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M7450F、M7650DF、M7650DNF如何实现多份原稿扫描到同一个pdf文档内？
文章编号:138965&&&&& 18:39:06
故障现象:M7450F、M7650DF、M7650DNF如何实现多份原稿扫描到同一个pdf文档内？解决方案:M7450F、M7650DF、M7650DNF几款机型设置步骤相同
以M7650DNF为例：
准备工作：将原稿全部放在自动进稿器上，文字面朝上。
此扫描需要配合扫描软件使用，随机所带软件名称为ControlCenter4 ,简称CC4，点击桌面ControlCenter4图标即可打开，将扫描格式设置为pdf格式后点扫描即可开始工作，此功能需通过扫描软件实现。
第一步、首先进入电脑系统中，在电脑端的CC4软件中设置，点击 配置，在弹出的对话框里面有“图像“、”ocr”、”电子邮件”、”文件”四个选项卡，将要使用的选项卡中的文件类型设置为pdf,如选择”图像“，将其后的文件类型设置为pdf；
第二步、将扫描原稿的第一页放在机器的平板玻璃上，从打印机上按扫描键，打印机面板会有提示，根据提示选择，之后按开始键，机器会自动将第一页扫描至内存中，屏幕上会提示“是否有下一页“，“是”和“否”两个选项，在平板上放第二页原稿，然后选择“是”机器会将第二页扫描至内存中；
第三步、根据打印机提示是否有下一页……仍然选择“是”，以此类推，一直将所有的原稿都扫描至内存中，待全部扫描后，再选择“否”，选择”否”后，机器开始将扫描至内存中的文件传输到电脑中，至此扫描完成。
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word文档一些常用的使用技巧
用技巧------绝对经典实用！ 1.输入三个“=”，回车，就是一条双直线 2.输入三个“~”，回车， 就是一条波浪线 3. 输入三个“*”回车， 就是一条虚线 4.输入三个 “-”，回车，就是一条直线 5.输入三个 “#”，回车， 就是一条 隔行线。1.2 编辑排版技巧(1) 1.2.1 页面设置快速进行调整 要对 Word 进行页面调整，通常大家采用的方法是选择“文件→页面 设置”选项的方法进行，请问有没有更快速方便的方法呢？ 答：有，如果要进行“页面设置”，只需用鼠标左键双击标尺上没有 刻度的部分就可以打开页面设置窗口。 1.2.2 Word 中巧选文本内容 在 Word 文件中进行编辑操作时，经常需选定部分文件内容或全部内 容进行处理，请问有没有快捷的方法进行选定？答：在 Word 中要选中文件内容时，有一些快捷的操作方法，掌握好 它们可以大大提高你的工作效率。 下面为大家介绍这几种用得较多的 方法： （1）字或词的选取： 将指针移到要选的字或词后，双击鼠标左键即可选定。 （2）任意连续的文字选取： 将指针移到要选取的文字首或末， 再按住鼠标左键不放往后或往前拖 动，直至选中全部要选择的文字后松开鼠标左键即可。如果采用键盘 上“Shift”键配合鼠标左键进行选择，可这样进行：将光标移到要 选取的文字首（或末），再按住“Shift”键不放，然后将鼠标指针 移到要选取的文字末（或首）并单击，此时也可快速选中这段连续的 文字。 （3）一行文字的选取： 将指针移到该行的行首，在光标指针变成向右的箭头时，单击鼠标左 键即可； （4）一段文字的选取： 将指针移到该段第一行的行首，同样在光标指针变成向右的箭头时， 双击鼠标左键即可。 （5）整个文件内容的选取： 把指针移到该文件中任一行首（在指针变成向右的箭头时），快速单 击鼠标左键三次便可选中整个文件内容 （也可利用组合键“Ctrl+A” 快速选定）。另外在平时使用中，还有几个特别的快捷键可以加快选取： Shift+Home：：从光标处选至文件开头处。 Ctrl+Shift+End：从光标处选至文件结尾处。 Shift+移动光标： 逐字逐行地选中文本 （用于一边看一边选取文本） 。 Shift+Alt+鼠标左键单击： 可选中原光标所在位置至后鼠标左键单击 光标位置的矩形区域。 小提示：在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。具体操作方法 是：先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式（窗体状态栏的 “扩展”会由灰变成黑色），然后按“F8”键便可选择光标位置后的 一个字符，若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符， 再按一次便可选择光标所在的整段字符，再按一次选择整篇文章。如 果结合其他键还可实现更多功能，如，与方向键配合使用可灵活选择 文本内容；而与编辑键（光标键上面的那些键）配合使用，则可更方 便地进行选取，如按下“Home”键或“End”键，则能选择当前光标 所在行以光标为界的前半行或后半行。 如果按住“Ctrl”键再按下这 两个键， 则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分 和后半部分。如果按“PageUp”键或“PageDown”键，则是按上、下 页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时，只需按一下“Esc”键 即可。 1.2.3 Word 中合并文件 在编辑文件时，若要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中，除了采用打开原文件对内容进行复制， 然后再转入新文件进行粘贴外还有 没有其他更好的方法呢？ 答：如果要合并另一个文件，有一个更好的方法进行。 （1）打开要合并的一篇文件，然后在菜单栏选择“工具→比较并合 并文件”选项。 （2）选择需要合并的另一篇文件，并在窗口右边的“合并”中选择 “合并到该文件”项即可。通过这两步操作后，这两篇文件就会合并 在一起，同时若要合并多个文件，则可按此方法依次进行。 1.2.4 快速定位光标 在文件编辑中，经常需要把光标移到某个位置，如果能够快速进行移 动，那肯定会节省很多时间，提高工作效率，请问怎样进行快速定位 呢？ 答：对于一些特殊的位置，可以利用快捷键进行快速定位。用得较多 的几个快捷方式如下： Home：将光标从当前位置移至行首。 End：将光标从当前位置移至行尾。 Ctrl+Home：将光标从当前位置移至文件的行首。 Ctrl+End：将光标从当前位置移至文件结尾处。1.2.5 字号快速调整 在 Word 中编辑文字时，有时只需将字号缩小或放大一磅，而若再利用鼠标去选取字号将影响工作效率， 请问有没有方法快速完成字号调 整？ 答：可以，利用键盘选择好需调整的文字后，再在键盘上直接利用 “Ctrl+[”组合键缩小字号，每按一次将使字号缩小一磅；而利用 “Ctrl+]”组合键可扩大字号，同样每按一次所选文字将扩大一磅。 另外也可在选中需调整字体大小的文字后，利用组合键 “Ctrl+Shift+&”来快速增大文字， 而利用“Ctrl+Shift+&”快速缩 小文字。 1.2.6 快速对齐段落 在 Word 中要设置段落对齐，通常大家是利用格式工具栏中的对齐方 式进行，请问有没有更方便快速的方法呢？ 答：有，可以利用组合键来快速完成，常用的设置方式组合键如下： Ctrl+E：段落居中。 Ctrl+L：左对齐。 Ctrl+R：右对齐。 Ctrl+J：两端对齐。 Ctrl+M：左侧段落缩进。 Ctrl+Shift+M：取消左侧段落缩进。 Ctrl+T：创建悬挂缩进效果。 Ctrl+Shift+T：减小悬挂缩进量。 Ctrl+Q：删除段落格式。 Ctrl+Shift+D：分散对齐。1.2.7 移动光标快速定位 在 Word 中编辑文件时，经常需把光标快速移到前次编辑的位置，而 若采用拖动滚动条的方式非常不便，请问有没有快捷的方法呢？ 答：有，可以利用一种组合键进行快速定位。在需要返回到前次编辑 位置时，可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”。同时使用该组合键 还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。 1.2.8 快速调整 Word 行间距 在编辑调整 Word 文件行距时，常见一些“高手”不用调出格式来进 行设置，请问他们是如何完成调整的呢？ 答：其实方法非常简单，在需要调整 Word 文件中行间距时，只需先 选择需要更改行间距的文字， 再同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行 间距设置为单倍行距， 而按下“Ctrl+2”组合键则将行间距设置为双 倍行距，按下“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为 1.5 倍行距。 1.2.9 轻松统计 Word 文件中字数 Word 中有一个非常实用字数统计功能，如要统计一个文件中字数， 可直接在菜单栏中单击“工具→字数统计”命令， 便可得到一个详细 的字数统计表， 而且还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统 计，但若要把该文件字数插入到文件中，这样得到结果后还需进行输 入，操作起来繁琐，请问有没有更方便快速的方法呢？ 答：可以直接把统计字数插入到文件中，具体方法是： （1）在菜单栏单击“插入→域”命令，在对话框“类别”下拉列表 中选择“文件信息”选项。