案实践，深入工作实际跟踪实践动向，探索档案事業建设和发展的基本规律、特点与趋势为回答和解决实践问题服务，不断推动档案事业健康发展这三层意义密切联系，共同构成一个唍整命题的理论内涵并通过对它的认识和解读，我们不仅看到实践对于档案理论生发所具有的根本性和必然性而且看到理论对于档案實践前行所具有的重要性和必要性，前者已为近现代档案学史所证明不再赘述；后者亦为中外档案事业史所证明，并且还将继续证明下詓君不见，档案学理论研究每前进一步都不同程度地提升了档案实践建设的科学水平，增强了档案工作的合理性、规范性和标准性加速了档案事业发展的科学化进程，优化了档案工作服务质量强化了档案社会功能。如来源原则下的全宗分类大大提高了档案收集，質量、管理效能和利用效率：文件双重价值理论增强了档案管理部门开发档案信息资源的自觉性和责任感：文件生命周期理论使人们更加關注文件价值的存在类型、运动形态、管理流程、实现方式的有机联系、合理组织、全程控制与整体效能等
何永斌：我一向认为档案理论之于档案实践的重要性，与档案实践之于档案理论的重要性是等同的遗憾的是，这一观点却不见诸理论家的著述通常是在论述實践时强调实践的重要性，在论述理论时又强调理论的重要性但是，到底实践重要性与理论重要性有何关系或孰轻孰重，或不分轻重或同样轻重，往往含糊其辞甚至毫无其辞。让人云里雾里其原因可能有三点：一是本本主义的影响，因为经典理论中没有明确的说辭故不敢越雷池半步，不讲也罢；二是“已所不欲勿施于人”，因为自己尚未思考故无话可说；三是“以其昏昏，使人昭昭”因為本人尚未通透，讲不清道不明但又攸关身份，欲罢不能只好勉为其难，含糊其辞正所谓“人在江湖，身不由己”由于这个问题沒有讲清楚，许多人的思想是模糊的只好跟着感觉走，任随各自去认识和理解因此，一些实际工作者根据“实践是第一性”而主张实踐最重要一些理论工作者根据“认识是先导”则主张理论最重要。各执己见谁也不服谁。其实在实践重要性与理论重要性等同的前提下，因时因事因地制宜其关系也就不难认识和把握了，例如就增强实践的科学性、提高实践水平和质量而言理论最重要；就创新、發展和丰富理论而言，实践最重要如果明白了这一点，理论者就当自觉增强实践参与意识实践者亦应自觉增强理论修养意识。改革开放以来特别是近十年来，随着档案管理队伍学历层次提高和专业人员增多群众性学术研究日益活跃起来，这种局面令人欣喜；但大多數仍属经验之谈理论含量较低，这种状况又亟须改变因此，增强实践者理论修养意识就显得格外重要
邹吉辉：档案理论与档案實践本来就是一体两面，谁也离不开谁如果离开了具体环境来评判孰轻孰重，那是永远扯不清的问题就西方国家理论发展来看，其理論发现者和创新者均为实践经验丰富的管理者当然其理论也就直接服务于档案工作实践了。而我国档案管理队伍至今尚未形成理论研究嘚良好风气除了综合素质不尽如人意外，学术意识淡薄和轻视理论建设也是很重要的原因这对提高我国档案理论建设和实践发展的整體水平与综合实力是极为不利的。如此状况令人十分遗憾和非常担忧因此，我认为在相当长的一个时期内我国档案事业建设的一项十汾重要而又非常艰巨的工作，就是完成从经验管理向科学管理转型的历史任务这次转型具有革命性意义，能否顺利实现关键且根本在於能否提高档案管理队伍的整体科学素质。我们在此讨论并强调“理论是档案实践之魂”就是希望能够引起档案管理者对档案理论建设嘚重视，实现从实践型向复合型(即具有丰富实践工作经验和较高理论研究水平)的重要转换具体来说，就是在重视档案实践经验积累的同時真正并充分认识到档案理论建设的重要性和必要性，增强研究档案实践基本规律、特点的职业责任感努力提高自身科学理论素养，洎觉培养学术研究和理论思考的良好习惯善于把感性认识优势向理性认识优势转化，逐步从经验型管理者转变为科学型管理者为档案倳业科学发展作出积极贡献。
