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用友财务软件操作
用友财务软件基本操作用友软件运行环境 硬件及软件 客户端 最低配置 推荐配置 内存 521MB 以上， 内存 265MPU500MHz 以上， CPU1GHz 以上磁盘空间 4GB 磁盘空间 2GB 以上 以上硬件环境内存 1GB 以上，CPU1GHz 内存 1G 以上， 频率 1GHz CPU 数据服务器 以上我 CP
U、 磁盘空间 10GB 以上，磁盘空间 10GB 以上 以上 发布服务器 网络宽带 内存 1GB 以上，CPU1GHz 内存 1GB 以上，CPU1GHz 以 以上我 CPU、 磁盘空间 10GB 上，磁盘空间 10GB 以上 以上 广域网：56KBMS 以上 最低配置 局域网：10MBMS 以上 推荐配置 MS SQL 200,MSDE200 TCPMNamed Pipe硬件及软件 操作系统 软件环境 数据库 网络协议Win98\Win NT4.0\WinXP,建议使用 Win200MXP一、系统管理 （一）概述 用友软件各模块之间既相对独立，又相互联系、协同运作，既可独立使用，又可组合应 用，实现财务、业务的一体化管理。为实现一体化的管理应用模式，就要求这些模块具备公 用的基础信息，拥有相同的账套和年度账，操作员和操作权限集中管理。因此，系统设立了 一个独立的系统管理模块， 由系统管理为各子系统提供统一的环境， 对整个系列产品的公共 任务进行统一管理。 系统管理模块主要功能是对软件的各个子系统进行统一的操作管理和数据维护， 具体包 括下面几个方面： 1.账套管理 账套指的是一组相互关联的数据。 一般来说， 我们可以为企业中每一个独立核算的单位 建立一个账套，系统最多可以建立 999 套账套。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输 出等。 2.年度账管理 在软件中， 用户不仅可以建立多个账套， 而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数 据。这样，对不同核算单位、不同时期的数据只需要设置相应的系统路径，就可以方便地进 行操作。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。 3.操作员及其权限管理 为了保证系统及数据的安全与保密， 系统管理中提供了操作员及操作权限的集中管理功第 1 页 共 127 页能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一 方面可以对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权限 的集中管理包括设定系统各模块的操作员以及为操作员分配一定的权限。 （二）启动和注册系统管理 系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员（Admin）的身份，二是以 账套主管的身份。 系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作， 可以管理该系统中所有的账套。 以系 统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置 和修改操作员的密码及其权限等。 账套主管负责所选账套的维护工作。 主要包括对所选账套进行修改、 对年度账的管理 （包 括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转、所选账套的数据备份），以及该账套 操作员权限的设置。 1.启动系统管理 操作步骤： 执行“开始→所有程序→用友通→Tong2005→系统管理”命令，系统管理模块启动。2.注册系统管理 [例]以系统管理员（Admin）的身份注册系统管理。 操作步骤： （1）在“用友 Tong2005〖系统管理〗”窗口中，执行“系统→注册”命令，打开“注 册〖系统管理〗”对话框。 （2）输入数据。操作员：admin；密码：（空）。 （3）单击“确定”按钮，以系统管理员身份进入系统管理。第 2 页 共 127 页（三）设置操作员 为了保证系统及数据的安全与保密， 避免与业务无关人员对系统进行操作， 系统提供操 作员设置功能， 以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制， 此功能只能由系统管理员进 行操作。 设置操作员功能主要可以完成增加、修改和删除操作员的操作。 [例]增加操作员。 编号：001 姓名：张伟 口令：1 操作步骤： （1）执行“权限→操作员”命令，进入“操作员管理”窗口，窗口中显示系统预设的 几位操作员：demo、SYSTEM 和 UFSOFT。 （2）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加操作员”对话框。 （3）输入数据。 编号：001；姓名：张伟；口令：1；确认口令：1； （4）单击“增加”按钮，可输入其他操作员资料。最后单击“退出”按钮。提示： ?操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。 ?所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。 （四）建立账套 账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等功能。其中，账套建立、账套的引入和第 3 页 共 127 页输出只能由系统管理员进行，而账套的修改只能由账套主管进行。 建立账套， 即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。 首先根据企业的具体情况设置 基础参数，然后软件将按基础参数自动建立一套账。 首次使用系统时，应先进行账套参数设置。它主要包括：核算单位名称、所属行业、启 用时间、科目编码规则等基础参数。账套参数应根据本单位的实际情况进行定义。 1.设置账套信息 账套号： 用来输入新建账套的编号， 账套号为 3 位， 账套号必须唯一， 且用户必须输入。 账套名称：用来输入新建账套的名称，用户必须输入。 账套路径：用来输入新建账套所要被放置的路径，系统有默认路径，可以修改。但一般 都使用系统的默认路径。 启用会计期： 新设置的账套被启用的时间。 规定启用会计期就是为了便于确定计算机方 式下总账系统的起点， 保证证、 账、 表数据的连续性。 启用会计应在第一次初始设置时确定， 一般地软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。 会计期间： 会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。 有些单位可以根据单位 实际情况自行设定, 例如某单位在每月 25 日结账， 日到月底发生的经济业务作为下月的 26 业务记入下月的账簿中。 [例]设置账套信息。 账套号：888 账套名称：北京旭日科技有限责任公司 账套路径：（默认） 启用会计期：2005 年 01 月 操作步骤： （1）执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。 （2）输入账套信息。 账套号：888；账套名称：北京阳旭日科技有限责任公司；账套路径：（默认）；启用 会计期：2005 年 01 月。 （3）单击“下一步”按钮，进行单位信息设置。2.设置单位信息 单位信息是用于记录本单位的基本信息。企业除定义单位名称外，还可按照实际情况， 建立本单位基本信息资料，包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件和 税号等信息。第 4 页 共 127 页[例]设置单位信息。 单位名称：北京旭日科技有限责任公司 单位简称：旭日科技 操作步骤： （1）输入单位信息。 单位名称：北京阳旭日科技有限责任公司；单位简称：旭日科技。 （2）单击“下一步”按钮，进行核算类型设置。3.确定核算类型 用于记录本单位的基本核算信息， 包括本位币代码、 本位币名称、 账套主管、 行业性质、 企业类型、是否按行业预置科目等。 本位币代码：用来输入新建账套所用的本位币的代码，如“人民币”的代码为 RMB。 本位币名称：用来输入新建账套所用的本位币的名称。用户必须输入。 账套主管：用来输入新建账套账套主管的姓名，用户必须选择输入。 企业类型：用户必须选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式， 则系统不能处理受托代销业务，如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。 行业性质：用户必须选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。 是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一级科目，则选中该项。 [例]确定核算类型。 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型：工业 行业性质：新会计制度科目 账套主管：张伟 是否按行业预置科目：否 操作步骤： （1）输入核算类型。 本币代码：RMB；本币名称：人民币；企业类型：工业；行业性质：新会计制度科目； 账套主管：[001]张伟；不选择“按行业性质预置科目”。 （2）单击“下一步”按钮，进行基础信息设置。第 5 页 共 127 页4.确定分类信息 如果用户的存货、 客户、 供应商相对较少， 可不对它们进行分类核算。 如果用户的存货、 客户、供应商相对较多，通常对它们进行分类核算。如果目前无法确定，则可以待启动购销 存系统时再进行设置。若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相 应的基础档案。 [例]确定分类信息。 客户是否分类：否 供应商是否分类：否 存货是否分类：否 有无外币核算：有 操作步骤： （1）确定分类信息。 不选中“存货是否分类”、“客户是否分类”、“供应商是否分类” 复选框。 单击选中“有无外币核算”复选框。 （2）单击“完成”按钮。系统弹出提示“可以创建账套了么”？ （3）单击“是”按钮，稍候，打开“分类编码方案”对话框。5.确定编码方案 为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门第 6 页 共 127 页等进行编码。 编码方案是指设置编码的级次方案， 这里采用群码方案, 这是一种分段组合编 码, 每一段有固定的位数。 编码规则是指分类编码共分几段, 每段有几位。 一级至最底层的 段数称为级次, 每级（或每段）的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。 [例]确定编码方案。 科目编码级次：4-2-2-2-2 其他科目编码级次采用默认值。 操作步骤： （1）修改分类编码方案。 科目编码级次：4-2-2-2-2；其他采用默认值。 （2）单击“确认”按钮，系统提示“分类编码方案已被修改，保存其修改内容吗”？ （3）单击“是”按钮，保存修改。同时打开“数据精度定义”对话框。6.设置数据精度 数据精度指定义数据的小数位数。 如果在总账系统中需要进行数量核算， 可以根据对数 量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。 [例]设置数据精度。 操作步骤： （1）数据精度定义。所有小数位数均设置为 2 位。 （2）单击“确认”按钮，系统提示创建账套成功。第 7 页 共 127 页（3）单击“确定”按钮。系统提示“是否立即启用账套”？ （4）单击“是”按钮。7.系统启用 在建立账套时，可选择启用的子系统。也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进 入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。 [例]启用总账子系统。 操作步骤： （1）选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框。 （2）选择日期“2005 年 1 月 1 日”。 （3）单击“确定”按钮。系统提示“确实要启用当前系统吗”？ （4）单击“是”按钮。最后单击“退出”按钮。（五）设置操作员权限 操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。 只有系统管理员和该账套的主 管有权进行权限设置，但两者的权限又有所区别。系统管理员可以指定某账套的账套主管， 还可以对各个账套的操作员进行权限设置。 而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权 限指定。 操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。 [例]设置操作员“王方”具有“总账”、“UFO 报表”的全部权限。 操作步骤： （1）执行“权限→权限”命令，进入“操作员权限”窗口。 （2）选择“888 账套”、“2005 年度”。第 8 页 共 127 页（3）选择“王方”。 （4）单击工具栏中的“增加”按钮，打开“增加权限”对话框。 （5）分别双击选择“总账”、“UFO 报表”权限。 （6）单击“确定”按钮。提示： ?一个账套可以设定多个账套主管。账套主管自动拥有该账套的所有权限。 二、系统初始化 （一）概述 系统初始化是指将通用会计软件转成专用会计软件、 将手工会计业务数据移植到计算机 中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电 算化工作的效果。 总账系统初始化一般包括：设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余 额等操作。 [例]以“1”的身份注册进入 Tong2005。 账套：001；会计年度：2008；操作日期：；用户名：001；密码：123。 操作步骤： （1）单击“开始”按钮，执行“所有程序→用友通→Tong2005→Tong2005”命令，打 开“注册［总账］”对话框。 （2）输入并选择数据。 账套“001 太阳实业”； 会计年度“2008”； 日期“”； 用户明“[001]1”； 密码“123”。 （3）单击“确定”按钮，进入 Tong2005。第 9 页 共 127 页（二）设置基础档案 设置基础档案包括设置部门档案、设置职员档案、设置客户档案、设置供应商档案、设 置外币及汇率等。这些档案信息将在设置会计科目、填制凭证等操作中被选择引用。 1.设置部门档案 在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理,从下一级自动向有隶属关系的 上一级进行汇总。 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称， 以及要进行个人 核算的往来个人所属的部门。 [例]设置部门档案。 部门编码：1 部门名称：市场部 操作步骤： （1）执行“基础设置→机构设置→部门档案”命令，进入“部门档案”窗口。 （2）单击“增加”按钮。 （3）输入数据。 部门编码：1；部门名称：市场部； （4）单击“保存”按钮。第 10 页 共 127 页2.设置职员档案 职员档案主要用于本单位职员个人的信息资料， 设置职员档案可以方便地进行个人往来 核算和管理等操作。 [例]设置职员档案。 职员编号：101 职员名称：李同所属部门：管理部 操作步骤： （1）执行“基础设置→机构设置→职员档案”命令，进入“职员档案”窗口。 （2）单击“增加”按钮。 （3）输入数据。 职员编码：101；职员名称：李同；所属部门：管理部。 （4）单击“退出”按钮。提示： ?输入一行职员档案信息，必须敲回车换行才能保存。 （三）设置会计科目 设置会计科目的内容包括建立会计科目、修改和删除会计科目、指定会计科目等操作。 1.建立会计科目 在财务软件中，建立会计科目时,输入的基本内容包括：会计科目编码、科目名称、科 目类型、账页格式、辅助账标记等项目。 若所用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致， 则可在建立账 套时选择预置标准会计科目，这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改， 对缺少的会计科目进行增加处理即可。 如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相 差较多， 则可在系统初始设置时选择不预留行业会计科目， 这样可以根据自身的需要自行设 置全部会计科目。 （1）会计科目编码 在手工方式下， 会计科目通常采用汉字名称的形式， 但汉字名称难以反映出科目间的逻 辑关系，同名科目也经常发生，所以科目的汉字名称不适合直接用计算机进行处理。在电算 化下，必须对会计科目进行统一编码。 科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。 其作用是： 便于反映会计科 目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为数据处理的关键字， 便于检索、 分类及汇总； 减少输入工作量， 提高输入速度； 促进会计核算的规范化和标准化。 设计会计科目编码首先从一级科目开始， 逐级向下设置明细科目。 一级科目编码按财政 部的统一编码方案编制； 明细科目编码按照参数设置中对科目编码级次和级长的规定进行设第 11 页 共 127 页置。通常的方法是同级科目按顺序排列，以序号作为本级科目编码，加上上级科目编码，组 成本级科目全编码。即： 本级科目全编码＝上一级科目全编码＋本级科目编码 由此可见,每级科目的全编码都包括上级科目的编码和本级科目编码，这样编码能够反 映科目上下级之间的关系。 编码设计时必须注意，科目级长如设定为二位，在编码设计时，如果科目在十个以下， 编码的十位数必须以“０”表示。 （2）会计科目名称 会计科目名称是指会计科目的汉字名称。 科目编码是计算机使用的科目代码， 而科目汉 字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此 在科目名称定义时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化、标准化。输 入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。 （3）科目类型 即按会计科目性质对会计科目进行划分， 按照会计制度规定,科目类型分为五大类,即资 产、负债、所有者权益、成本、损益。指定会计科目的类型，这是计算机自动进行分类汇总 的依据。财政部规定的一级科目编码的第一位，即科目大类代码为：“１＝资产”，“２＝ 负债”，“３＝所有者权益”，“４＝成本”，“５＝损益”。因此在指定科目类型时必须 将定义的类型与编码的第一位保持一致。 （4）账页格式 即会计核算的需要对会计账簿进行定义格式，账页格式一般有金额式、外币金额式、数 量金额式、数量外币式等种类。 （5）辅助账设置 辅助账是指科目的辅助核算内容， 主要有个人往来、 客户往来、 供应商往来、 部门核算、 项目核算等，另外还有外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算。 设置外币核算可以按外币种类进行分类和汇总； 设置数量核算可以按指定的计量单位进 行分类和汇总；设置往来核算可以按往来目录进行分类和汇总,即下一级将自动向有隶属关 系的上一级进行汇总； 设置部门核算可以按部门进行分类和汇总； 设置项目核算不仅可方便 地实现对部分成本费用和收入地按项目核算， 而且为这些成本费用及收入情况地管理提供了 快速方便地辅助手段；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。 因此，对有辅助核算要求的科目设置相应的辅助核算标记，在数据输入时,系统根据辅 助账标记的不同,需要输入不同的附加内容。 辅助账标记要求设在最底层的科目上。 辅助账一经定义并已使用， 则不要进行随意的修 改，以免造成账簿数据的混乱。 [例]增加会计科目。 增加“管理费用”的二级科目 操作步骤： （1）执行“基础设置→财务→会计科目”命令，点击“损益”“管理费用” （2）单击“增加”按钮，进入“会计科目-新增”窗口。第 12 页 共 127 页输入科目相关内容。 科目编码：550201；科目中文名称：办公费；账页结构：金额式；辅助核算：部门核算。 （3）单击“确定”按钮。第 13 页 共 127 页提示： ?增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。 ?科目一经使用，就不能再增设下级科目。只能增加同级科目。 ?由于建立会计科目的内容较多， 很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响， 因 此在建立会计科目时，要小心并反复检查。 2.修改和删除会计科目 如果需要对原有会计科目的某些项目进行修改，譬如账页格式、辅助核算、汇总打印、 封存标识等，可以通过“修改”功能来完成。如果需要删除原有会计科目，可通过“删除” 功能来完成。要修改和删除某会计科目，应先选中该会计科目。 修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则,即先删除或修改下一级科目,然后再 删除或修改本级科目。 修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额 （设为 0）,才能修改或删除该科目。 科目一经使用,即已输入凭证，则不允许修改或删除该科目，不允许作科目升级处理， 即只能增加同级科目，而不能在科目下增设下级科目。 [例]修改“应付工资（2151）”会计科目。 操作步骤： （1）在“会计科目”窗口中，单击要修改的会计科目“2151 应付工资”。 （2）单击“修改”按钮或双击该科目，进入“会计科目――修改”窗口。 （3）单击“修改”按钮。 （4）将科目中文名称“应付工资”修改为“应付职工薪酬”。 （5）单击“确定”按钮。第 14 页 共 127 页3.指定会计科目 指定会计科目。 指定会计科目是指定出纳的专管科目。 指定科目后， 才能执行出纳签字， 从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目 时选中“日记账”复选框。 [例]指定“现金”和“银行存款”会计科目。 操作步骤： （1）在“会计科目”窗口中，执行“编辑→指定科目”命令，进入“指定科目”窗口。 （2）单击“银行总账科目”单选按钮。 （3）单击选中“1002 银行存款”科目。 （4）单击“&”按钮，将“1002 银行存款”科目由待选科目选入已选科目。 （5）同理，将“1001 现金”由待选科目选入已选科目。 （6）单击“确认”按钮。（四）设置凭证类别 许多企业为了便于管理或登账方便， 一般对记账凭证进行分类编制， 但各企业的分类方 法不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。 