（2）再在“类别”下拉列表中选择“NumWords”选项，并在右侧相 应栏设好置域属性格式及域数字格式， 如图 1-11 所示， 最后单击“确 定”按钮即可。图 1-11统计文件字数小提示：以后在文字有变动时，只需在菜单栏单击“工具→选项”命 令，然后在打开的窗口中选择“打印”选项卡，并选择“更新域”复 选框，这样打印时，便会自动更新该域，得到新的统计数目。 1.2.10 轻松选取文件列 在 Word 文件中要选择行的方法很多，操作起来也很方便，而如果要 对列进行操作，请问有没有方便的方法进行选取呢？ 答：在 Word 文件中，行的操作非常多，而列的操作相对来说要少很 多，其实要选择列有种好方法轻松完成。首先把指针移到要选取的列 首或列尾，然后按住键盘上“Alt”键，配合鼠标或键盘进行选取即 可，如图 1-12 所示。图 1-12列的选取1.2.11 巧去网址超链接线 当我们在 Word 文件中输入网址或粘贴带有网址的内容时，Word 会自 动产生链接下划线，请问有没有办法去除呢？答：这其实是 Word 自动修改功能引起的麻烦，在想取消超链接的下 划线，只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”，便可将下 划线取消。 另外也可关闭其相应的自动功能： 选择“工具”菜单栏中的“自动更 正”选项，在弹出的对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡， 然后取消选择“Internet 及网络路径替换为超级链接”复选框，最 后单击“确定”按钮完成关闭。 1.2.12 英文单词换行排 在输入英文或较长网址时（特别是中英文混排时），大家可能常遇到 上行字距明显拉宽，而英文单词或网址跑到下行的情况，这样影响了 文件的美观，请问有没有办法让英文单词截断换行排呢？ 答：可以，只需对单词或网址加入一个不间断空格，具体操作方法是 先选择词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下 “Ctrl+Shift+Space”组合键即可。 1.2.13 不同页面的设置 在一些特殊的 Word 版式设置时，需要将一个文件中的页面设置成不 同的方式，请问此时除了把不同页面做成另一个文件进行设置外，还 有没有其他方法轻松完成设置？ 答：要在 Word 中同一文件中设置不同页面，可以采用下面这种方法 进行：首先在菜单栏单击“文件→页面设置”命令，在“页面设置” 对话框中将文件前一种页面版式设置好后， 再将光标移至需更换版式 的页面， 再次打开“页面设置”对话框， 并按需要对页面进行调整后，在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项，如图 1-13 所示， 此时便可在同一个文件中得到不同的页面设置。图 1-13不同页面设置1.2.14 修改自动加标注 在完成某个文件后再交给其他人审阅或修改， 当然希望能一眼就看出 修改了哪些地方，请问有没有办法做到这呢？ 答：可以，只需利用 Word 的追踪修订功能，在把文件交给其他人修 改之前进行一些设置即可。打开要使用追踪修订功能的文件，再在菜 单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能， 这样便会在进行文件阅 读修改时，Word 将自动地给修订者做修改标注，而且对于不同修订 者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。 1.2.15 字体设置快速做 在 Word 中对文字进行编辑时，经常需对文字进行一些修饰，象文字 的加粗、倾斜、下划线等，请问有没有快捷的方法来完成设置呢？ 答：可以完全利用键盘来完成设置。下面对常用的几种方法分别介绍 如下： l 文字加粗首先选中要加粗的文字，直接按组合键“Ctrl+B”便可快速完成；而 若要对接下来将输入的文字加粗， 则可利用命令格式“*加粗文字*” （双引号不用输入，下同）来完成，即先输入一个“*”号，然后再输入文字内容，需加粗的文字输入完后，再输入一个“*”号即可自 动让两个“*”号之间的文字加粗。 l 斜体文字要把文字设置为斜体同样可采用两种方法， 对于已输入的内容则可先 选中它们，再利用组合键“Ctrl+I”快速完成斜体设置；而未输入的 文字，则可利用命令格式“_斜体文字_”来完成。 l 下划线文字要设置文字下划线，则可先选定要添加下划线的文字，再同时按 “Ctrl+U”组合键即可实现。 1.2.16 怎样调出多重剪贴板 在 Word 97 后的版本中就提供了多重剪贴板功能，请问若在关闭它后 又怎样去打开多重剪贴板进行选择粘贴呢？ 答：Word 2000 将剪贴板中所容纳数据的数目由原来的 1 个调至 12 个，而 Word XP 更增加至 24 个。多重剪贴板可以大大方便我们的编 辑处理，而若关闭了多重剪贴板后，则不能再进行选择粘贴，此时若 要再使多重剪贴板出现， 则可在菜单栏单击“编辑→Office 剪贴板” 命令即可要开剪贴板。 1.2.17 如何调整下划线和文字的距离 在编辑 Word 时给文字添加下划线后，有时觉得下划线与文字的底边 之间距离不合适，请问能不能对这个距离进行调整？ 答：可以调整文字与下划线之间的间距。在选择好要添加下划线的文 字后，再在菜单栏单击“格式→字体”命令，然后在打开的字体对话框中选择“字符间距”选项卡， 再在“位置”下拉列表框中根据需要 选择“提升”或“降低”项，如图 1-14 所示，并在“磅值”框中调 整好需要的距离数值要提升的幅度。可以改变其中的值，从最下面的 自动演示框中可以看到设置效果。设置好后，单击“确定”按钮关闭 “字体”对话框。回到编辑窗口后，再选择刚才设置字符间距的文字 内容，然后用组合键“Ctrl＋U”设置下划线。这样，下划线和文字 底边就没有紧靠在一起了。图 1-14调整文字和下划线间距1.2.18 快速去除回车、分页等特殊设置 有些朋友可能深有体会，当从网上复制文章并想粘贴到 Word 文件中 时，常会出现格式混乱的情况，请问有没有办法快速去除这些不想有 的格式设置？ 答：在对网页上的文章进行复制时，它的格式也被复制，因而在进行 粘贴时便会发生很多麻烦， 如要去除其中的其他非文字符号、 软回车、 制表符等，我们只要对这些特殊符号删除掉，或者替换掉就可以了。 可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。 另外 还可利用 Word 提供的“选择性粘贴”进行：在进行了复制操作后， 再转入 Word，在其菜单栏上单击“编辑→选择性粘贴”命令，如图 1-15 所示，另外也可采用先把内容复制到记事本中再从记事本进行 复制，然后转入到 Word 文件中进行粘贴的间接方法完成。小提示：对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。如：“^l” 表示软回车，“^p”表示硬回车，“^t”表示制表符，“^m”表示手 动分页符， “^+”表示长划线 （―） “^=”表示短划线 ， （C） “^l” ， 表示人工换行符，^n 表示分栏符。 一、运用“＾c” 在 Word 中，如果我们要把 a 内容替换为 b 内容，可以先把要替 换成的 b 内容（包括字符、图片）复制到剪贴板中，点击“替换”， 在“查找内容”框中输入要查内容，在“替换为”框中输入“^c(c 一定小写)”；也可以点击“替换”标签下的“高级→特殊字符→剪 贴板内容”，“^c”被自动填入“替换为”框中。之后，单击“全部 替换”，则所有的 a 内容全部被复制到剪贴板中的 b 内容所替换。 二、运用“?” 要将全文双引号内的内容都设为仿宋、绿色，只能使用通配符 “*”，因为双引号内的内容肯定不同。启动“替换”功能，在“查 找内容”中填入“*”（含双引号），在“替换为”中点击鼠标，再 应用“高级”选项，将字体设为仿宋、绿色，并在“使用通配符”前 打勾，之后单击“全部替换”按钮即可。三、运用“＾p” 对于文章中的空行，手工删除是一件很麻烦的事情，其实空行的 实质也就是多个“段落标记”连在一起，因此我们用 Word 的替换功 能就可删除文章中的空行。在“替换”对话框中，把光标定位在“查找内容”框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标 记”两次，在输入框中会显示为“^p^p”，在“替换为”框中用上面 的方法插入一个“段落标记”，即“^p”，然后按下“全部替换”按 钮，即可删除单行的空行。对于多行空行，可进行重复替换，直到删 除全部的空行为止。 有的网上文章粘贴进 Word 空文档后，每行都有硬回车，且都参 差不齐。如何删除硬回车呢？ 首先在每段段尾加上文章中没有的标记如“&&&&”，然后打开 “查找和替换”对话框，把光标插入“查找内容”框，逐一点击“高 级→特殊字符→段落标记”，再把光标插入“替换为”框中，依次点 击“特殊字符→不间断空格”，“^s”出现在“替换为”框中，接着 按“全部替换”， 所有硬回车都没有了。 随后， 再打开“查找和替换” 对话框，在“查找内容”框键入“&&&&”，再把光标插入“替换为” 框，点击“特殊字符→段落标记”，最后按“全部替换”，至此文章 就整理完毕了。图 1-15“选择性粘贴”对话框1.2.19 轻松调用数据库文件中数据 在使用 Word 进行编辑时，如要调用 Access、Excel 等其他数据库中 的数据，除了最常用的复制、粘贴的方法外，请问还有没有其他更好 的方法？答：常规的复制和粘贴操作调用其他数据库中的数据后，会带来一些 麻烦，如数据的修改更新、编辑处理等。而若利用“插入数据库”方 法完成调用，则可大大方便以后的操作处理。