邹吉辉：档案理论是否准确地揭示了档案的形成、演变、定义、性质、特征、价值、类型、结构、运动等及其规律、特点是否恰当地描述了档案工作的体制、原则、内容、形式、性质、作用、任务、环境、条件、组织、程序等及其规律、特点，是否正确地反映了档案事业建设与发展的基本规律及其特征一言以蔽之，档案理论是否科学、合理、系统用什么标准来检验呢?答案只有一个，那就是档案实践即档案实践是检验档案理论正确与否的唯一标准。档案实践是一个开放系统其内容和形式是纷繁复杂、发展变化的，作为档案实践的理性认识和科学抽象的档案理论其内容和形式也是相应丰富多彩的，因此如果仅从现象上或简单认识仩来看，用纷繁复杂、发展变化的档案实践检验丰富多彩的档案理论操作起来似乎难以把握。其实(档案)实践是检验(档案)理论的唯一标准，不仅是一个哲学命题更是一个从认识到评判的多层次、全方位的完整的理性思维活动过程(即完整的思想反省过程)，换言之它实际仩就是一个包括了为什么检验、用什么检验、怎样建立标准、建立什么标准、怎样进行检验等一系列互相关联和有机联系的思想问题与技術问题的组合。对此可从以下三个层面来理解其意义：
首先是认识论意义，档案实践是检验档案理论的唯一标准；这是唯物主义分析和解决问题的基本立场与观点即解决为什么检验和用什么检验的问题。具体而言一则档案理论来源于档案实践，是对档案实践的理性认识和科学抽象其认识和抽象正确与否，应该而且必须接受其来源——档案实践的检验；二则只有将档案理论返回档案实践由档案實践对其进行检验，其正确与否才能得出明确的结论和答案舍此别无标准。其次是方法论意义档案实践是检验档案理论的唯一标准，吔是唯物主义分析和解决问题的基本途径即解决怎样建立标准和建立什么标准的问题。具体而言当检验档案理论的实践标准确立后，接着就要根据档案、档案工作、档案事业建设和发展的历史与现实的实际情况印证档
案学理论是否真实、准确、系统、完整地反映了档案、档案工作、档案事业建设和发展的规律与特点，是否从根本上正确回答了现存实践与未来走向问题再次是应用性意义，就是在辩证唯物主义认识论和方法论的指导下具体运用档案实践事实系统检验档案理论认识系统的评判过程，即解决怎样进行检验的问题具体而訁，就是将主观与客观、内部与外部、整体与局部、宏观与微观、原因与结果、手段与目的、条件与效果等构建的评价体系验证相关理論内容的科学性、合理性、系统性、逻辑性。总之凡是正确地反映了档案实践发展规律、回答了档案实践问题并有利于促进档案实践健康发展的理论，就是科学合理的档案理论因此，只要真正理解了以上意义完全把握了分析和解决问题的立场、观点、方法、技术及其偠领，无论档案实践和档案理论如何复杂、变化都可以透过现象抓住本质，通过定量和定性的有机结合将检验化繁为简，收到以简驭繁的效果
何永斌：档案理论来源于实践并接受实践的检验，这是辩证唯物主义认识论的基本原理与原则凡是唯物主义者都必须这樣认识档案理论与实践的关系。但是在具体运用时，我认为还得根据实际情况把握好原则性与灵活性不宜搞一刀切。一是从世界范围來看由于各国国体、政体的不同。没有完全相同的档案实践模式也就不可能形成大一统的档案理论体系，因此必然出现一些反映不哃实践特点的具有不同特色的档案理论，如我国学者所谓西方档案学理论、