通常，系统提供五种常用分类方式供选择： 记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银 行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别 凭证分类不影响记账的结果，一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少 的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种凭证类别。 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择： 借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额； 贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额； 凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额； 凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额； 无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。 限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可 参照输入，但不能重复录入。第 15 页 共 127 页在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类 别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。 [例]设置凭证类别。 凭 证 类 别 收款凭证 付款凭证 转账凭证 限 制 类 型 借方必有 贷方必有 凭证必无 限 制 科 目 ,1,202 ,100202操作步骤： （1）执行系统菜单“设置→凭证类别”命令，打开“凭证类别预制”对话框。 （2）单击“收款凭证、付款凭证、转账凭证”单选按钮。 （3）单击“确定”按钮，进入“凭证类别”窗口。 （4）单击收款凭证“限制类型”的下三角按钮，选择“借方必有”；在“限制科目” 栏输入“,100202”。 （5） 同理， 设置付款凭证的限制类型“贷方必有”、 限制科目“,100202”； 转账凭证的限制类型“凭证必无”、限制科目“,100202”。 （6）设置完后，单击“退出”按钮。图 3-7 （五）输入期初余额 在初次使用账务处理子系统时， 应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。 若企 业是在年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账，则输入建账月份 的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。例如，某企业 2000 年 4 月开始启用总账系统，那么，应将该企业 2000 年 3 月末各科目的期末余额及 1-3 月的累计发生额计算出来， 准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中， 系统将 自动计算年初余额；若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额 中录入。 期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。 余额和累计发生额的录入 要从最末级科目开始， 上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。 红字余额用负号输 入。 期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。 1.总账期初余额录入 对于没有设置辅助核算的科目，可直接录入期初余额。第 16 页 共 127 页[例]总账期初余额录入。 “库存商品――A 商品”科目的期初借方余额为 1000 元。 操作步骤： （1）执行“总账→设置→期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。 （2）输入“库存商品――A 商品”科目的期初余额 1000，敲回车键确认。2.辅助科目期初余额录入 在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账页。相应 地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能 直接输入总账期初数。 [例]辅助科目期初余额录入。 会计科目：1131 应收账款 余额：借 30000 元 日 期
客 户 志新小学 摘 要 销售商品 方向 借 金额 30000操作步骤： （1）执行“总账→设置→其初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。 （2）双击“应收账款”的期初余额栏，进入“客户往来期初”窗口。 （3）单击“增加”按钮。 （4）输入相应的辅助核算信息。 （5）单击“退出”按钮。第 17 页 共 127 页提示： ?当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时， 可按 ESC 键取消输入。 此操作在本软 件中很多地方是适用的。 3.试算平衡 期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制 凭证；已经记过曲，则不能录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 〔例〕试算平衡。 操作步骤： （1）输完所有科目余额后，在“期初余额输入”窗口，单击“试算”按钮，打开“期 初试算平衡表”对话框。 （2）单击“确认”按钮。若期初余额不平衡，则修改期初余额直到平衡为止。三、日常账务处理和结账 在总账系统中，当初始设置完成后，就可以开始进行日常业务处理了。日常业务处理的 任务主要包括填制凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总 分类账。 （一）填制凭证 在实际工作中， 可直接在计算机上根据原始凭证填制记账凭证， 填制凭证是电算化方式 下工作量较大的一项内容。 填制凭证的功能包括：增加凭证、修改凭证、删除凭证、查询凭证等。 1.增加凭证 记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入会计第 18 页 共 127 页科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同 时要求输入各种辅助核算的有关内容。 凭证头内容： （1）凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。 （2）凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从 0001 号开始。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不止一 页时，系统将自动在凭证号后标上分单号，如：收-0001 号
表示收款凭证第 0001 号凭证共有三张分单， 当前光标所在分录在第二张分单上。 如果在启用账套时设置凭证编号 方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。 （3）制单日期：即填制凭证的日期。系统自动进入账务系统前输入的业务日期为记账 凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。 （4）附单据数：即输入原始单据张数。 凭证正文内容： （1）摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。 （2）科目：必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名 称或助记码。 （3）辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统会提示输入相应的辅助核算信息。 辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算等。如果需要对 所输入的辅助项进行修改，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可进行修改。 （4）金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红 字金额以负数形式输入。 [例] 增加一张普通凭证。 1 月 3 日，销售部购买了 500 元的办公用品，以现金支付。（附单据一张） （付款凭证）摘要：购办公用品 借：营业费用 （ 贷：现金 （ 操作步骤： （1）执行系统菜单“总账→凭证→填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。 （2）单击“增加”按钮，增加一张空白凭证。 （3） 选择凭证类型“付款凭证”； 输入制单日期“”； 输入附单据数“1”。 （4）输入摘要“购办公用品”；输入科目名称“5501”，借方金额“500”，回车；摘 要自动带到下一行，输入科目名称“1001”，贷方金额“500”。 （5）单击“保存”按钮，弹出“凭证已成功保存！”信息提示框。 （6）单击“确定”按钮。第 19 页 共 127 页[例]增加一张有辅助核算信息的凭证。 1 月 11 日，销售部收到北京志心小学转来一张转账支票，金额 30000 元，用以偿还前 欠货款。 （收款凭证）摘要：收到货款 借：银行存款/工行存款 （000 贷：应收账款 （ 操作步骤： （1）在填制凭证过程中，输完客户往来科目“1131”，弹出“辅助项”对话框。 （2）选择输入客户“志新小学”，发生日期“”。 （3）单击“确认”按钮。提示： ?采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 ?凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 ?正文中不同行的摘要可以相同也可以不同， 但不能为空。 每行摘要将随相应的会计科 目在明细账、日记账中出现。 ?科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。 ?金额不能为“零”； 红字以“－”号表示。第 20 页 共 127 页?可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。 ?不能确定的辅助核算信息可不输入。 2.修改凭证 在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改 的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。 注意：修改凭证时，首先要取消签字或者取消审核。 3.删除凭证 （1）作废/恢复凭证 当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。方法是：进入填制凭证后， 找到要作废的凭证。执行“制单→作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将 该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。 若当前凭证已作废，还可执行“制单→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭 证恢复为有效凭证。 （2）整理凭证 凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那 么， 本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理， 只能对其后面的未记账凭证作 凭证整理。 若想作凭证整理， 应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状 态，再作凭证整理。 4.查询凭证 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口， 同时也提供了强大的信息查询功 能。不仅可以查询符合条件的凭证信息，还可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信 息、联查明细账等。 [例]查询未记账的付款凭证。 操作步骤： （1）执行系统菜单“凭证→查询凭证”命令，打开“凭证查询”对话框。 （2）选择输入查询条件“付款凭证、未记账凭证”。单击“辅助条件”按扭，可输入 更多查询条件。 （3）单击“确认”按钮，进入“查询凭证”窗口。 （4）双击某一凭证行，则屏幕可显示出此张凭证。第 21 页 共 127 页（二）审核凭证 为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性， 制单员填制的每一张凭证都必 须经过审核员的审核。 审核凭证是审核员按照财会制度， 对制单员填制的记账凭证进行检查核对， 主要审核记 账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与 填制人员修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。根据会计制度规定，审核 与制单不能为同一人。 凭证审核需先重新注册更换操作员， 由具有审核权限的操作员来进行。 凭证既可逐张审 核，也可成批审核。 [例] 更换操作员。 以“张伟”的身份重新注册 Tong2005.操作步骤： （1）执行“文件→重新注册”命令，打开“注册控制”对话框。 （2）以“张伟”的身份重新注册 Tong2005。 账套：888；会计年度：2005；操作日期：；用户名：001；密码：1。 （3）单击“确定”按钮。[例]审核凭证。 操作步骤： （1）执行系统菜单“凭证→审核凭证”命令，打开“凭证审核”查询条件对话框。 （2）输入查询条件，可采用默认值。 （3）单击“确认”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口。 （4）双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的审核凭证窗口。 （5）检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签 上审核人姓名。 （6）单击“下张”按钮，对其他凭证签字。 （7）最后单击“退出”按钮。第 22 页 共 127 页提示（容易出判断题）： ?审核人必须具有审核权，有相应身份的人才能对其进行审核。 ?作废凭证不能被审核，也不能被标错。 ?审核人和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核 签字后才可修改或删除；已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。 （三）记账 记账是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的 账簿中去的一种方法。 在手工方式下， 记账是由会计人员根据已审核的记账凭证及所附有的原始凭证逐笔或汇 总登记有关的总账、明细账和日记账。（注意多选题） 在电算化方式下，记账凭证经审核签字后，由有记账权限的操作员发出记账指令，由计 算机按照预先设计的记账程序自动地进行合法性检查、 科目汇总并登记总账和明细账、 日记 账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。 记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理， 不用人工干预。记账操作每月可多次进行。 [例]记账。 操作步骤： （1）执行系统菜单“凭证→记账”命令，进入“记账”窗口。 （2）第一步，单击“全选”按钮，选择所有要记账的凭证。 （3）单击“下一步”按钮。 （4）第二步显示记账报告，如果需要打印记账报告，可单击“打印”按钮。如果不打 印记账报告，单击“下一步”按钮。 （5）第三步记账，单击“记账”按钮，打开“试算平衡表”对话框。 （6）单击“确认”按钮，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账。登记完后，弹 出“记账完毕”信息提示对话框。 （7）单击“确定”，记账完毕。第 23 页 共 127 页?第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 ?上月未记账，本月不能记账。 ?未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 ?作废凭证不需审核，可直接记账。 ?记账过程一旦断电或其它原因造成中断后， 系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复 数据，然后再重新记账，即数据不会丢失。 判断题：一个企业一个月可以记多次账，但只能结一次账。（正确） （四）账簿查询 企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等程序后，就形成了正式的会计账簿。账 簿管理包括基本会计核算账簿的查询输出，以及各种辅助账的查询和输出。 1.基本会计核算账簿管理 基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。 （1）总账的查询及打印 总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、 各月发生额合计和月末余额， 而且还可 查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。 （2）明细账的查询及打印 明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况， 及按任意条件组合查询明细账。 在查 询过程中可以包含未记账凭证。 （3）日记账的查询及打印 日记账的查询及打印主要用于现金和银行存款日记账的查询和打印。 [例] 现金日记账的查询。 操作步骤： （1）执行“现金→现金管理→日记账→现金日记账”命令，打开“现金日记账查询条 件”对话框。 （2）选择科目“1001 现金”，默认月份“2005.01”。 （3）单击“确认”按钮，进入“现金日记账”窗口。 （4）双击某行或将光标定在某行再单击“凭证”按钮，可查看相应的凭证。 （5）单击“总账”按钮，可查看此科目的三栏式总账。 （6）单击“退出”按钮。第 24 页 共 127 页2.各种辅助核算账簿管理 辅助核算账簿管理包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算账簿的 总账、明细账查询输出，以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。 [例] 部门总账的查询。 操作步骤： （1）执行“总账→辅助账查询→部门总账→部门三栏总账”命令，进入“部门三栏总 账条件”窗口。 （2）输入查询条件：科目“550203 差旅费”，部门“管理部”。 （3）单击“确定”按钮，显示查询结果。 （4）将光标定在总账的某笔业务上，单击“明细”按钮，可以联查部门明细账。(五)结账 每月月底都要进行结账处理， 结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余 额，并终止本期的账务处理工作。 在电算化方式下，结账工作与手工相比简单多了，结账是一种成批数据处理，每月只结 账一次，主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化，由计算机自动完成。 在结账之前要作下列检查： （1）检查本月业务是否全部记账，有未记账凭证不能结账。 （2）月末结转必须全部生成并记账，否则本月不能结账。 （3）检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能记账。第 25 页 共 127 页（4）核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致， 不一致不能结账。 （5）损益类账户是否全部结转完毕，否则本月不能结账。 （6）若与其他子系统联合使用，其他子系统是否已结账，若没有，则本月不能结账。 结账前要进行数据备份，结账后不得再录入本月凭证，并终止各账户的记账工作；计算 本月各账户发生额合计和本月账户期末余额并将余额结转下月月初。 [例] 结账。 操作步骤： （1）执行系统菜单“总账→期末→结账”命令，进入“结账”窗口。 （2）单击要结账月份“2005.01。 （3）单击“下一步”按钮。（4）单击“对账”按钮，系统对要结账的月份进行账账核对。 （5）单击“下一步”按钮，系统显示“01 月工作报告”。（6）查看工作报告后，单击“下一步”按钮。 （7）单击“结账”按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。第 26 页 共 127 页? 结账只能由有结账权限的人进行。 ? 本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。 ? 结账必须按月连续进行，上月未结账，则本月不能结账。 ? 若总账与明细账对账不符，则不能结账。 ? 如果与其他系统联合使用，其他子系统未全部结账，则本月不能结账。 ? 结账前，系统要进行数据备份。 四、编制会计报表 （一）概述 1.UFO 报表的功能概述 （1）文件管理功能 UFO 提供了各类文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO 的数据文件还能够转 换为不同的文件格式：如文本文件、*.MDB 文件、XLS 文件等。此外，通过 UFO 提供的“导 入”和“导出”功能，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。 （2）格式设计功能 UFO 提供的格式设计功能，可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、 设置字体和颜色、设置显示比例等。同时，UFO 还内置了 11 种套用格式和 19 个行业的标准 财务报表模板，包括最新的现金流量表，方便了用户标准报表的制作，对于用户单位内部常 用的管理报表，UFO 还提供了自定义模板功能。 （3）公式设计功能 UFO 提供了绝对单元公式和相对单元公式， 可以方便、 迅速地定义计算公式、 审核公式、 舍位平衡公式；UFO 还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其 他子系统中提取数据，生成财务报表。 （4）数据处理功能 UFO 的数据处理功能可以固定的格式管理大量数据不同的表页， 并在每张表页之间建立 有机的联系。此外，还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡、汇总功能。 （5）图表功能 UFO 可以很方便地对数据进行图形组织和分析，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折 线图等多种分析图表，并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色、打印输出。 