其具体方法是：先通过 选择“视图→工具栏→数据库”选项，使数据库工具出现在 Word 界 面上，然后将光标移至需调用数据的位置，再单击数据库工具面板上 的“插入数据库”按钮， 在新打开的“数据库”对话框中单击“获取 数据”按钮，如图 1-16 所示。在选择好要调用的数据库文件后再单 击“确定”按钮返回“数据库”对话框， 此时“设置查询选项”将起 作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要， 设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。另外还可在“排序记 录”中对引入的数据进行排序， 在“选择域”中对引入数据的字段进 行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。图 1-16“数据库”对话框小提示：当插入的数据发生改动时，可以利用源数据库文件改变进行 自动更新，则可单击“工具栏”中的“更新域”命令来快速进行更 新。 1.2.20 精确进行文本移动 在对 Word 文件进行编辑时，常需对某行或某段文字位置进行调整， 通常采用鼠标拖曳的方式进行移动， 但在长文件中进行操作时比较麻 烦，请问有没有更好的方法精确移动？答：可以利用“F2”键来进行精确移动，其具体操作方法是这样的： 先选中要精确移动的文本内容，再在键盘上按“F2”键，此时屏幕左 下角状态栏中会显示“移至何处？”的提示。 接下来只需把光标移至 目的地，按回车键便可精确完成移动。 1.2.21 相同格式段落快速选定 在 Word 中，若要对某些段落进行相同格式设置或修改，请问有没有 办法快速完成选定呢？ 答： 可以， 可先选中其中任意一个段落， 然后单击“格式→显示格式” 命令， 在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的 下拉按钮，选中“选择所有格式类似的文本”即可实现全部选定。 1.2.22 编号自动生成 在 Word 中进行编辑时，有时需要文件自动产生一些编号，这样便于 在修改时自动进行变化，请问这个自动编号怎样生成呢？ 答：如果要输入一系列编号，则可利用 Word 的虚拟表格功能来让系 统自动输入编号。方法如下：假设要输入一个 1～300 的一个编号。 首先在 Word 中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮，然后在文 件中画一个表格，并把该表格设置为列数为 1，行数为 300。然后选 中制作的表格，选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项，在 弹出的对话框中选择“编号”选项卡， 再在下面的格式中选择一种自 己中意的编号形式，这样电脑就会自动生成这种编号。然后再次选中 该表格，选择“编辑”栏下的“剪切”项，然后在选择“编辑”菜单 栏中“选择性粘贴”选项，在弹出对话框中选择“无文本格式”，最后单击“确定”按钮完成。此时在文件中就会产生一个 1～300 的编 号，而没有了表格。只要在各个编号中输入内容即可。 1.2.23 如何自动生成目录 在利用 Word 编写一些书本时，常希望能自动生成目录，请问该如何 进行设置才能快速生成？ 答：首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择 栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏，再在其中要设 置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按 提示对字体、段落等设置好后，再在 Word 菜单栏单击“视图→工具 栏→大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级 别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到 需放置目录的位置，再在 Word 菜单栏单击“插入→引用→索引和目 录”命令打开“索引和目录”对话框， 在该对话框选择“目录”选项 卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，如图 1-17 所示，完 成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。图 1-17“索引和目录”对话框1.2.24 轻松去掉页眉的横线 有很多朋友在利用 Word 插入页眉后，都发现页眉信息下总会有一条 横线，影响整个文件的美观，请问有没有办法把这条M线去掉？ 答：方法当然有，最简单的方法就是在页眉区域双击鼠标左键激活页 眉，然后单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定” 按钮即可发现该横线已被去除。1.2.25 快速设置段落缩进 在对段落进行编辑时， 请问有没有快捷的方法对段落缩进进行快速设 置呢？ 答：有，将插入点定位在需进行设置的段落上，重复按“Ctrl+M”组 合键可增加该段落的“左侧段落缩进”；反之，按“Ctrl+Shift+M” 组合键即可减少。同样，按“Ctrl+T”组合键可增加该段落的“悬挂 缩进”，按“Ctrl+Shift+T”组合键可减少该段落的“悬挂缩进”。 1.2.26 快速设置左缩进和首行缩进 在对文件进行编辑时， 除了用标尺或菜单进行左缩进和首行缩进操作 外，还有没有其他方法进行快速设置？ 答：可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。 1.2.27 快速复制 Word 字体、段落格式 在 Word 中如果要对文件的一个大段落进行格式操作，除了可以使用 “格式刷”来复制文字、段落格式以外，还有没有其他的方法呢？ 答：还可利用组合键来快速完成。具体方法是：首先把插入点移到段 首，按“Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落，然后按 “Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式；接下来把插入点移到 目标段落， 按下“Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式。 值得注意的是，如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作， 那么复 制和粘贴的就只有段落格式，而不包括相关字体格式。1.2.28 精确对齐轻松做 在 Word 文件中进行编辑时，有时出现某行总不能与其他行整齐对齐 的情况，此时在标尺上进行拖动或按空格键总达不到要求，请问此时 有没有办法对该行进行精确对齐？ 答：当出现这种情况时，可以利用标尺上拖动首先缩进的方式进行， 但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“Alt”键不松 开，此时便可随心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。另外 对于一些特殊的情况，如制作试卷时的选择题答案对齐，则可利用 Word 的表格与文本转换功能轻松实现。具体方法是：对于需精确按 列对齐的选项，我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格，利用表 格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置， 然后再把表格转换成文本 就可避开从键盘输入的烦琐，简单地输入了。现在以英语试卷中输入 一个有 5 道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下它的操作过 程： （1）绘制一 5 行 5 列的表格（确定列数的时候，要注意把题号算进 去）。 （2）在表格的第 1 行第 1 列输入题号“1”，后四列依次输入答案编 号“A、B、C、D”和相对应的答案选项。（3）依次在各行的第 1 列输入相应题号，后四列依次输入答案编号 “A、B、C、D”和相对应的答案选项（答案编号可以使用“复制→粘 贴单元格”命令进行快速输入）。 （4）由于第 1 列显示的是编号，通常列宽较窄，可以单独调节。再 选中其余四列，单击鼠标右键，选择“平均分布各列”选项。 （5）选中整个表格，单击“表格→转换→表格转换成文本”命令， 再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。 1.2.29 让鼠标助你快速复制 在 Word 中要对某些内容进行复制时，一般大家都采用先选择这些内 容，然后利用鼠标在工具栏单击“复制”、“粘贴”按钮完成，或者 直接在键盘上利用组合键“Ctrl+C”及“Ctrl+V”完成， 请问还有没 有更快捷的方法呢？ 答：有，利用鼠标常用的有三种方法可快速完成复制。 第一种方法是，在选中要复制的内容后，再按住“Ctrl”键不松开， 并把鼠标指针移到该选择区上按下鼠标左键进行拖动即可。 第二种方法是， 可通过鼠标右键打开的菜单来快速完成， 具体方法是： 在选中要复制的内容后，把指针移到选择区上并单击鼠标右键，从弹 出的菜单中选择“复制”选项， 然后再将光标移到要粘贴的位置并单 击鼠标右键选择“粘贴”选项即可完成。 第三种方法首先同样选定需复制的文字， 然后按住鼠标右键拖动该文 字块至目标位置，松开鼠标右键即完成复制操作。