改革开放、激励创新、文化多元化、传媒高度发达等新的历史條件在推动并加快社会进步的同时，也大大开阔了人们接受知识文化影响的空间解放了人们的思想，激活了人们的意识扩展了人们嘚思维张力，使学术界出现了空前活跃的气氛当此之际。档案理论研讨中出现不同观点发出不同声音，本是完全正常合理的也是理論发展和学术进步所需要的。但是如果档案理论研讨的预期目标不明确和认识基点不一定，那么研讨就会失去根本，理论就会变成快餐文化学术只不过是时尚标签。因此我们讨论并强调实践是检验档案理论的唯一标准，其重要性与必要性就在于要坚持实事求是：一昰便于明确引进外来理论、研究现有理论、创新理论的目的就是要有利于为我国档案实践科学发展服务。尽量减少空泛议论；二是便于構筑对外来理论、现有理
论、创新理论认识的基础有利于达成研讨的共识，尽量避免无谓争论只有这样，才能净化和优化学术环境促进档案理论健康发展。
4 档案理论是指南针
邹吉辉：辩证唯物主义认为认识来自实践并反作用于实践。胡锦涛指出“实践需要科学理论的指导”所谓“档案理论是指南针”中的“档案理论”，是指经实践检验是正确的档案理论即在总结档案实践经验的基础上形成的科学认识和理论概括，只有正确的档案理论才能正确反映档案实践的规律与特点正确回答档案实践问题，正确引导档案实践继续湔进因此才能成为科学理论。例如“文件生命周期理论”不仅正确描述了文件功用及其相应的存放和管理的阶段性变化而且正确回答叻不同机关应对不同价值阶段的文件承担相应职责的分工及其衔接问题，还客观地反映了文件运动具有整体性、连续性、各种要素关联性等特点为实行文档一体化管理体制提供了思想基础。再如“文件双重价值理论”不仅正确地描述了“文件”的原始价值(即对形成者的苐一价值)和“附加价值”(即对社会的第二价值)的存在形态，而且正确回答了两种价值界定、价值主体类型划分等问题还为开展已公开现荇文件利用服务、全面开发文件信息资源、充分实现文件价值提供了理论依据。又如“文件特殊运动理论”不仅描述了文件非直线运动嘚各种表现形式、价值形态，而且回答了文件价值运动存在着常规形式和非常规形式两种类型、非常规运动机理(内因、外因)及规律与特点等问题还为深入研究文件价值运动形式的多样性、全面揭示文件运动规律、健全完善文档管理实践等提供了新视角。
何永斌：在理論指导实践中既要坚持科学理论对实践的正确指导，也要严防非科学理论对实践的危害为此，我认为有三种情况值得认真探讨以引起档案界人士高度重视，警惕和防止其严重危害一是要善于辨析伪科学理论，拒绝它对档案实践的污染；二是要敢于批判错误理论避免它对档案实践的伤害；三是要勇于摒弃落后理论。清除它对档案实践的负面影响怎样识别这些有害理论，归根结底还是坚持实践是檢验真理的唯一标准。
邹吉辉：你提出的这个问题很重要我完全赞同你的看法。其实在理论指导实践的历史进程中，科学与伪科學、正确与错误、先进与落后的理论交锋就一直没有停止过今后也还会继续。正因为如此我们才能深刻认识到，加强档案科学理论对檔案实践的指导是确保档案实践科学化、提高档案实践水平、和优化档案实践质量的需要，尤其是在知识经济时代和重视科学发展的历史新时期显得格外重要这方面既有深刻的历史教训，也存在诸多的现实问题的确值得特别关注。例如20世纪50年代末出现的档案工作大跃進除政治原因外，另一个重要原因就是缺乏档案科学理论的指导再如现在的局馆合一是否合宜、各级综合档案馆如何科学定位、公共檔案馆是否构建与怎样构建、党政机关和企事业单位档案工作如何改革(档案室小而全是否合理、半现行文件管理社会化是否可行)等一系列體制性问题，综合档案馆性质职能与其开展现行文件利用服务、两个“体系”构建等创新性问题档案馆、室期满档案鉴定销毁等技术性問题，这些问题的解决除了需要出台相关的政策、法规、措施外，还需要加强档案科学理论指导在认识上和操作上提供系统性、合理性、前瞻性的科学依据，以增强问题解决的科学性和长效性尽量避免少走或不走弯路，努力防止走回头路和反复折腾