2.UFO 报表的相关概念 （1）格式状态和数据状态 UFO 将报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计工作与报表数据处理工 作。这两部分的工作是在不同状态下进行的。 ①格式状态 在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单第 27 页 共 127 页元风格、组合单元、关键字；以定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公 式。在格式状态下所看到的是报表的格式，报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作 对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。 ②数据状态 在报表的数据状态下管理报表的数据， 如输入数据、 增加或删除表页、 审核、 舍位平衡、 制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内 容，包括格式和数据。 报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和 “数据状态”之间切换。 2.单元 单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如：C8 表示第 3 列第 8 行的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元 3 种。 会计报表的基本单元是单元格。 ①数值单元 用于存放报表的数据， 在数据状态下输入。 数值单元的内容可以直接输入或由单元中存 放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值型。 ②字符单元 字符单元也是报表的数据，也在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可 由单元公式生成。 ③表样单元 表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一 旦单元被定义为表样， 那么在其中输入的内容对所有表页都有效。 表样单元只能在格式状态 下输入和修改。 3.组合单元 组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数 值、字符），UFO 在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名 称或区域中的任何一个单元的名称来表示。 4.区域 区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如：A6 到 C10 的长方形区域表示为 A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。 5.表页 一个 UFO 报表最多可容纳 99,999 张表页一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其 中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标 用“第 1 页”-“第 99999 页”表示，当前表的第 2 页，可以表示为@2。 6.关键字 关键字是一种特殊的单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 如：一个资产负债表的表文件可放一年 12 个月的资产负债表（甚至多年的多张表），要对 某一张表页的数据进行定位，要设置一些定位标志，在 UFO 中称为关键字。 UFO 共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、 “月”、 “日”， 除此之外， 还增加了一个自定义关键字， UFO 当定义名称为“周”和“旬” 时有特殊意义，可以用于业务函数中代表取数日期。 关键字的显示位置在格式状态下设置， 关键字的值则在数据状态下录入， 每个报表可以 定义多个关键字。第 28 页 共 127 页7.函数 企业常用的财务报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身， 取自于报表的数据又 可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。UFO 报表系统中，取数是通过函数实现的。 （1）自总账取数的公式又可以称之为账务函数 账务函数的基本格式为： 函数名（“科目编码”,会计期间,[”方向”],[账套号],[会计年度],[编码 1]，[编码 2]） 科目编码也可以是科目名称，且必须用双引号括起来。 会计期间可以是“年”、“季”、 “月”等变量，也可以是具体表示年、季、月的数字。 方向即“借”或“贷”，可以省略。 账套号为数字，缺省时默认为 999 账套。 会计年度即数据取数的年度，可以省略。 编码 1 与编码 2 与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目 编码等，如无辅助核算则省略。 账务取数函数主要有： 总账函数 金额式 数量式 外币式 期初额函数： QC（ ） sQC（ ） wQC（ ） 期末额函数： QM（ ） sQM（ ） wQM（ ） 发生额函数： FS（ ） sFS（ ） wFS（ ） 累计发生额函数： LFS（ ）sLFS（ ）wLFS（ ） 条件发生额函数： TFS（ ）sTFS（ ）wTFS（ ） 对方科目发生额函数：DFS（ ）sDFS（ ）wDFS（ ） 净额函数： JE（ ） sJE（ ） wJE（ ） 汇率函数： HL（ ） （2）自本表本表页取数的函数主要有： 数据合计： PTOTAL（ ） 平均值： PAVG（ ） 最大值： PMAX（ ） 最小值： PMIN（ ） （3）自本表其他表页取数的函数 对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据或者直接以 页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。 可以使用 SELECT（ ）函数从本表其他表页取数。 如 C1 单元取自于上个月的 C2 单元的数据：C1=SELECT（C2，月@=月+1）； C1 单元取自于第二张表页的 C2 单元数据可表示为：C1=C2@2。 （4）自其他报表取数的函数 对于取自于其他报表的数据可以用 “报表[.REP]”-&单元格式指定要取数的某张报表 的单元。 （二）启动 UFO 表（新建报表） 操作步骤： （1）执行菜单中的“UFO”命令，打开“账套及时间初始对话框”对话框。 （2）输入数据。 账套号：888；会计年度：2005。第 29 页 共 127 页（3）单击“确认”按钮。 （4）单击“确定”按钮，进入“UFO 报表窗口”。（5）单击“日积月累”对话框中的“关闭”按钮。 （6）单击工具栏中的“新建”按钮，建立一张空白报表，报表名默认为“report1”。输入报表项目 报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。 [例]输入报表项目。 资产负债表（简易） 编制单位：旭日科技 单位：元 资产 货币资金 应收账款 其他应收款 库存商品 固定资产 减：累计折旧 期末数 负债及所有者权益 短期借款 应付账款 应交税金 负债合计 实收资本 未分利润 期末数第 30 页 共 127 页固定资产净值 合计所有者权益合计 合计操作步骤： （1）选中 A1 组合单元，在该组合单元中输入“货币资金表”。 （2）根据资料，输入其他单元的文字内容。 （三）报表格式定义 报表格式定义主要包括设计报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、 定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。 报表格式设置的具体内容一般包括：设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定 义组合单元、输入表头表体表尾内容、定义显示风格、定义单元属性、设置关键字等。 报表定义需要在“格式”状态下进行。 单击空白报表底部左下角的“格式/数据”按钮，使当前状态为“格式”状态。1.设置报表尺寸 设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。 [例]设置报表尺寸。（11 行 4 列） 操作步骤： （1）执行“格式→表尺寸”命令，打开“表尺寸”对话框。 （2）输入行数“11”，列数“4”。 （3）单击“确认”按钮。2.定义报表行高和列宽 如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列的列宽。第 31 页 共 127 页[例]定义所有行高和列宽。（行高：7；列宽：30） 操作步骤： （1）选中所有行和列。 （2）执行“格式→行高”命令，打开“行高”对话框。 （3）输入行高“7”。 （4）单击“确定”按钮。 （5）同理，确定列宽“30”。 注意： ?行高、列宽的单位为毫米。 3.画表格线 报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所以为了满足 查询和打印的需要，还需要划上表格线。 [例]画表格线。 操作步骤： （1）选中报表需要画线的区域“A3:D11”。 （2）执行“格式→区域画线”命令，打开“区域画线”对话框。 （3）选择“网线”。 （4）单击“确认”按钮，将所选区域画上表格线。4.设置单元风格 单元风格主要指的是单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。设置 单元风格会使报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。 [例]设置单元风格。 标题文字：黑体、14 号、居中 操作步骤： （1）选中标题所在组合单元“A1”。 （2）执行“格式→单元属性”命令，打开“单元格属性”对话框。 （3）单击“字体图案”选项卡，设置字体“黑体”，字号“14”。 （4）单击“对齐”选项卡，设置对齐方式，水平方向和垂直方向都选“居中”。 （5）单击“确定”按钮。第 32 页 共 127 页5.定义组合单元 有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了 实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。 [例]定义组合单元。 操作步骤： （1）选择需合并的区域“A1：D1”。 （2）执行“格式→组合单元”命令，打开“组合单元”对话框。 （3）选择组合方式“整体组合”或“按行组合”，该单元即合并成一个单元格。 （4）同理，定义“A2：D2”单元为组合单元。6.设置关键字 关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还可以自定义关键字。 可以根据自己的需要设置相应的关键字。 [例]设置关键字。（年、月、日） 操作步骤： （1）选中需要输入关键字的组合单元“A2”。 （2）执行“数据→关键字→设置”命令，打开“设置关键字”对话框。 （3）单击“年”单选按钮。 （4）单击“确定”按钮。 （5）同理，设置“月”、“日”关键字。第 33 页 共 127 页7.调整关键字位置 如果关键字的位置不合适，可通过调整偏移量的方式来调整关键字的位置。 [例]调整关键字位置。 操作步骤： （1）执行“数据→关键字→偏移”命令，打开“定义关键字偏移”对话框。 （2） 在需要调整位置的关键字后面输入偏移量。年“-150”，月“-120”，日“-90”。 （3）单击“确定”按钮。图 6-13 提示： ?关键字的位置可以用偏移量来表示，负数值表示向左移，正数值表示向右移。在调整 时，可以通过输入正或负的数值来调整。 ?关键字偏移量单位为象素。 （四）报表公式定义 在 UFO 表中， 由于各种报表之间存在着密切的数据间的逻辑关系， 所以报表中各种数据 的采集、运算的勾稽关系的检测就用到了不同的公式，报表主要有计算公式、审核公式和舍 位平衡公式。 计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表系统从其他子系统取数。计 算公式必须定义。 审核公式： 用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。 审核公式不是必须定义的。 舍位平衡公式： 用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据， 如将以“元”为单位的 报表数据变成为以“万元”为单位的报表数据， 且表中的平衡关系仍然成立。 舍位平衡公式第 34 页 共 127 页不是必须定义的。 报表公式的定义方法有直接输入法和引导输入法。 [例]设置报表计算公式。 货币资金期末数= QM（“1001”,月）+ QM（“1002”,月） 操作步骤： （1）选定需要定义公式的单元“B4”，即“货币资金”的期初数。 （2）执行“数据→编辑公式→单元公式”命令，打开“定义公式”对话框。 （3）在定义公式对话框内直接输入期末函数公式：QM（“1001”,月）+QM（“1002”, 月）。 （4）单击“确认”按钮。图 6-14 提示： ?单元公式中涉及到的符号均为英文半角字符。 ?单击“fx”按钮或双击某公式单元或按“=”键，都可打开“定义公式”对话框。 [例]保存报表格式。 （1）执行“文件→保存”命令。如果是第一次保存，则打开“另存为”对话框。 （2）选择保存文件夹。输入报表文件名“资产负债表”；选择保存类型“*.REP”。 （3）单击“另存为”按钮。提示： ? 报表格式设置完以后切记要及时将这张报表格式保存下来，以便以后随时调用。第 35 页 共 127 页?“.REP”为用友报表文件专用扩展名。 五、练习盘的安装 （一）对于练习系统要求 在打开会计电算化练习系统软件时，要求把计算机中所用的杀毒软件，例如瑞星软件、 3721、卡巴斯基等一些杀毒软件全部关闭。尤其是要把 3721 卸载下来，禁用瑞星软件所有 的监控。让它由一个绿伞变成红伞。把光盘放入光驱里以后，就显示“HBKJDSH（河北会计电算化）2008”这个练习系统。 然后，打开我的电脑，找到相应的会计电算化的练习光盘。 然后，双击。点系统安装。按照操作提示，单击“下一步”，直到“完成”就可以了。第 36 页 共 127 页（二）运行练习系统第 37 页 共 127 页安装完以后，在操作界面上，有一个大 “b”的图标。“河北省会计电算化练习系统”的快捷方式。可以双击大的 “b”的图标进入考试练习系统，也可以单击“开始”－“所有程序”－“河北省会计电算化练习系统”。进入考试系统之后，它是一个考试系统客户端。在考试中，我们输入的都是自己准考证 号，及姓名。在平时练习中，输入小于等于 11 位数就可以了。输入准考证号及姓名后，单 击“注册”按扭。第 38 页 共 127 页在所填项目内容后，画有红星号键的是必填项。“单位名称”里，填写的不是实际的工作 单位，是培训单位。填充完毕后，单击“确认”，之后，弹出一个对话框。第 39 页 共 127 页核对刚才输入的信息。单击“是”。在练习中，需要检查光盘。注意：在第一次安装练习系统时，要把序列号输入进去。第 40 页 共 127 页进入系统后，通过组件，随机的抽出一套题。先看一下考生须知，原来电算化的分值是 120 分，而今年改为 100 分。考试时间是 90 分钟，没有变化。考试题型为单选题、多选题、 是非题、系统管理、总账和报表题。也就是总账题拆分为系统管理和报表题。在进入考试练 习时，一定要把注意事项看完整。第 41 页 共 127 页在每次考试完毕时， 系统会直接判出成绩， 离开考场前要先看一下自己的成绩是否及格。 （三）系统管理题： 【例】 第 61 题 建立账套 账 套 号：612 账套名称：吉象有限责任公司 账套路径：默认 账套启用日期：2007 年 3 月 单位名称（简称） ：吉象公司 企业类型：工业 行业性质：小企业会计制度 账套主管：张红 按行业性质预置科目 基础信息：客户分类 分类编码方案：科目编码级次：42221 客户分类编码级次：121 结算方式编码级次：11 是否立即启用账套：否 【具体步骤： 】在考试时， 考生切记不要打开考生文件夹。 是自动建立的。它第 42 页 共 127 页步骤一：单击“打开［系统管理］应用程序”。第 43 页 共 127 页步骤二：单击“打开［系统管理］应用程序”。首先，选择“系统”－“注册”。第 44 页 共 127 页步骤三：第一次进入系统时，以 admin 的身份进入。本题中，没有告诉我们做到哪个账 套里。会计年度，选择练习时的相应年度。点“确定”就可以了。步骤四：点击“确定”以后，注册成功。然后点击“账套”菜单－“建立”。第 45 页 共 127 页步骤五：创建一个账套。在此对话框中，根据考题，填入账套的信息。注：“账套信息” 对话框中，账套的路径为默认，不用考虑。默认路径为：D:\UFEXAM\1\文件夹。在本题中， 账套号为 612。账套名称为吉象有限责任公司。然后点 “下一步”。第 46 页 共 127 页步骤六：把题目审清楚以后，把“单位信息”根据考题，填写清楚。注意：在考试的时候， 不要用“复制、粘贴”，并且不能录入错别字。在本题中， “单位名称”及“单位简称”填写为 吉象公司。然后点击“下一步”。步骤七： 在此对话框中， 根据题意， 设置企业类型为工业。 行业性质为小企业会计制度。 账套主管为张红，对“按行业性质预置科目”进行勾选。点击 “下一步”。第 47 页 共 127 页步骤八：根据题目要求，“基础信息”为客户分类。 在“基础信息”中，我们勾选“客户是 否分类”。最后，点击完成。步骤九：此时，弹出一个“可以创建账套了么”的提示框。点击“是”。第 48 页 共 127 页步骤十：然后，弹出一个“分类编码方案”。从题目可知，科目编码级次为 42221。为 5 级。客户分类编码级次为 121，结算方式编码级次：11。是否立即启用账套为否。注意：在 输入时，直接选中，进行输入就可以了。输入完以后，点击“确定”。第 49 页 共 127 页步骤十一：点击“确定”以后，弹出一个“数据精度定义”的对话框，不做更改，使用默认。 点击“确认”。步骤十二：此时，弹出一个对话框，提示创建账套成功。点击“确定”。第 50 页 共 127 页步骤十三：点击“确定”以后，弹出一个“是否立即启用账套”的提示框。根据题目要求。 点击“否”。第 51 页 共 127 页这个题目到此全部做完。当选择下一题时，弹出一个“请先关闭［系统管理］”。提示我 们把刚做的题先关闭。即每做完一道题，都要把刚做完的题关闭，才能进入下一道题。第 52 页 共 127 页【例】 第 62 题 账套 ［账 套］ 910 电算化会计考试账套（一） ［会计年度］ 2007 以 001（胡一）身份登录，密码为空，并于 2007 年 1 月 1 日登录 910 账套进行基础设 置。期初余额录入 科目编码 科目名称 方向 期初余额 1701 无形资产 借 500,000 4001 实收资本 贷 500,000 【具体步骤： 】 步骤一：先单击“打开［总账］应用程序”第 53 页 共 127 页将“练习系统模拟考试”最小化时，就会显示我们刚才打开的“打开［总帐］应用程序” 对话框。步骤二：根据题目要求，用户名为 001，密码为空。账套为 910 电算化会计考试账套。第 54 页 共 127 页操作日期为 2007 年 1 月 1 日， 登录 910 账套进行基础设置， 单击后面的控制板上， 选择 2007 年 1 月 1 日。单击“确定”。注意：在修改年份时，直接单击就可以进行修改了。在修改时间时，最好 不要将日期选中，直接做修改，而要使用后面的控制板。点击“确定”后，就进入了总账的界 面。第 55 页 共 127 页步骤三：根据题目要求，录入期初余额。科目编码：1701，科目名称：无形资产，方向： 借，期初余额：500,000。第 56 页 共 127 页选择“总账”菜单－“设置”－“期初余额”。打开期初余额录入的对话框。第 57 页 共 127 页步骤四：由于年初余额是期初余额累计过来的。所以，表格底色为黄色时，是不可输入 的状态。无形资产属于资产类。然后，在期初余额与无形资产相对应的表格内，双击之后， 输入 500000。借贷方向是借方。第 58 页 共 127 页单击右侧的滚动条位置，右侧的滚动条又会显示出来。步骤五：双击实收资本对应的表格，输入 500000，借贷方向是贷方，不用修改。输入 完毕之后，点击“试算”。第 59 页 共 127 页步骤六：点击“试算”以后，点击“退出”。第 60 页 共 127 页做完这道题，关闭这个操作程序。 【例】 第 63 题 分录题 ［账 套］911 电算化会计考试账套（二） ［会计年度］2007 ［注意事项］ 1.各凭证填制日期必须为相应经济业务发生日期。 2.所有岗位人员均无登录密码。 ［要 求］ 1.根据下列经济业务，以 001（胡一）身份登录，编制收、付、转记账凭证。 2.有明细科目的，要求写出明细科目。 3.摘要均为“日常业务”。 4.编制记账凭证后，用“文件”菜单的“重新注册”命令，以相应人员重新登录完成：出纳 002（刘红）签字、 （003）李明审核、004（王林）记账等工作。 ［资 料］ 1.2007 年 3 月 5 日，从银行借入 3 年期借款 500000 元，借款已存入企业银行账户。 （附 件 1 张） 2.2007 年 3 月 8 日，用银行存款支付产品广告费 3600 元。 （附件 1 张） 3.2007 年 3 月 15 日，卢玲借支差旅费 3600 元，以现金支付。 （附件 1 张） 4.2007 年 3 月 18 日，销售产品一批，含税销售价款为 11700 元（增值税为 17%）该批 产品已经发出，款项未收到。 （附件 4 张） 5.2007 年 3 月 31 日，根据实际情况，企业经过计算，决定当期增加提取 2850 元的坏账 准备。 （附件 1 张） 6.2007 年 3 月 31 日，提取职工福利费 21000 元，其中生产工人福利费用 12000 元，车 间管理人员福利费 1200 元，行政管理部门福利费 5800 元，福利部门的福利费 2000 元。 （附 件 1 张） 【具体步骤： 】 步骤一：单击“打开［总账］应用程序”。注意：在做题时，一定要审清题，看清是哪个 账套。本题是 911 账套。第 61 页 共 127 页步骤二：把当前的考试系统窗口最小化。由题目可知，用户名为 001，密码为空，账套 为 911 电算化会计考试账套，操作日期为 2007 年 3 月 5 日。单击“确定”。步骤三：单击左侧的“总账”。单击“填制凭证”。第 62 页 共 127 页也可以在“总账”菜单－“凭证”－“填制凭证”。第 63 页 共 127 页步骤四：填制凭证，要做一个凭证，首先要激活它。单击“增加”按扭。第 64 页 共 127 页步骤五：由题目可知，代借方向为“收”，附单据数为 1 张。步骤六：在摘要的表格内单击，出现一个放大镜的图标，单击图标，就可以进入了。第 65 页 共 127 页注意，没有内容的情况下，摘要是日常业务，一定要先点击“增加”。第 66 页 共 127 页单击“增加”以后，双击这个单元格，对其进行输入。这里“摘要编码”为 001。 “摘要内 容”为日常业务。第 67 页 共 127 页注意：输入完毕后，不能点击 “增加”按扭。