1.2.30 一次完成中英文两类字体设置 在 Word 中，如果要对一段既有很多中文字符又有很多英文字符的文 稿进行字体格式设置，有什么好的办法可以同时实现吗？ 答：可以，首先选中要设置字体的所有文本，把鼠标移到该文本上单 击右键，在弹出的菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话 框。 在对话框中分别对中、 英文字体进行格式设置， 最后单击“确定” 按钮便可完成两类字体的设置。 1.2.31 让标题不再排在页末 在 Word 中进行编辑排版时， 有时出现某些标题正好排在页末的情况， 请问有没有办法避开这种情况？ 答：标题出现在页末确实非常不美观，其实只需在排版时稍加设置便 可避开这种情况。具体方法是：把插入点移到标题所在段落，单击鼠 标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项，并在随之出现的对 话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框， 如图 1-18 所示，最后单击“确定”按钮即可。 小提示：如果选中“孤行控制”复选框，系统则会自动向下页移一行 文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段 的最后一行文字。图 1-18避开标题出现在页末1.2.32 在文件中签名方法技巧 在 Word 文件中可以添加包含个人信息的签名，但究竟是如何添加， 有哪些方法可以实现呢？ 答：在个人文件中加入个人信息不但可以很好区别文件编辑者，而且 还很具个性化。而要实现它并不难，可利用下面几种方法实现。 1．利用 Word 的宏命令 操作步骤如下： （1）在“工具”菜单上，选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。 （2）在“宏名”文本框中输入宏的名称，比如“个人签名”。并在 “将宏保存在”列表框中，单击将保存宏的模板或文件。然后单击 “确定”按钮开始录制宏。 （3） 将要输入的个人信息录制好。 然后再单击“工具”菜单的“宏” 命令，选择“停止录制”选项。 以后要输入这些信息的时候，我们可以执行如下操作来运行“宏”， 在“工具”菜单上单击“宏”命令，然后再选择下一级子菜单 “宏??”选项，选择开始建立好的“宏”的名字，单击“运行”按 钮，这样个人信息就出现了。 2．利用域操作 操作步骤如下： （1） 在“工具”菜单上单击“选项”命令， 然后再单击“用户信息” 选项卡。 （2）在“通讯地址”文本框中输入个人信息。（3）在“插入”菜单上，单击“域”命令。 （4）在“类别”列表框中，选择“用户信息”项，在“域名”中选 择“UserAddress”或者“通讯地址”，单击“确定”按钮，个人信 息就自动填写好了。 3．利用自动更正实现 操作步骤如下： （1）在“工具”菜单上，选择“自动更正”选项。 （2）在“替换”文本框中，输入一个不经常使用的符号（这主要是 为了防止替换了正常使用的文字或符号），如“?”。然后在“替换 为”文本框中，输入个人信息，最后单击“添加”按钮完成。 这样设置好以后，下次只要输入“?”，就会出现个人信息了。不过 利用这种方法不能分行，最后我们还需要手动调整一些。 4．利用自动图文集来实现 操作步骤如下： （1）首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。 （2） 在“插入”菜单上， 单击“自动图文集”命令， 再选择“新建” 选项。 （3）输入要新建图文集的名称，如“个人信息”。这样个人信息就 录制好了。 当以后要输入个人信息时，只需要在“插入”菜单上，单击“自动图 文集”命令， 再选择“正文”项， 最后单击“个人信息”即可。 其实，不仅可以利用这些方法输入个人信息， 如果其他内容经常要重复输入 的话，我们也可以利用这些方法。 1.2.33 快速添加联合文件头 有时需对 Word 文件添加联合文件头，由于它有特殊格式要求，制作 起来很麻烦。请问有没有又快又好的方法来完成这一任务呢？ 答：可以，具体方法如下： （1）根据联合文件头的文字行数和式样插入行列数合适的表格。 （2）按文件头样式把相应需显示大字体的单元格合并。 （3）选中所有的单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击 “表格属性”命令打开相应的对话框，再单击“单元格”选项卡，单 击“选项”按钮，在随之出现的“单元格选项”对话框中，选择“适 应文字”复选框后单击“确定”按钮退出。 我们即可以根据需要调整 联合文件头的各个部分的字体、字号、字的颜色及表格的列宽、行高 等设置。 （4）取消表格边框。例如：假定联合文件头样式为“××市××单 位××文件”，联合发表该文件的单位数目为 4 个，插入的表格应该 是 4 行 3 列。由于“××市”和“××文件”需设置大字体，故要把 第 1 列和第列单元格合并。其他设置可以按照上面的方法完成即可。 1.2.34 巧改文本框的形状 Word 用户都可能发现，在插入文本框时，其形状通常都是矩形，请 问能不能根据实际输入的需要，对文本框的形状进行改变呢？答：可以，首先选中要改变形状的文本框，然后单击“绘图”工具栏 上的第一个“绘图”按钮右边的下拉按钮， 在弹出的下拉菜单中选择 “改变自选图形”选项，选定一种需要设置的图形形状即可，如图 1-19 所示。用此法也可改变插入的“自选图形”的形状。图 1-19选择“自选图形”的形状1.2.35 页码任意位置插入 在 Word 中利用“插入→页码”命令可以为各页加入页码，但其位置 总被固定在几个区域，请问能不能突破限制，让页码的位置随心所欲 地进行调整？ 答：可以利用两种方法实现，第一种方法是利用 Word 提供的“文本 框”功能实现。其具体方法是：首先在需要插入页码的区域插入一个 文本框并调节好文本框的大小， 然后在文本框内输入相应的页码编号 后，用鼠标右键单击文本框边框线，在弹出的快捷菜单中选择“设置 文本框格式”选项，把“线条”颜色设置为“无”，单击“确定”按 钮即可取消边框线。用此方法插入的页码，只要单击页码，仍可调出 虚线文本框，按住鼠标左键不放随意拖动文本框，页码位置也可随之 移动。 第二种方法是直接利用鼠标的拖动功能，具体操作方法是：先利用 “插入→页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键（此时便可对页码进行编辑），然后把指针移到页码框上，按下鼠标 左键进行拖动，如图 1-20 所示，便可对页码的位置进行任意调整。图 1-20利用鼠标插入页码1.2.36 如何给文件添加行号 如果要统计 Word 文件中的行数，除了查看状态栏信息外，能不能让 系统自动地为每行添加行号？ 答：如果要给 Word 文件添加行号，只需在菜单栏单击“文件→页面 设置”命令，然后选择“版式”选项卡，在“应用于”下拉列表中选 择设置行号的范围， 再单击“行号”按钮， 选择“添加行号”复选框， 在“编号方式”选择项中可以根据要求选择以页、 节为单位编号或是 对整篇文件进行连续编号，如果要统计文件的总行数，就选择“连续 编号”单选按钮即可，如图 1-21 所示。 图 1-21 1.2.37 如何设置不同的奇/偶页页眉及页脚 在编辑一些多页的文件时，常需插入页眉或页脚，但在通常情况下其 奇偶页是相同的，请问如果要为奇、偶页设置不同的页眉和页脚，则 应该如何进行操作？ 答：这个问题很多用户都常遇到，其实处理起来并不难。具体操作如 下： （1）单击“视图→页眉和页脚”命令，在弹出的“页眉和页脚”对 话框中单击“页面设置”按钮。 然后选择“页眉和页脚”框下的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”按钮返回“页眉 和页脚”对话框。 （2）在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域，若首 页无需页眉和页脚，则在此可不输入任何内容。 （3）单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，则在第 2 页顶部会显示“偶数页页眉”，可以根据需要在页眉区域输入相关 内容；如果需要设置页脚，可单击“在页眉和页脚间切换”按钮，切 换到页脚区域输入相应页脚信息。 （4）再次单击“显示下一项”按钮，第 3 页顶部会显示“奇数页页 眉”字样，可以参照步骤 3 完成奇数页页眉和页脚的设置。 （5）单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮，即可看见奇/ 偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇文件了。 1.2.38 巧为拼音设置不同颜色及字体 在 Word 中对文件进行编辑时，有些用户总觉得遗憾，因为文件中的 拼音字体及颜色不能按自己的需要进行调整， 请问究竟有没有办法对 拼音设置不同的颜色或字体？ 答： 拼音的设置不同于文件中文字的设置， 如果直接去尝试选中拼音， 则会对拼音下的文字也进行选中，因而要解决这个问题，可以进行下 面的操作： （1）先用鼠标选中已经添加了拼音的文字，并在选择区上单击鼠标 右键，在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项，这时我们发现 拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符，即拼音、文字的相关代码。