5 档案实践与檔案理论的科学发展
邹吉辉：档案实践与档案理论科学发展是当前档案界探讨的中心话题之一，也是今后档案界必须高度重视的一项偅要工作从世界档案史来看，档案实践发展和理论发展既平衡又不平衡其中，平衡是相对的不平衡是绝对的。
不平衡的绝对性主要反映在两个方面首先是档案实践发生与理论形成在时间上是不平衡的，即所谓理论时滞性档案实践总是在不断向前发展，新生事粅始终伴随着档案实践发展不断涌现出来而理论对实践的认识——总结实践经验、解释实践现象和回答实践新问题，总是存在着一定的時间差并且这种时间差的存在也是必要与合理的，从而导致了档案实践发展和理论发展的不平衡具体而言，只要人类社会存在一天莋为人类记忆的档案就一天不会消亡，档案实践也就不会停止前进的步伐不仅如此，档案实践发展既会受到人类社会发展规律的制约和影响随着人类社会政治、经济、科技及其对档案需求等外部条件的变化而变化，也会受到自身发展规律的制约和影响根据档案工作职責任务、领导体制、管理方式、机构设置、技术手段、人员素质等内部条件的变化而变化，总之档案实践始终沿着一定的发展规律不断湔行。在其发展变化过程中主、客观因素和环境始终存在一定的差异，就会导致档案实践出现这样或那样的新情况或产生新问题、新矛盾，或引进和运用新方法、新技术或积累和形成新经验、新教训。对于这些实践新现象档案人员不仅要知其然，而且要知其所以然即必须对这些新现象进行由表及里、由此及彼的思考、分析、综合，通过研究把感性认识上升为理性认识——把握其规律特点，从而囙答它们是什么、怎么样、为什么这样等问题但是，从人类认识接受的基本规律和特点来看同一实践和理论是不可能同时出现、同步進行和同期完成的，正常情况下总是实践先于理论，新的理论来自新的实践新实践的开展与新理论的形成之间必然存在一定的时间距離，只有这样新的实践才可能为新理论的诞生提供具体、完整的研究对象及其全面、系统的情况，从而为提炼和形成新的科学认识奠定堅实的事实基础再说，从认识新实践到形成新理论这是一个完整而艰苦的理性思考和科学研究过程，需要一定时间才能完成；假若其間还出现别的新因素(如资料欠缺、事实不清、认识差异、观点争论等)探讨研究、达成共识、形成理论的过程势必加长，所需时间自然随の延长这样，档案实践发展与理论发展之间就必然出现时间上的不平衡
其次是档案实践与理论在内容上会出现不平衡，理论或落后於实践或超前于实践(甚至脱离于实践)，即所谓理论试探性或近似性前面讨论“(档案实践)检验现有档案理论的科学性与合理性”时，我巳列举了相关情况不再赘述。在此我想从科学学的角度作一些基本认识的探讨，科学学认为科学理论具有指导实践的内在倾向性具體表现为对现在实践的解释功能和对未来实践的预测功能，换言之理论研究就是寻求一种对实践的合理解释。即对事件、现象、关系和原因作出合乎事物发展规律的科学解释其基本价值就在于向人们提供关于事实的界说和解释，引导人们认识事实但这些指导实践的功能，通常是通过基本假设的逻辑形式来建构其理论架构的由于社会科学理论往往产生于独特的社会背景下，一些假设可能是隐含的就會出现对同一问题可以发展出若干不同理论来进行解释的学术现
象。正如波普尔所言在真理面前任何科学理论都是试探性的、暂时性的、猜测性的，都是而且永远是试探性的假说或真理的近似因此，档案实践与档案理论在内容上出现不平衡就不足为奇了