直接点击“选入”按扭 。点击“选入”按扭后，系统会自动的保存过去。第 68 页 共 127 页步骤七：点击科目名称右下方的图标，选择“资产”－“银行存款”。点击“确定”。步骤八：由题目可知，借款 500000 元。在借方金额一栏，输入金额 500000。注意：红 色线的后面，表示角和分。要把数字输入正确。第 69 页 共 127 页步骤九： 在下一行单击摘要一格， 日常业务， 系统会自动复制过去。 单击科目名称一格， 再点击右下角的图标。选择“负债”－“短期借款”。点击“确定”。第 70 页 共 127 页步骤十：由题目可知，贷款 500000 元。在贷方金额一栏，输入金额 500000。步骤十一：凭证做完以后，直接点击“保存”按扭 。第 71 页 共 127 页此时，弹出一个“凭证已成功保存！”提示框，点击“确定”。第 72 页 共 127 页然后，单击“增加”按扭。第 73 页 共 127 页由资料 2 可知，广告费属于企业的销售费用。用银行存款支付，判断是一个付款凭证。 步骤十二：在表格的左上方，单击图标 ，改变其凭证类型，为“付款凭证”。选择要改变的凭证类型，双击。第 74 页 共 127 页步骤十三：附单据数为 1 张。步骤十四：摘要还是日常业务，直接点选入。广告费属于损益类的销售费用。借方金额 为 3600 元。贷方为银行存款。最后，点击“保存”。单击“确定”。第 75 页 共 127 页步骤十五：做完以后，直接点击“增加”按扭。由资料 3 得知，卢玲借支差旅费 3600 元， 也是付款凭证。附件张数为 1 张。金额为 3600 元。制单日期为 2007 年 3 月 15 日。单击制 单日期后面的按扭 ，第 76 页 共 127 页更改日期，为 2007 年 3 月 15 日。最后结果为：第 77 页 共 127 页步骤十六：同上，单击“保存”。再增加一个凭证。由资料 4 可知，这是一个转账凭证。 （因为这里没有涉及到现金和银行的支付） 。附件张数为 4 张。制单日期为 2007 年 3 月 18 日。借方是应收账款，11700 元。贷方是损益类的主营业务收入，10000 元；税金为负债类 的应交税费中的应交增值税的销项税额，1700 元。 最后结果为：第 78 页 共 127 页步骤十七：同上，单击“保存”。增加一个凭证。由资料 5 可知，记提坏账，应为转账凭 证。附件张数是 1 张。制单日期为 2007 年 3 月 31 日。这里涉及到了一个新科目，借方损益 类的会计科目中的“资产减值损失”，明细科目为“计提的坏账准备”，2850 元。贷方为资产类 的“坏账准备”，2850 元。 最后结果为：第 79 页 共 127 页步骤十八：同上，单击“保存”。再增加一个凭证。再看资料 6 的内容。会计基础新科目 里面，“职工福利费”改为“职工应付薪酬”。生产工人的福利费用，如生产成本（基本的生产 成本） 。车间管理人员福利费用，如制造费用。行政部门管理费用，如管理费用。福利部门 的福利费用，如管理费用。由题目可知，应填制转账凭证，附件张数是 1 张，制单日期为 3 月 31 日。 。借方成本类的生产成本中的基本生产成本，12000 元。车间管理人员的福利费是 成本类的制造费用中的福利费，1200 元。行政部门管理费用和福利部门的福利费用都是管 理费用，共 7800 元。管理费用都是属于损益类的管理费用中的福利费用。贷方为负债类的 应付职工薪酬中的职工福利，21000 元。 最后结果为：第 80 页 共 127 页步骤十九：同上，单击“保存”。那么 6 张凭证就都已经做完了。“转”字号的一共是 3 张， “付”字号的一共是 2 张， “收”字号的一共是 1 张。 也就是说， 系统会自动的给这些凭证编号。 凭证类别和编号都是灰色的，是不可以修改的。所以，在做题之前，一定要把凭证类别区分第 81 页 共 127 页对。在做完以后，检查一下与题目要求是否一致。 在检查过程中，发现付字 1 号的凭证制单日期为 2007 年 3 月 5 日，而题目要求为 2007 年 3 月 8 日，所以要把它修改过来。 修改之后， 一定要保存，保存之后，再去做相应的操作。 所以这个凭证的最后结果为：步骤二十：在检查完毕后，我们核实没有错误了以后，我们可以单击 “退出”按扭，也 可以单击“关闭”退出。第 82 页 共 127 页下面看“总账”菜单－“凭证”－“出纳签字”。第 83 页 共 127 页步骤二十一： 如果说， 直接在这里点击“出纳签字”， 那么是以胡一的身份登录的。 所以， 要在“文件”菜单－“重新注册”。步骤二十二：根据题目要求，是以刘红的身份进行出纳签字，所以要是以 002 的身份进 入。为了操作方便，把操作日期改为 2007 年 3 月 31 日。也就是最后一天签字，最后一天记 账。第 84 页 共 127 页步骤二十三：最后点击“确定”。选择“总账”菜单－“凭证”－“出纳签字”。第 85 页 共 127 页步骤二十四：选择“出纳签字”以后，不要修改纳签字对话框中的内容，只点击确定。第 86 页 共 127 页步骤二十五： 此时， 弹出一个系统自动给筛选出来的凭证单。 这里面只列出 3 张凭证单， 因为需要出纳签字的就是付款凭证和收款凭证。点出“确定”。第 87 页 共 127 页步骤二十六：点击“确定”后，出纳签字可以逐个的签字，可以点击也可以点击“签字”菜单－“成批出纳签字”第 88 页 共 127 页选择“签字”菜单－“成批出纳签字”以后， 弹出“成批出纳签字结果表”的提示框。 点击“确 定”。步骤二十七：出纳签字完毕以后，退出，进行审核。退出以后，在“文件”菜单－“重新第 89 页 共 127 页注册”。以李明 003 的身份进入。点击“确定”。步骤二十八：点击“确定”后，点击左侧的“总账”－“审核凭证”。这时，弹出一个“凭证 审核”的对话框，不需修改任何内容，直接点击“确定”。步骤二十九：点击“确定”以后，弹出一个“审核凭证”。点击“确定”。第 90 页 共 127 页步骤三十：然后，选择“审核”菜单－“成批审核凭证”。步骤三十一：这时，又弹出“成批审核结果表”对话框。点击“确定”。同时，可以看到审 核一栏，全都审核完毕。第 91 页 共 127 页步骤三十二：审核完毕后，则可以直接退出。也就是说，经过审核无误的凭证后，就可 以记账了。然后点出“文件”菜单－的“重新注册”。以王林 004 的身份进入。把操作日期改为 07 年 3 月 31 日。步骤三十三：进入以后，点左侧的“总账”－“记账”。第 92 页 共 127 页选择记账范围。选择“全选”。步骤三十四：点击“下一步”，这时弹出一个“记账报告”。只是演示了一个记账的过程。 这里是计算机自动做数据处理。第 93 页 共 127 页步骤三十五：然后，点击“下一步”。再点“记账”。步骤三十六：然后，弹出一个提示信息对话框。点击“确定”。第 94 页 共 127 页这道题做完以后，要把总账关闭。 【例】 第 64 题 分录题 ［账 套］910 电算化会计考试账套（一） ［会计年度］2007 以用户名为“001”胡一操作员（密码为空） ，并于 2007 年 1 月 1 日登录 910 账套的财务 报表。 要求： （1）新建报表，定义表尺寸为 8 行 6 列。 （2）在 B3:B6 单元格中依次输入下列数据： 科目名称、现金、银行存款、其他货币资金 （3）将 B3:B6 单元格中的文字设置为：水平居中对齐。 完成操作后，将表格以“bg11.rep”为文件名保存在考生文件夹（J：\1） 【具体步骤： 】 步骤一：根据题目可知，要求以 001 胡一的身份进入，密码为空，并于 2007 年 1 月 1 日登录 910 账套。第 95 页 共 127 页然后，点击左侧的“财务报表”。注意：点击“财务报表”以后，瑞星杀毒软件会拦截这个 系统插件，直接点击“解除阻止”就可以了。然后，把当前窗口最小化，就可以看到“账套及 时间初始”对话框。直接输入内容。点击“确定”。第 96 页 共 127 页步骤二：根据题目要求，可以在工具栏的“新建”按扭。或者是快捷键，Ctrl+N。第 97 页 共 127 页也可以在“文件”菜单－“新建”。这时，就会建立一个 Excel 风格的表格。第 98 页 共 127 页步骤三：根据题目要求，定义表尺寸为 8 行 6 列。选“格式”菜单－“表尺寸”。第 99 页 共 127 页此时，就弹出一个“表尺寸”对话框。在里面对行和列数的设置。本题为 8 行 6 列。第 100 页 共 127 页点击“确认”以后，直接显示出一个 8 行 6 列的 Excel 的表格。步骤四：再看要求（2） ，在 B3:B6 的单元格中，依次输入下列数据：科目名称、现金、 银行存款、其他货币资金。双击单元格进行输入。第 101 页 共 127 页注意：此时，输入的状态是格式状态，而不是数据状态。 错别字。并且注意，不要输入第 102 页 共 127 页步骤五：再看要求（3） ，将 B3:B6 的单元格中的文字设置为水平居中对齐。首先选中 B3:B6。然后，右键单击选择单元属性。这时，弹出一个“单元格属性”的对话框。在“对齐”一栏，选择“居中”选项。点击“确定”。第 103 页 共 127 页此时，B3:B6 的单元格内的字体都已经水平居中对齐了。步骤六：根据题目要求，完成操作后，将表格以“bg11.rep”为文件名保存在考生文件第 104 页 共 127 页（J:\1\）下。注意，递交保存的时候，选择“另存为”。此时，弹出一个“另存为”的对话框，保存在考生文件（J:\1\）下。点击“保存”。第 105 页 共 127 页步骤七：检查发现，bg11.rep 保存在与 J 盘的 1 文件夹是平行路径，这是错误的。将 J 盘下的 1 文件夹双击打开，再点击“保存”。或者是，将 bg11.rep 进行剪切，然后，粘贴在 1 的文件夹下。第 106 页 共 127 页保存完以后，我们就可以在“文件”菜单－“退出”。课程讲义第 一 章 会计电算化概述 初级会计电算化考试的变化： 2008 年河北省会计电算化的考试整体变化不是太大。但是在分值上，略有变动。考试 模块也有相应的变动。原来单选、多选、判断以及总帐题的总分值为 120 分，从今年开始， 该分值变为 100 分。单选、多选、判断题没有变化，但总帐题增加了系统管理模块和报表模 块。系统管理主要考查系统设置以及基础设置。总帐所考查的仍主要是凭证的填写，凭证的 签字，凭证的审核以及如何计账等内容，且相关的练习题、考题均没有大的变化。由于《新 企业会计准则》的颁布，2008 年教材做了相应的调整，因此电算化考试系统中改用新准则 科目指南规定的会计科目。关于会计科目的变化，在会计基础中有系统讲解。总帐部分的分 值已改为 10 分。今年考试题，偏重于计算机这方面，同时还应注意计算机病毒方面的知识， 在系统方面，删除了 DOS 系统的相关内容，剩下了 WIN98、WIN2000、WIN XP 三个系统方面 的知识。 第一节 会计电算化一、会计电算化的概念 1981 年 8 月，在财政部、原第一机械工业部和中国会计学会的支持下，在长春第一汽 车制造厂召开了“财务、会计、成本应用电子计算机专题学术讨论会”，会上正式把电子计 算机在会计中的应用简称为“会计电算化”。第 107 页 共 127 页会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化，是指电子计算机（以下简称 计算机）为主体的当代电子信息技术在会计中的应用。 广义的会计电算化， 是指与实现会计工作电算化有关的所有工作， 包括会计电算化软件 的开发和应用，会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、 会计电算化的市场培育与发展等。 现代意义上的会计电算化通过对计算机技术、 感测技术和网络通信技术的综合应用， 能 够完成会计信息的收集、存储、加工、传输和输出等功能。 二、会计电算化的作用 1.提高会计数据处理的时效性和准确性， 提高会计核算的水平和质量， 减轻会计人员的 劳动强度。