（2）要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色，只需分别选定每一 个字的拼音（也可以是拼音中需要强调的某个或某些字符）或汉字代 码进行字体或颜色设置。 （3） 设置完成后， 再选中所有的代码， 单击鼠标右键， 再次选择“切 换域代码”选项，此时就会发现，拼音和文字已经变得五颜六色、多 姿多彩了。 1.2.39 取消已插入的页码 当在 Word 文件中想把已插入的页码消除，通常采用把文件内容复制 到记事本中，再粘贴到新的文件中进行取消，请问有没有简单的方法 完成页码删除？ 答：其实要取消页码，操作并没有上面讲的那样复杂，可以轻松地完 成页码取消。具体操作方法如下：首先在页码编号上用鼠标左键双击 进入编辑状态，然后选中需取消的页码号，再按“Delete”键即可取 消页码。 1.2.40 为分栏创建页码 给每个页面都创建页码非常有用，而在对每页分栏后，页码并不会对 每栏都加入页码，请问有没有办法为每栏都创建页码？ 答：Word 文件分栏后，尽管一页有两栏乃至多栏文字，但程序仍然 将文件视为一页， 使用“插入”菜单中的“页码”命令不能给每栏文 字一个页码。如果需要给两个分栏文字的页脚（或页眉）各插入一个 页码，产生诸如 8 开纸上的两个 16 开页面的效果。可以按以下方法 操作：单击“视图”菜单的“页眉和页脚”命令，切换至第一页的页脚 （或页眉） 在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2-1}页”， 。 在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2}页”。输入时先输 “第页”，再将光标插在两者中间，连续按两下“Ctrl+F9”组合键， 输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符，完成后 分别选中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”， 单击鼠标右键选择 快捷菜单中的“更新域”选项，即可显示每页左右两栏的正确页码。 如果文件分为三栏，并要在每栏下显示页码，可以将“第页”之间的 域代码修改为“{={PAGE}}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和 “{={PAGE}}*3}”。再按上面介绍的方法更新，即可显示各栏的正确 页码，并由此得四分栏乃至更多分栏的域代码如何设计。若要在更新 域后修改域代码，可以将其选中，单击鼠标右键，选择快捷菜单中的 “切换域代码”选项，即可看到完整的域代码。 1.2.41 为部分文件创建不同页眉或页脚 在 Word 中进行编辑时，有时需要对同一个文件中不同部分页面创建 不同的页眉或页脚，请问有没有办法解决？ 答： 可以肯定的是能够按需进行创建。 由于一般要创建页眉或页脚时， Word 自动在整篇文件中使用同样的页眉或页脚。如果要为部分文件 创建不同于其他部分的页眉或页脚，首先要对文件进行分节，然后断 开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。 如果尚未对文件进行分节， 那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新 节起始处插入一个分节符，然后单击要为其创建不同页眉或页脚的 节，再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要，也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚” 工具栏上“同前”选项。修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的 页眉或页脚。则 Word 会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的 修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时，则重复上述步骤即可。 1.2.42 如何去除格式标记 有些用户在使用 Word 时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的 符号，有时影响观看版面效果，请问可以去掉吗？ 答：这些符号叫做“格式标记”，它们并不影响打印效果。如果想去 掉它们，可以在“工具”菜单中选择“选项”，然后在弹出的对话框 中，选择“视图”选项卡，在“显示”栏下列出许多格式标记，可以 选择相应的或取消选择“全部”。 1.3.1 文字巧妙转换成表格 通常大家制作表格时，都是采用表格和边框工具来绘制表格，或者利 用“表格→插入→表格”命令来定制表格，请问如已输入了文字，则 有没有办法让文字快速产生表格呢？ 答：有，可以用 Word 提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。 具体方法是这样： （1）按照自己的计划先将表格中的各项内容输入 Word 文件中，在这 需注意的是， 一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的 文字内容，该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。 （2）选中需产生表格的文字内容，在菜单栏单击“表格→转换→文 本转换成表格”命令， 在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致），同时按所要的 表格形式对其他选项做适当的调整，如图 1-21 所示，单击“确定” 按钮便可完成该表格。 图 1-21 将文字转换成表格1.3.2 用“+”、“-”号巧制表格 表格制作一般的 Word 用户都会，但如果只利用键盘上的“+”号和 “-”号来快速完成表格制作，可能很多朋友都不会，它的具体操作 方法又是如何进行？ 答：利用键盘上的“+”与“-”号制作表格，有时会给我们带来更高 的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条，而 “-”号起到连线的作用，其具体制作方法是：首先在要插入表格的 地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用 来制作横线 （也可以连续输入多个“-”号， “-”号越多表格越宽） ， 接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），如图 1-22 所示。 完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。 小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格， 则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键 （Enter），即可在表格后插入行。图 1-22用“+”号制作表格1.3.3 轻松微调行列宽度 在 Word 中制作表格时，有时需要对行列宽度进行一些微调，请问除 了进行表格属性外，有没有其他更方便的方法呢？ 答：在进行 Word 表格编辑时，如果要知道行或列的宽度，只需在按 住鼠标左键调行的同时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上 显示， 而在调整列时会在水平标尺上显示） 就会显示出行或列的尺度， 如图 1-23 所示。 小提示：此时表格标尺的精确度为 0.01 字符。图 1-23显示行或列的尺度1.3.4 表格行列宽度调整技巧 表格在制作完成后常需进行一些调整，而在调整中有没有技巧呢？ 答：技巧当然有，下面就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调 整的技巧。 首先选中要调整的行或列，并在选择区域上单击鼠标右键，在弹出菜 单中选择“表格属性”选项，然后再根据实际情况选择“行”或 “列”选项卡（若要调整行高度则选择“行”选项卡，要调整列宽度 则选择“列”选项卡），再选择“指定高度”复选框，然后在其后输 入具体数值，完成后单击“确定”按钮便可设置完成。当然若不需达 到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的 过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住 “Ctrl”键。 1.3.5 如何让文字自动适合单元格 当在 Word 表格中输入文字时，很多用户都遇到过表格单元格被“挤 开”的现象， 请问有没有办法让文字能够根据单元格的大小而自动调 整自身的大小呢？ 答：可以，只需进行一些小设置即可做到。具体设置方法是： （1）选中要设置自动调整的单元格。 （2）在 Word 菜单栏单击“表格→表格属性”命令。 （3）再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对 话框，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。 （4）单击“确定”按钮返回“表格属性”对话框，然后选择“单元 格”选项卡，再单击“选项”按钮，在新打开的对话框中选择“适应 文字”复选框即可。 1.3.6 快速缩放表格 在 Word 中制作好表格后，若发现需对整个表格进行缩放，请问有没 有办法一次对整个表格完成缩放？ 