如何设置outlook邮件归档分类自动分类？

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2023-07-20 10:53 标签： outlook邮件归档分类

在使用电脑金属发送邮件的时候，有些用户由于不想要安装第三方邮箱软件，选择系统自带的outlook邮箱来操作，但是由于自己的outlook邮箱中收件过多的缘故，就想要对其进行分组管理，那么outlook分组管理邮件怎么设置呢？这里小编就来教大家outlook邮箱收件分组操作方法。
具体方法：
1、打开进入软件，进入工具栏上的“开始”选项卡。
2、在“移动”中选择“规则”打开“管理规则和通知”。
3、点击“新建规则”来创建规则。
4、打开规则向导窗口，第一步选择模板，选择第一项“将某人发来的邮件移至文件夹”就是我们需要的。
5、第二步编辑规则，通过点击链接分别选择发件人与文件夹。
6、点击“个人或公用组”，弹出通讯录窗口，选择要归档的人员也可以直接手动输入邮箱地址。
7、点击“指定”选择要放入的文件夹，如果还没有可以直接新建。
8、一直下一步，直到完成即完成规则创建,这样outlook设置邮件分类就完成了。
以上就是关于outlook邮箱收件分组操作方法了，有需要的用户就可以根据小编的步骤进行操作了，希望能够对大家有所帮助。
说这个之前，我们先回忆一下上学的时候是怎么收发信件的，95后可以忽略不看，因为你写过信的可能性不大。传达室的老师广播三年级一班张三，请到收发室领取信件。然后你去收发室，不是在一大堆信件里面扒拉，你报出你的班级，然后老师告诉你到你们班的信箱里去找，顺便把你的同学的信件带回去。再看你现在的电子邮箱，你有没有按照班级建立分类管理呢？的确电子邮件可以搜索，方便很多，但是有时候你记不住搜索的关键词怎么办？我们应该利用自己的信息编码习惯，哪些信息是默认优先被编码，被记忆的？这些是最容易提取的，也就是之前我们一再强调的，信息管理，一定要考虑信息的后续使用成本。这个成本很大程度上就是你提取出这个信息需要多长时间，注意这个时候，1秒钟和10秒钟是有数量级的差异的，而不只是差了9秒钟。有些类别的邮件，天然就具备高重要性，高优先级，这些邮件在收件箱里面堆放着，很快就被新的邮件淹没了。因为按照时间顺序排列的规则就决定了，你的注意力会优先被最新的邮件占据。所以我们参考一下收发室的信件管理方法来为收件箱建立子文件夹。按照类别进行分类按照频次和重要性邮件分为以下四类高频次，高重要性：实验室沟通邮件高频次，低重要性：到样通知低批次，高重要性：领导邮件，行政通知低频次，低重要性：订阅邮件不是为了分类而分类，分类是为了提高效率，提高效率得有一套知道原则和逻辑。上面我们讲的收发室就是这个逻辑的来源。按照我们的记忆习惯，我们可能记不住名字，但是一般会记住你的身份，也就是你是哪个班级的学生。对于电子邮箱，这个身份就是你的邮箱地址。理论上可以分出无限多个班级的小盒子。销售都学过金字塔理论，客户分为ABCD四个等级，A类能占据80%的收入，但是你如何保证在工作方法上，工具上和这个理论去匹配？去确保这一类的信息，邮件得到优先处理。结合我们上面说的分类原则，我们就按照ABCD四个等级对文件夹进行分类。每个文件下下面是对应的子文件夹。确保所有的客户邮件都在这4个文件夹里面找到。ABC类客户，每个单独设置规则。对于D类客户，因为数量比较多，频次低，不设置自动归档，手动拖进去就行。客户邮件分类管理：使用频次和收发频次高的单独建立文件夹好处：移动端不会跳出一大堆到样邮件，节省移动办公的流量，如果你只有一个收件箱，没有子文件夹，在移动端办公的时候，是默认更新所有的邮件的。如果你做了分类，是可以根据重要性，设定只有几个重要的文件夹自动更新邮件提醒的，可以降低对于流量的浪费。手机里面的文件夹结构和电脑上的完全一致，在手机的邮件APP里面设置需要同步的文件夹选择需要同步的的子文件夹【领导沟通】，其他的默认不同步【实验室&法规】属于重要，但不紧急的事情，可以不在手机上处理。剩余的邮件，你只需要在打开电脑的时候收取处理就可以。文件夹建立好了，我们需要把邮件放到对应的文件夹里面，最简单的办法是一个一个拖过去。那么如果邮件比较多的时候，这种方法是低效的。有没有根据收件人自动归档的方法呢？有，当你提对一个问题，找到办法就很容易了。设置方法：点击对于需要自动归档的邮件→右键单击→Create Rule或者把邮件打开之后点击Create rule勾选发件人点击Select Folder勾选目标文件夹,然后点击OK即可。动图福利以上说到的部分是客户的邮件管理，对内的邮件同样需要科学高效的管理方法。7月1号之后，我看到多个人吐槽，2017年7月1号执行的发票必须有税号的制度，邮件通知我没收到啊！不是你没收到邮件，是你不会管理邮件，你以后还“收不到”的可能性非常大。邮件那么多，被淹没的概率是非常大的。对于这些低频，但是非常重要的内部财务，HR通知，一定要反复认真看，关系到自身切身利益。往往不是一遍看完能消化完，或者能够记住的。所以对于这些低频，但是高重要性的邮件，要设立一个文件夹进行自动归档。没事的时候，反复看看。我对自己的要求是能够完整的表述出来。以我的观察来看，不是公司的培训，分享不完善，是你太挑食，公司发的很多邮件，你都想当然的不看，好像有个什么什么通知，都是蜻蜓点水。接收再多的信息也无用。你不能把信息转化到你的认知中，去辅助你的决策。你看邮件和看今日头条一样，看的都是新闻，看的只是信息的更新而不是信息本身。金字塔原理+“注意力>时间>金钱”这是我们管理邮件的原则，其他的技巧都为这两条服务。有道而无术，术尚可求也，有术而无道，止于术也！
你知道outlook如何建立自己的邮件管理规则吗？比如自动归类，删除，转发等等。想要了解详细内容的小伙伴可以看一看爱站技术频道小编所整理的资料，一定不会让你失望的。　　邮件在公司里沟通的主要工具，但是每天都有几十封邮件，手动管理起来很麻烦的，outlook 2013可以建立规则让收到的邮件自动归类，删除，转发之类的都可以在规则中实现。下面我就来演地一下outlook 2013怎么创建管理规则?　　1、进入OUTLOOK 2013中以后，在【开始】选项下面找到【规则】再点击【管理规则和通知】。　　2、进入【规则和通知】的对话框后，点击【新建规则】。　　3、进入规则向导后的第一个界面是模板或空白规则开始。我一般是不管的直接【下一步】。　　4、选择你所需要的规则条件，我一般是邮件归类用的比较多，如：XX人发过来的邮件移动到哪个文件夹。名是XX重要人发过来的邮件要标红这类的。规则说明处的带下划线处可以点击选择你所要的联系人或是文件夹。　　5、规则说明处改好后如下图所示：【完成】。　　6、规则建好以后，反回到【规则和通知】对话框中，你可以更改，复制，删除，运行这些管理规则的操作。所有操作好了以后一定要记得点击【确定】。　　有关于outlook如何建立自己的邮件管理规则的详细内容，小编都一一给大家整理出来了，如果你还有疑问，欢迎来网站给小编留言咨询。获取更多精彩有趣的技术文章内容，尽在爱站技术频道网站。

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