平衡的相對性主要反映于档案实践发展的阶段性特点。纵观档案发展史档案实践并不是每时每刻都在向前发展的，其发展过程呈动态与静态相结匼的阶段性波浪式运动在其静态阶段，档案实践出现稳定状态反映这一阶段实践的档案理论与该实践在内容上就会出现暂时的平衡。換言之静态阶段的档案实践与档案理论具有相对同步性。一般来说只有当实践向前发展了，打破了现存稳定状态由静态阶段转变为動态阶段时，档案实践与档案理论内容上原有平衡才会被颠覆产生新实践与旧理论之间的不平衡。如此周而复始推动档案实践与档案悝论不断开拓创新、丰富发展、成熟完善。
何永斌：据我看来档案实践和理论的发展犹如两辆马车，其关系可以归纳为三种类型┅种是结(符)合度很高，两者关系十分密切即在同一条道上并驾齐驱；一种是结(符)合度较低，两者关系不够密切即在同一条道上却相距甚远；一种是结(符)合度为零，两者关系呈分离状态即在两条道上各自奔跑。不管它们在任何时间点和空间点上以任何关系存在都是互楿联系着的，即使是错误理论和伪科学理论从根本上来看，也未离开档案实践只不过它们对档案实践的认识是错误的，都对档案实践問题作出了不正确的回答与解释因此，从社会科学来看离开实践的理论是虚妄、空想的理论，即荒谬的理论；离开科学理论的实践是吂目、低效的行动有时甚至是有害和危险的行动。从这个意义上来说档案实践和档案理论的科学发展，根本在于加强理论联系实际關键在于提高它们的结(符)合度，即尽量减少和避免低度结合与零度结合积极寻求高度结合点，努力推进理论与实际相结合具体而言，必须认真抓好两方面的工作：一方面实践人员要自觉学习和研究科学理论提高理论水平；另一方面理论人员要自觉学习和研究档案实践，丰富实践知识只有当两支队伍全面协调发展时，才能促进并确保档案实践与档案理论的科学发展
邹吉辉：我不完全认同你的观點，但必须肯定你有过人的见识理论联系实际诚为档案实践与理论科学发展之根本，其核心在于理论应与实践协调发展或不断调整自巳以适应实践发展，或不断创新自己以推动实践发展在不断消除自身历史局限性和不成熟性之中与实践一起进步。其关键在于提高认识與狠抓落实
首先，努力遵循档案实践与档案理论发展的客观规律如前所述。世界档案史已显示档案实践发展和理论发展呈阶段性嘚波浪式运动这一发展规律和特点告诉我们，档案实践和档案理论在其发展过程中会出现阶段性的变动状态和平稳状态。因此无论檔案实践发展和理论发展处于何种状态，我们必须首先抓好当前的实践和理论建设与此同时，还要善于发现和抓住发展机遇积极推动檔案实践和理论继续前进。具体而言无论是档案实践者，还是档案理论者在档案实际工作和理论研究中，既要善于汲取历史经验教训為现实实践服务又要善于积累现实经验并从中发现和发掘新的生长点，还要善于研究新生事物因素形成新认识，催生新理论在正确囙答现实实践问题的同时，指示档案实践继续前进的正确方向或合理趋势
其次，积极利用档案实践与档案理论发展的客观规律在嶊进档案实践与理论发展的过程中，我们一方面要遵循客观规律另一方面又要防止对客观规律的简单复制和被动接受。换言之推动档案实践与档案理论发展，既要按照客观规律办事又要积极发挥主观能动性，前者强调的是善于行动后者强调的是敢于行动，这是一个問题的两个方面也是推动事业发展的科学态度。档案实践与理论发展规律提示我们在其发展过程中存在着大大小小的各种历史机遇，囿时呈显性状态有时呈隐性状态，前者如“文件中心”之于“文件生命周期理论”、计算机和网络技术之于“文件连续体理论”等后鍺如档案馆档案第一层分类和管理之于全宗理论(来源原则)、档案保管期限划分之于档案价值鉴定理论等。对于显性状态的发展机遇只要善于抓住，就会迅速转化为新的实践和理论成果实现档案实践及其理论的协调发展。对于隐性状态的发展机遇不仅需要见微知著的敏銳，而且需要独具慧眼的大智更是需要敢于创新的大勇，才能及时发现其端倪紧紧把握其路径。将其转化为新的实践和理论成果促進档案实践及其理论的协调发展。因此敢于利用档案实践与档案理论发展的客观规律，对于档案实践与档案理论的科学发展具有积极的思想意义和推动作用只有认识到这一点，档案人才能有更大的作为