答：在 Word 2000 及 Word XP 中，我们只要将指针停留在表格内部任 意一处，稍等片刻便可在表格右下角看到一个尺寸控点（一个小 “口”字形），如图 1-24 所示，将鼠标指针移至该表格尺寸控点上 （此时指针会变成二四象限倾斜的双向箭头），按下鼠标左箭再往需 要的方向拖动表格，便可实现表格的整体缩体。图 1-24尺寸控点1.3.7 表格的整体移动 上面讲到怎样对表格进行整体缩放， 那么如果要对整个表格进行位置 移动，请问该如何操作呢？ 答：同样在 Word 2000 及 Word XP 中也提供了这种功能，在将指针移 到表格上任意单元格上， 稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动 控点（一个小“田”字形），将鼠标移到控点上方（指针变成四个方 向的箭头形时），按下鼠标左键，并移动鼠标便可将整个表格随心所 欲地在文件内进行移动。 1.3.8 表格重复标题一次设定 在制作一些长于一页的表格时， 对于标题很多朋友都采用复制粘贴的 方法加上，那么有其他更好的方法吗？ 答：在 Word 中要实现这个功能，其实相当简单。首先选中要重复的 表格标题，然后单击“表格→标题行重复”命令，此时每一页表格是 不是都有标题了？但需要注意的是这个方法只适用于自动分页， 对于 强行分页的情况不适用。 1.3.9 表格、文字排版技巧 在文件中，若要对已制作好的表格及文字进行一些其他排版处理，如 “环绕”，可怎样去操作？ 答：在表格上任意位置单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属 性”选项，在“表格”选项卡下，我们便可以选择需要的排版方式，比如要设置为“环绕”，则可在“环绕”上单击鼠标左键选中，另外 如果采用手工绘制表格，可在绘制表格之前按“Ctrl”键，这样得到 的表格就有文字环绕效果。 1.3.10 表格中文字排版技巧 在表格中如何对文字进行设置排版方式， 而采用工具栏上的那几个功 能太差，有没有更好的方法进行？ 答：当然有更多更好的排版方式。如果是要对整个表格中单元格采用 相同排版方式，则可先选中整个表格（如果只是对几个单元格进行设 置，可分别选中这几个单元格再设置），然后在选中区上单击鼠标右 键，选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”选项，在其下一级菜单中 所需要的方式上单击鼠标左键即可。 1.3.11 巧制斜线表格 我们经常需要绘制一些带有斜线的表格，这在 Word 中怎样进行绘制 呢？ 答： 把整个表格绘制好， 然后选中需要绘制斜线的单元格， 再单击“表 格→绘制斜线表头”命令， 在打开的“插入斜线表头”对话框中可以 选择不同的表头样式， 再在预览窗右侧相应栏中输入文字， 如图 1-25 所示，完成后单击“确定”按钮即可。同时采用这种方法制作好的斜 线表格，如果我们需要更进一步进行调整，则可在该单元格上单击鼠 标右键，在弹出菜单中选择“组合→取消组合”选项，然后再对斜线 及该单元格进行调整。图 1-25“插入斜线表头”对话框1.3.12 快速拆分表格 对于已制作好的表格，如果要把它拆分为两个表格，请问有没有办 法？ 答：有，可以先将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上，然后同 时按“Ctrl+Shift+Enter”组合键，便可把光标前插入一空行，这样 便将原来的表格分成了两个。 1.3.13 快速合并多行（或多列）线条 对于 Word 中的表格，如果要去除一行或一列线条，可以利用橡皮选 择无边框线擦除，但如果是要合并连续的多行或多列，我们有没有其 他更好的办法呢？ 答：好办法是有的。可以先选中要去掉线条的表格线，并在选择区其 上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，在新打开的 “表格属性”对话框中单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按 钮， 然后在打开的“边框和底纹”对话框中“预览”旁单击去除不要 的相应线条按钮即可。 1.3.14 快速设置表格排版方式 在制作完成一个表格后，它总是以左侧为对齐点，有没有办法使其居 中排版呢？ 答：方法当然有，并且相当简单。首先将指针停留在表格上任意的地 方， 稍等片刻， 表格最左上端便会出现移动控点。 再单击该移动控点，便可选中整个表格（当然也可利用行或列的选择方式进行选定），然 后单击格式工具栏上的“居中”图标按钮即可使表格居中排版。 1.3.15 快速变换表格虚实线条 在制作好表格后，如果需要对多行或多列的表线虚化（无边框），或 者是要使虚化的线条实化，请问有没有办法呢？ 答：有两种好用的方法实现：第一种方法是打开“表格和边框”对话 框（直接在常用工具栏上单击“表格和边框”图标按钮即可），再在 “线型”中选择“无边框”，如图 1-26 所示，然后在需要虚化的线 条上再进行绘制一遍即可。第二种方法是选中需要虚化的表格线条， 然后在其上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项，在新打开的“表 格属性”对话框中选择“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮， 然 后在打开的“边框和底纹”对话框中“设置”下选择“无”再单击 “确定”按钮即可。图 1-26选择“无边框”1.3.16 表格内数据按小数点对齐 单位的财会人员常要对一些表列的数据以小数点进行对齐， 请问要实 现它该如何操作？ 答：可利用 Word 的制表位功能达到目的，具体操作步骤为：首先按 正常方式在 Word 表格中输入有关数字，然后以列为单位将需要实现 按小数点对齐的单元格定义为块； 再执行“视图”菜单的“标尺”命 令，显示 Word 的标尺栏（如果用户的标尺栏处于显示状态，则可跳过此步骤）；然后在该列上端标尺栏上用鼠标左键双击，打开“制表 位”对话框， 在“制表位”对话框的“对齐方式”列表框中选择“小 数点对齐”选项，单击“确定”按钮后关闭对话窗，标尺栏上便会出 现一个“小数点制表符”，此时拖动标尺栏上的“小数点制表符”， 使小数点处于表格的适当位置，这样便可使该行数据以小数点对齐。 1.3.17 表格跨页，表头自动跟随 在制作表格时，若表格长度较长，跨过了一页时，表头每次都是采用 复制的方法在另一页上进行制作，请问有没有更简单的方法实现呢， 特别是在有多页时，复制起来也很麻烦？ 答：对于这个问题有很多朋友都是采用复制、粘贴的办法解决，其实 可以更轻松做到的。首先选中表头，然后单击“表格→标题行重复” 命令，其后多页的表头便可迅速完成。 1.3.18 在表格中快速进行计算 利用 Word 制作好一张成绩后，想对学生成绩进行求和计算，听他人 讲可以利用 Word 自动完成，请问具体操作方法是怎样？ 答：可以，完成数据输入后，把指针移到准备输入公式的单元格，再 在菜单上单击“表格→公式”命令，在“公式”文本框输入公式，再 单击“确定”按钮便可得出利用该公式计算得出的数据。 同时在“公 式”对话框中“粘贴函数”下拉列表下有很多函数供选用， 通过选择 便可完成很多复杂的计算任务。 小提示：在输入公式时，可以采用类似于 Excel 中的样式来引用表格 中的数据。表格中的列数可用 A、B、C、D??来表示，行数则可以用 1、2、3、4??来表示。如“= (A3＋B5)/5”即表示第一列的第 3 行单元格中的数据加上第二列的第 5 行单元格中的数据然后除以 5 的 结果。 另外在表格中进行求和计算时要注意： 如果是对行 （列） 求和， 插入点需放在此行（列）最右侧（下面）存放计算结果的单元格中， 才能正确显示运算结果，否则会把插入点所在单元格的数据覆盖；而 如果求和单元格的上方列和左边行都有数据时， 在进行求和计算时列 求和优先权大于行求和。 1.3.19 表格中的删除小技巧 在复制粘贴一张表格后，想对其中的数据进行删除，但不删除表格， 有没有简单的方法？ 答：有，首先选中要删除的单元格中数据，再按“Del”键，便可把 所有数据删除；而若在选中整行或整列、整个表格时，按“空格键” 则可删除已选中的行、列或整个表格。 1.3.20 快速删除表格中指定的行或列 在删除 Word 表格中的行或列时，常采用选中，再在其上单击鼠标右 键，从弹出菜单中选择“删除”选项的方法，请问有没有更快捷的方 法来删除指定行或列？ 答：有，可以先把指针移到要删除的指定行或列中任一单元格中，然 后按“Alt＋A”组合键，接着按“D”键，再按“R”键，此时会删除 光标所在的行，而按“Alt＋A”组合键，依次按“D”键、“C”键， 则可删除光标所在的列。同时也可以通过按住鼠标左键，拖动鼠标， 选定连续的数行（或列），运用上面的组合键，进行快速操作。1.3.21 Word 表格自动排“序号” 在 Word 表格中，经常需要填写一些有规律的数据，如序号，可不可 以让 Word 自动完成呢？ 答：可以的。首先在 Word 表格中选中要填序号的区域，再单击“格 式→项目符号和编号”命令， 在打开的“项目符号和编号”对话框中 选择“编号”选项卡，根据需要选择好编号形式后，再单击框下边的 “自定义”按钮，出现“自定义编号列表”对话框，在“编号格式” 文本框中输入自己想要的格式形式，注意框中数字“1”不能删掉， 而其后的点“.”或半圆括号“）”可去掉或变成其他样式；在“编 号样式”下拉列表框中选“1，2，3，??”