会计电算化领域有“垃圾进，垃圾出”之说，只要在软件的建账、初始化设置和 凭证录入过程中能够保证不出错误， 后续的计算机处理基本上不会出现问题， 是会计软件保 证了会计信息的准确性。 手工环境下，会计人员把大量时间和精力放在了凭证编制、记账、编制会计报表上，会 计电算化以后， 记账和报表编制工作全部由计算机来完成， 从而在很大程度上降低了会计人 员的劳动强度。 2.提高经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事先预测、事中控制转变，为管理 信息化打下基础。会计的基本职能包括核算和监督。手工条件下，会计人员把更多的时间和 精力放在了会计核算上。会计电算化以后，会计工作效率提高了，不仅会计核算的广度、深 度得到了提高， 而且会计人员可以腾出更多时间和精力参与经营管理， 使财务会计管理工作 从事后监督转变为事先预测和事中控制， 使会计在经营管理、 提高经济效益方面发挥更大的 作用。 3.推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。 三、会计电算化的管理体制 1989 年以前，我国的会计电算化工作基本上处于自发发展阶段，会计电算化的管理工 作并未纳入国家统一规划。 会计电算化的管理体制。目前，我国会计电算化的管理体制是，财政部门管理全国的会 计电算化工作， 地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作， 各单位在遵循国家统一的 会计制度和财政部门会计电算化发展规划的前提下， 结合本单位具体情况， 具体组织实施本 单位的会计电算化工作。 1989 年 12 月，财政部颁布了第一个会计电算化的法规《会计核算软件管理的几项规定 （试行）》。从此，我国会计电算化事业进入了有组织、有计划、快速发展阶段。 第二节 会计核算软件开展会计电算化是一项系统工程。包括硬件平台的建设、会计核算软件的选择与开发、 会计电算化人员的配置与分工、会计电算化运行规程的制定与实施等等。其中，选择功能完 备的会计核算软件是保障电算化实施的关键因素。 一、会计核算软件的概念 会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件， 包括采用各种计算机语言 编制的用于会计核算工作的计算机程序。 凡是具备相对独立完成会计数据输入、 处理和输出 功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。 一个相对完善的会计核算软件起码应该包括：账务处理、应收应付款核算、固定资产核第 108 页 共 127 页算、工资核算、成本核算、资金管理、进销存核算、会计报表生成、财务分析等模块。 企业应用的企业资源计划（Enterprise Resources Planning，简称 ERP）软件中用于 处理会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范畴。 二、会计核算软件的分类 （一）会计核算软件的分类 会计软件的分类方法很多，主要有： 1.按使用范围划分。 会计核算软件按使用范围可分为通用会计核算软件和专用会计核算 软件两种。通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不 同行业、 不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件； 专用会计核算软件一般是指由 使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。目前，我国通用会 计核算软件以商品化会计核算软件为主。 2.按行业划分。会计核算软件按适用的行业可分为：企业版会计核算软件、行政事业版 会计核算软件等。企业版又分为工业企业、商品流通企业版本。 3.按会计信息共享性划分。 按照会计信息是否可共享的功能划分为： 会计核算软件可分 为单用户会计核算软件和网络与多用户会计核算软件。 单用户会计核算软件生成的资料不能 在计算机之间进行交换和共享。 网络和多用户会计软件是指不同工作站或终端上的会计人员 可以共享会计信息，通过各用户之间资料共享能够保证资料的一致性的软件。 （二）会计核算软件的选择 一般说来， 配备会计核算软件的方式主要有选择通用商品化的会计核算软件、 选择定点 开发的会计核算软件和选择通用与定点开发相结合的软件等三种方式。 其中， 选择通用商品 化的会计核算软件是采用最多的一种方式。 1.选择通用商品化会计核算软件的利弊。 选择商品化会计核算软件主要存在以下优缺点： （1）成本低。相对于自行开发的会计核算软件，选择商品化通用会计核算软件的成本 比较低。这主要是因为商品化通用会计核算软件是批量生产的，单位成本低，.因而售价相 对比较低廉。 （2）见效快。对于基础会计工作较好的企事业单位，购买会计核算软件后很快就可以 开始使用，与手工会计并运行几个月（一般为 3―6 个月）后即可正式代替手工记账。 （3）维护有保障。大多数会计核算软件生产商或销售商配有专职的软件维护人员，并 且实行终身维护；此外，当会计制度发生重大变动或会计核算软件版本升级时，绝大多数会 计软件公司都会为客户的软件进行更新换代。 （4）选择通用商品化会计核算软件不能一步到位地满足用户核算与管理的需要。 （5）对会计人员的要求较高。首先，会计人员必须改变自己原有的工作习惯，采用新 的工作方式以适应会计核算软件的要求；其次，商品化会计核算软件为使软件通用，通常设 有多种自定义功能，如要求用户根据系统提供的语法，定义各种转账公式、数据来源公式、 费用分配公式等。 2.选择通用商品化会计核算软件应该考虑的问题。 选择会计核算软件过程中一般需要考虑以下几方面因素： （1）会计核算软件功能是否满足单位需要； （2）考察软件的灵活性、开放性与可扩展性； （3）会计软件的运行环境，包括硬件环境和软件环境； （4）选择稳定的开发商和服务商。 3.选择会计核算软件的步骤。第 109 页 共 127 页在对软件市场和单位需求进行认真分析以后， 单位可以按照以下步骤有针对性地选择自 己所需要的商品化会计核算软件。 （1）收集市场信息，确认候选的供应商； （2）访问软件公司，了解其综合实力和产品信息； （3）访问软件公司的客户； （4）选择数据模拟运行； （5）比较立项。 上述准备工作完成以后， 企事业单位便可以在权衡供应商利弊的基础上通过招标等方式 最终选定自己需要的软件了。 三、会计核算软件的功能模块 会计核算软件的功能模块， 是指会计核算软件中有相对独立的会计数据输入、 处理和输 出功能的各个组成部分。 会计核算软件一般分为账务处理、应收应付款核算、工资核算、固定资产核算、采购核 算、存货核算、销售核算、成本核算、会计报表生成与汇总、财务分析等功能模块。其中， 账务处理模块是会计核算软件的核心模块， 该模块以记账凭证为接口与其他功能模块有机地 连接在一起，构成完整的会计核算系统。 （一）会计核算软件各模块功能描述 1.账务处理模块。账务处理是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结 账、银行对账、账簿查询及打印输出，以及系统服务和数据管理等工作。账务处理模块是所 有模块的核心，其他模块以它作为数据交换和传递的桥梁。 2.工资核算模块。 工资模块是以职工个人的原始工资数据为基础， 完成职工工资的计算； 工资费用的汇总和分配；计算个人所得税；查询、统计和打印各种工资表；自动编制工资费 用分配转账凭证传递给账务处理等功能的模块。工资模块实现对企业人力资源部分的管理。 3.固定资产核算模块。 固定资产核算模块主要完成对设备进行管理， 即存储和管理固定 资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总；进行固定资产的变动 核算，输入固定资产增减变动或项目内容变化的原始资料后，自动登记固定资产明细账，更 新固定资产卡片；完成折旧的计提和分配，产生“折旧提取及分配明细表”、“固定资产清 单”等，费用分配转账凭证可自动转入账务处理、成本计算等模块；可灵活地查询、统计和 打印各种账表。 4.应收账款核算模块。 5.应付账款核算模块。 6.采购核算模块。 7.存货核算模块。 8.销售核算模块。 9.成本核算模块。 成本核算模块是根据成本核算的要求， 通过用户对成本核算对象的定 义，对成本核算方法的选择，以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他模块传递的数 据或用户手工录入的数据，汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或其他统计资料。随着 企业成本管理意识的增强， 目前很多成本核算模块还增加了成本分析和成本预测功能， 以满 足会计核算的事前预测、事中控制和事后分析的需要。 10.报表生成与汇总。报表生成与汇总主要根据会计核算数据（如账务处理子系统产生 的总账及明细账等数据）完成各种会计报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报 表及汇总报表，根据报表数据生成各种分析图等。 11.财务分析与领导查询模块。第 110 页 共 127 页（二）会计核算软件各模块之间的关系 在会计核算软件中， 整体功能通过各个模块的局部功能加以实现， 各业务模块既要对各 自的原始凭证进行处理，输出满足特定管理要求的报表资料，同时又要汇总原始数据，编制 出记账凭证，并传输到账务处理模块进行账务处理。如果是工业企业，各业务模块还要将有 关费用的汇总分配数据传送到成本计算模块进行成本计算。 因此， 各模块之间的相互关系主 要表现为数据传递关系。 会计核算软件中，各模块之间的数据传递关系大致有三种情况： 1.单向接收型。 属于这种类型的模块只接收来自其他模块的数据， 而不向外部传递数据。 如报表模块即属于此种类型。 2.单向发送型。 属于这种类型的模块只向其他模块传递数据， 而不接收其他模块的数据。 如工资子系统、固定资产子系统以及材料核算子系统等。 3.双向传递型。 属于这种类型的模块既向其他模块传递数据， 又接收来自其他模块的数 据。如账务处理模块、成本核算模块等。 一个完整的会计核算软件内各模块之间不存在数据传递关系的情况很少。 在处理它们相 互之间数据的传递关系上，可以有三种不同的方式： 1.集中传递式。 是指各模块之间的数据传递关系， 通过一个专门的自动转账模块来实现。 在这种方式下，需要专门建立一个自动转账模块来实现。它一般具有数据接收、转账凭证格 式定义、费用汇总模式定义、生成汇总转账数据、数据发送以及转账数据的查询、打印等功 能。 2.账务处理中心式。是指各业务模块在对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证直接 传递到账务处理模块；账务处理模块对涉及到成本、费用的凭证进行汇总后，传递到成本模 块。 3.直接传递式。是指各业务模块首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证传递到 账务处理模块进行账务处理。同时，工资、固定资产、进销存等业务模块以及账务处理模块 要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本模块进行成本计算。 会计数据传递方式的变化； 还表现在子公司与总公司之间、 子公司与子公司之间会计数 据传递的新突破。 尤其是随着网络技术的发展， 企事业单位可以通过企业内部网 （Intranet） 和国际互联网 （Internet） 实现不同地域间的数据传递， 使得会计数据传递产生了质的飞跃。 第 二 章 会计电算化的工作环境 第一节 计算机一般知识 一、计算机及其种类 1.什么是计算机。计算机（Computer）俗称电脑，是一种按程序自动进行信息处理的通 用工具。 世界上第一台电子数字计算机