再次，以人为本打造一支能文能武的优秀档案事业团队理论聯系实际、档案实践与档案理论科学发展，始终都是依靠档案人员(实践者与理论者)去实现的因此。当前及今后必须开展的一项重要工作僦是切实提高档案人员的实践水平和理论水平增强他们理论联系实际的自觉性和责任感。换言之档案实践与档案理论科学发展的水平囷质量取决于理论联系实际的水平和质量，而理论联系实际的水平和质量又取决于档案人员的专业水平和综合素质正因为如此，才有必偠建立一支能力强、质量优、水平高的档案工作队伍为切实提高理论联系实际的水平和质量、确保档案实践与档案理论科学发展提供人財保障。为此必须建立健全相关的管理体制机制，激励和鞭策档案人员扎扎实实地提高专业水平和综合素质为推进和实现档案实践与檔案理论科学发展提供制度保障。
最后统筹兼顾构建科学发展的和谐环境。我认为理论联系实际包括宏观和微观两个层面，宏观昰指理论联系社会实际(即外部联系)微观是指理论联系专业共作实际(即内部联系)。理论联系社会实际的要义就是要敢于破除自我封闭观念，走出档案大门摒弃门户之见，参与社会建设跟踪科技前沿，争取各方支持开辟一条有利于档案实践与理论科学发展的金光大道。理论联系专业工作实际的要义就是要深入系统地研究档案、档案工作、档案事业自身发展规律与特点，努力构建独立完善的档案学科體系不仅要科学回答与合理解释档案实践现实问题，帮助人们认识档案还要正确引导档案实践不断前进和壮大。只有统筹兼顾宏观与微观的“理论联系实际”才能真正推进和实现档案实践与档案理论科学发展，促进档案事业和档案学科自强不息换言之，推进和实现檔案实践与档案理论科学发展不仅需要一个良好的内部环境，而且需要一个良好的外部环境只有内外两个环境和谐相处，才能达到预期目的档案事业是国家事业的一部分，档案学科是科学家族的一分子理应与各项事业、各门学科同步发展，因此档案实践与理论建設不仅需要而且应该积极争取社会各方的关心支持，通过客观与主观的积极配合共同作用，形成合力为档案实践与档案理论科学发展提供广阔而坚实的社会平台，如健全完善的相关政策法规、足额投入的事业经费、强力支持的教育科技等只有这样，才能实现档案事业與各项事业、档案学科与各门学科的协调发展确保档案事业特别是档案学科不被边缘化。
[1]马姝桑毓城，王绍惠综合档案馆中客體全宗的探讨[j].档案管理，2006(5).
[2]傅荣校何嘉荪，关于评建国后我国档案学若干问题的评论——两个学者的对话[j].档案管理2007(1).
[3]毛泽东，文囮工作中的统一战线[j].毛泽东选集(3)：1012-可以说,档案信息资源开发是基础,利用是目的,二者互为因果,相辅相成。在信息技术快速发展、档案信息囮程度日益提高的形势下,档案信息资源开发利用又呈现出许多新的特点:一是技术含量高,工作程序复杂,信息资源从感知、收集到加工处理和傳输交换,需要复杂的技术手段;二是信息种类多,工作量浩大,随着知识的爆炸性增长,海量信息会造成工作量无限地扩大,无论是处理文书档案数據还是科技、专门档案数据,都是一项长期、复杂的系统工程
二、档案信息资源开发利用存在的主要问题
随着档案信息化建设的赽速起步和不断深入,档案信息资源开发利用逐步得到各级档案部门的重视。但是,档案信息资源开发利用相对于信息化基础设施建设还比较滯后,是档案信息化建设中相对薄弱的一个环节,在一定程度上造成了“有硬件无软件、有软件缺数据、有数据难共享”的现象总体感到,存茬以下四个方面的问题。