，“起始编号”数字框 中填上序号的第一个数字，如“1”，同时还可在“编号位置”下拉 列表选择对齐方式，如“左对齐”、“居中”或“右对齐”；在“字 体”栏可对文字做修饰工作；完成后单击“确定”按钮，Word 表格 所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”。 1.3.22 一次插入多行或多列 在制作好表格后，突然发现在表格中还需插入多行或多列，常用的是 先选中要插入行或列的下一行或列，再在其上单击鼠标右键，在弹出 的菜单中选择“插入行”或“插入列”选项来添加， 这样在要插入多 行或多列时，操作起来比较麻烦，请问有没有更好的方法一次插入 呢？ 答： 对上面运用的方法稍加改进便可做到。 有， 首先在选择行与列时， 可以选择多行，即如果要插入三行，则可先一次选中三行，再在选择区上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可，如图 1-27 所示。图 1-27选择“插入行”选项1.3.23 防止表格跨页断行 在制作表格时，若长度跨过一页，有时便会出现断行现象，有什么办 法避免吗？ 答：要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页，在表格上单击鼠标 右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，再在“表格属性”对话 框中选择“行”选项卡，取消选择“允许跨页断行”复选框，再单击 “确定”按钮关闭属性对话框即可。 小提示：在 Word 97 中则选择“表格”菜单中的“单元格高度和宽 度”选项，在出现的对话框中，打开“行”选项卡，取消选择“允许 跨页断行”复选框，确定后即可防止跨页断行。 1.3.24 表格中数据快速排序 在表格中输入数据后，如果要对它们进行排序，请问有没有快速的方 法进行？ 答：首先选中要排序的列，再单击 Word 菜单栏中的“表格→排序” 命令打开“排序”对话框，选择该列数据要按何类型排序，比如学生 成绩当然是选择“数字”，再在其后设置排序方式：升序或降序，如 图 1-28 所示，在 Word 中我们一次可最多对三个关键字进行排序。图 1-28表格数据排列1.3.25 巧用表格制作罗列式结构图 在 Word 中制作罗列式结构图时，总没有别人制作的漂亮，如不对称、 上下间隔不均匀等，请问有没有办法解决这个问题呢？ 答： 这是很多朋友常被困扰的“难题”， 不过利用表格便可轻松解决。 首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格，然后 对结构图前一级文字所处的单元格选择合并， 输入文字并设置为垂直 居中，再在绘图工具栏插入相对应的大括符，最后再选中整个表格， 在其上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项进入，再单击“表格” 选项卡下的“边框和底纹”按钮，然后在新窗口设置栏下选择 “无”，单击“确定”按钮完成。 1.3.26 如何让表格左右两边绕排文字 想在表格左右两边绕排文字， 请问除了用文本框外还有别的方法吗？ 答：如果要在表格右侧（左侧）输入文字，Word 一般会提示“此操 作对行结尾无效”的错误信息。 这时一般可以用文本框的“绕排”来 实现。其实不用文本框也可以实现。操作如下：先把该表格的最后一 列 （或第一列） 合并成一个单元格， 并且设置好该单元格只有左边 （或 右边）有边框，这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边 了。 1.3.27 利用表格分栏、竖排文字 当在编辑一个如报刊那样的文字排版效果（文字横、竖错落有致）的文件，可是用文件段落格式来排版好像效果不是很好，请问有什么更 好的操作方法吗？ 答：要横、竖排版文字，我们一般是把文字独立设置成段落格式、横 竖排版，但要实现报纸的那种排版效果的确不是很好操作，但我们可 以利用表格分栏来实现这种灵活多样的文字排版要求。首先把各栏 （块）内容分别放入根据需要绘制的一个特大表格单元格中（如和报 纸版面一样大的表格），然后再合理设置好各个栏（块）内的文字排 版样式，最后再设置好各个栏的边框（如无边框）等，这样就能得到 如报纸上的排版效果了。1.3.28 巧用分隔法让一栏同存两表格 在 Word 中建立表格时为什么无法让两个表格在同一栏，请问有没有 办法让多个表格存在同一栏中？ 答：Word 中的表格两侧是不能插入其他表格的，所以无法让两个表 格处在同一栏上。 不过我们可以把一个表格“一分为二”来间接得到 双表格。具体操作如下：先选定表格中间作为“分隔”的某列，然后 通过“边框和底纹”对话框中的“预览图”取消所有的横边框， 就可 得到“双表格”了。 1.3.29 表格文本缩进 在 Word 中编辑文件时，对于文本可以实现缩进，而对于表格中的文 本，又该如何快速实现缩进呢？答：Word 表格中的“Tab”键有特殊用途，按下“Tab”键光标会跳 到下一单元格，不能实现文本的缩进。如果想让表格的文本缩进，可 以按“Ctrl+Tab”组合键，光标就会像普通文本那样在表格中缩进 了。 1.3.30 如何实现表格的垂直分割 使用“表格→拆分表格”命令可以实现表格的水平分割， 有什么方法 可以实现表格的垂直分割吗？ 答：可以稍加设置便可实现表格的垂直分割，具体步骤如下：首先选 中分割处的那一列，然后用鼠标右键单击该列，在弹出的快捷菜单中 选择“边框和底纹”选项， 然后在弹出的对话框中单击“边框”选项 卡，在预览区中取消该列的顶边框、中边框和底边框，最后单击“确 定”按钮即完成了表格的垂直分割。 1.3.31 巧做设置，避免表格断裂 为什么在 Word 中制作表格，当表格出现跨页的情况时常会发生断裂 的现象，请问如何避免由于页面原因致使表格显示断裂？ 答：只需要单击“表格→表格属性”命令，在弹出的对话框中选择 “行”选项卡，并选择“允许跨页断行”复选框，单击“确定”按钮 即可。 1.3.32 巧用表格实现特殊格式要求 在 Word 的“文本与表格转换”一栏中，我们曾经谈到可以利用表格 的部分特殊功能实现试卷选择题的对齐输入，具体应该怎么做呢？答：由于一般选择题答案选项都是 4 个，我们可以把输入整个试卷的 选择题部分看做是在制作一个 4 列多行的表格。将题目输入行利用 “合并单元格”命令把它合并，用于输入题目内容。在答案输入行依 次输入相关的答案选项。操作完成后，在“边框和底纹”对话框中取 消表格的边框就可以了。 1.3.33 快速在铅笔和擦除工具间转换 在 Word 中绘制表格，常常要用到铅笔和擦除工具，单击工具按钮转 换比较麻烦，有没有什么方法可以在它们之间快速转换? 答：选中铅笔工具后，要使用擦除功能，只要按住“Shift”键即可。 1.3.34 快速设置统一图形格式 如果需要将多个图形设置为同一格式，有何快捷方法？ 答：和设置文本格式一样，使用“格式刷”。 1.4.1 快速在图片上插入文字 在 Word 编辑过程中，有时候需要在插入的图片上加入文字，请问有 没有快捷的方法？ 答：只需要在要加入文字的图片上新建一个文本框，在文本框内部输 入要加入的文字， 再在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无” 即可。 1.4.2 巧取 Word 文件中的图片 有时在他人的 Word 文件中发现有自己特别喜欢的图片，并想要把它 保存下来，有没有办法得到该图片的单独文件呢？答：也许你会想到复制后粘贴，但那样做得到的图片效果会比原图可 能要差，其实可以这样操作，得到该图的最佳效果及单独文件：首先 打开那个 Word 文件，选择“文件→另存为”选项后会弹出一个对话 框， 选择好文件名和路径后， 并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web 页”方式保存，完成后再去所选择的保存路径下看看，此时会发现一 个与选择的文件名相同名称的文件夹，进入该文件夹，此时所要的图 片已在里面了，但要注意的是每个图都有两个图形文件对应，要选择 那个容量大的图片文件。 1.4.3 将 Word 文件转换为图形文件 有些用户没有安装 Word 程序， 而需将一个配有图片资料的 Word 文件 拿到这类用户计算机上进行观看，请问有没有办法在 Word 中快速把 Word 文件转换为图形文件？ 答：将要转换的 Word 文件保存并关闭，然后再新建一个空白 Word 文 件， 在资源管理器中将需转换的 Word 文件图标拖到该空白 Word 文件 中就可大功告成。 1.4.4 Shift 键让绘图更标准 在 Word 中绘画时，常现现直线不直、圆不圆的情况，请问有没有办 法解决这个问题？ 答：在用 Word 及其他一些 Office 组件中，有时会画一些直线带箭头 的直线或者其他一些简单的图形， “Shift”键便可起到特殊的作用。 如在绘图工具栏选择椭圆工具时要画一个圆，而常绘制出不标准的 圆，此时可在绘画时按住“Shift”键便可画出标准的圆，同样在选择矩形工具时按住“Shift”键便可画出正方形，选中直线工具时按 住“Shift”键便可绘画笔直的直线（但只能会绘制出四个方向的直 线）。 1.4.5 文件中图片为何无法显示 在打开一些含有图片的 Word 文件时，有时后会发现文中的图片无法 显示。在图片位置被一个很大的红色的“×”替代了。请问这时什么 原因，同时可如何解决？ 答：出现这种现象的原因是在编辑这些图片时，由于不小心将这些图 片的一部分放置或移动到了页面以外的位置。 只要对这些图片重新进 行页面设置，使它们全部位于页面范围之内，那么下次再打开时就不 会出现这种现象了。 1.4.6 在 Word 中转换图像格式 有时在编辑 Word 文件时要用到一些图像，可是有时图像太大了，而 身边又恰好没有图像格式转换的工具，请问在 Word 中可以实现图像 格式转换吗？ 答： 转换图像格式是图像编辑处理软件所具有的功能。 其实用 Word XP 也可以实现图像格式的转换。如想把一幅 BMP 格式的图像转换成 JPG 或 GIF 格式。可以执行如下操作：首先新建一个空的 Word 文件。再 执行“插入”操作。选择“图片→来自文件”选项，在弹出的文件选 择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件， 然后单击“插入”按 钮完成。插入指定的图像后，还可以根据需要适当调整图像的大小以 及位置，处理好后，选择菜单栏中的“文件”菜单项的“另存为 Web页”选项，再输入文件名和保存路径，单击“保存”按钮后 Word 文 件就转换为 Web 文件了。这样系统会自动根据原始图像的颜色多少， 将其转换为 JPG 或 GIF 格式。 1.4.7 用图像替换文字 在使用 Word 时可以用文本替换功能来把图片用文字来替换，可是在 “替换为”文本框中却无法输入图像。也就是不能用图片来替换文 字。请问有什么办法解决吗？ 答：在“替换为”本框中我们无法输入图像，不过可以试试以下方法 来实现用图片替换文字： 首先通过图像编辑软件 （如系统自带的画图、 专用软件 Photoshop 等）打开要替换的图像，然后在编辑区中选定该 图像，再单击编辑界面中的复制命令（一般都有的）将图像复制到系 统剪贴板上，然后在 Word 中选择“编辑”菜单中的“查找”选项， 在弹出的对话框中选择“替换”选项卡。 在“查找内容”文本框中输 入要替换的文字，并在“替换为”文本框中输入“^c”（其中 c 字符 要小写），单击“替换”按钮后，Word 就会自动以粘贴板中的内容 替换“查找内容”文本框中的指定的文字内容了， 也就实现了用图片 来替换文字。 1.4.8 在 Word 中画图 听说在 Word 中也可制作一些简单的图画， 但自己却不知该如何去做， 请问能否简单介绍一下？ 答：在 Word 中确实可以对常见的一些图形进行绘制，具体绘画方法 如下：（1）绘制一般直线：单击绘图工具栏上的“直线”图标按钮然后按 住“Shift”键拖动鼠标。 极短直线：单击“矩形”图标按钮再拖出，然后在“设置自选图形格 式”对话框中选择０，“高度”、“宽度”则可以根据需要的长度自 由设置。 （2）涂盖：单击绘图工具栏“文本框”图标按钮，调节文本框至适 当大小，然后用鼠标左键双击框边，选择填充颜色。把“线条颜色” 设置为“白色”，最后用四向箭头将文本框拖到要被涂盖处即可。 （3）旋转：选中要旋转对象，然后在“绘图”中的“旋转或翻转” 中选择“自由旋转”图标按钮，把鼠标移动到一个绿色的小点上，鼠 标则会变成一环型箭头指针，按住鼠标左键，再拖动鼠标使对象绕其 中心旋转即可；若需以 15°为角度改变单位旋转，可在牵引同时按 住“Shift”键。 （4）标注文字输入：单击绘图工具栏“文本框” 图标按钮，键入文 字， 用鼠标左键双击框边， 选择“颜色和线条”选项卡， “填充颜色” 选择“无填充”色，“线条颜色”选择“无线条颜色”，将文本框拖 到准备放置处。 （5）微移：为更轻松地绘出细节，或要控制对象以极微小步距移动。 操作如下：先按住“Alt”键执行拖动操作，将“水平间距”和“垂 直间距”都设置为最小，即都设置为 0.01 字符，将鼠标指针移动速 度调小即可。1.4.9 让图形位置随文字移动 有些用户发现在 Word 中插入一些图形后，可是在排版时常出现图片 位置发生错误的现象，请问有没有办法解决这个问题？ 答：插入 Word 文件中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这 样。解决这个问题的方法是：选中文件中需要禁止移动的图片，用鼠 标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”选项。再 单击“版式”选项卡中的“高级”按钮， 打开“高级版式”对话框中 的“图片位置”选项卡。 取消选择其中的“对象随文字移动”和“锁 定标记”两个复选项，单击“确定”按钮即可生效。 1.4.10 快速插入图片表格 在 Excel 中制作好表格后，请问可以怎样快速地把它插入到 Word 中 来使用？ 答：Excel 表格插入 Word 的通常做法是将它复制到剪贴板，然后再 粘贴到 Word 文件。这种做法存在一定的缺陷，例如表格中的数据格 式受 Word 的影响会发生变化，产生数据换行或单元格高度变化等问 题。如果不再对表格内容进行修改，可以将 Excel 表格用图片格式插 入 Word 文件，具体方法是：选中 Excel 工作表中的单元格区域，按 住“Shift”键打开“编辑”菜单，单击其中的“复制图片”命令， 即可按粘贴图片的方法将它插入 Word 文件。如果需要在图形处理等 程序中插入图片形式的 Excel 表格， 或者需要将 Excel 中的图表插入 Word 文件，同样可以采用上述方法。1.4.11 如何将文字转化为图形 有时候由于某些特殊原因需要将 Word 文件的全部内容或部分文字转 化为图形形式。Word 本身有这个功能吗？如果有，该怎么做？ 答：Word 本身有这个功能。具体操作如下： （1）打开需转化为图形格式的文件，单击“插入→对象”命令，在 “对象类型”下拉列表中选择“Microsoft Word 文件”项， 单击“确 定”按钮。 （2）Word 系统会自动新建一个文件，在该文件中输入需要转换为图 形的文字（可以通过“复制→粘贴”操作来实现），输入完毕后，关 闭该文件窗口。 （3）在原文件窗口中单击“文件→另存为 Web 页”命令，在文件名 文本框中输入该文件的文件名（如：123），单击“保存”按钮。 （4）在该文件的保存目录下找到一个名为“文件名.files”（如： 123.files）的文件夹，在该文件夹下找到一名为 123.gif 的文件， 该文件就是转化后的图形文件。 1.4.12 快速调用图章 利用 Word 制作好图章后，请问怎么实现简单、快捷的调用呢？ 答： 可以使用“自动图文集”来实现。 首先选定该图章， 按“Alt+F3” 组合键， 在打开的“创建自动图文集”对话框中输入一个印章的代用 名，单击“确定”按钮即设置完成。以后如果要在适当位置加入该印 章，只需输入此代用名，再按回车键就可以了。1.4.13 图片插入（粘贴）技巧 在 Word 中插入或粘贴图片时还得调整其方式，请问可不可以在插入 前就调整好图片的插入方式？ 答：从 Word 2000 开始，图片无须文本框即可直接插入文件。Word XP 更可以修改默认的图片插入方式，使其更加符合用户的需要。具体做 法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令打开对话框，找到“编 辑”选项卡中的“图片插入/粘贴方式”，单击下拉按钮打开下拉菜 单，就可以选择其中提供的某种插入或粘贴方式，如图 1-29 所示， 选择好后单击“确定”按钮便可让后面插入或粘贴的图片都按这种 格式进行了。图 1-29 1.4.14 快速实现图片裁剪 在对图文混排的 Word 文件进行排版时，如果需要对相关图片进行裁 剪以调整其大小，有没有方法能快速实现呢？ 答：可以通过“图片”工具栏上的“裁剪”按钮来直接实现。要想调 出“图片”工具栏，只需单击“视图→工具栏→图片”命令即可。1.4.15 快速将图片恢复原状 在 Word 中对图片进行了编辑修改后，现要想恢复图片原状，请问有 什么快速的办法做到没？答： 只需单击“图片”工具栏上的最后一个“重设图片”图标按钮即 可。当然还可以利用常用工具栏上的撤销操作来快速完成恢复。 1.4.16 如何快速复制图形 用 Word 绘图工具进行绘图的时候，有何方法可以实现图片的快速复 制呢？ 答：选中要复制的图形，按“Ctrl+D”组合键即可。 1.4.17 巧改图片形状 在插入图片后觉得它们的形状太单一， 请问有没有办法对它们的形状 进行更改，如改为心形、圆形等？ 答：具体操作步骤如下： （1）利用单击“视图→工具栏→绘图”命令打开绘图工具，选择合 适的自选图形（如：心形）。 （2）用鼠标右键单击该图形，选择“设置自选图形格式”选项，在 随后弹出的对话框中单击“填充颜色”框右边的下拉按钮。 （3）选择“填充效果”选项，在图片对话框中单击“图片”选项卡 下的“选择图片”按钮引入需改变形状的图片， 再单击“确定”按钮 即可在 Word 文件中看到形态各异的图片了。 1.4.18 巧绘折线 在 Word 具体应用中，有时需要在文件中添加折线，该怎么做呢？ 答：首先可以利用“自选图形”中“线条”中“直线”画出一条直 线，然后用鼠标右键单击该直线，在弹出的快捷菜单中选择“编辑顶 点”选项，然后再在直线上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“增加顶点”选项，并在直线上合适位置单击增加一个顶点，然后把 鼠标指针指到该顶点上按住鼠标左键进行拖动，即可画出折线。如果 要取消折线顶点的话，可以在按住“Ctrl”键不放的同时单击该顶 点。 1.5.1 快速调整 Word 文件工具栏 对于多人使用的公用计算机，很多用户可能都觉得烦恼，因为自己精 心调整的 Word 工具栏可能常被修改的乱七八糟，请问有没有办法快 速还原到 Word 原默认方式呢？ 答： 在编辑 Word 文件时， 通常对工具栏进行修改或编辑。 当粘贴 Word 文件到另一台电脑时， 发现工具栏上曾有的设置 （如： “自定义编辑” 按扭）不见了，重新设置是很麻烦的。其实可以到 C:\Windows\ Application Data\Microsoft\Templates\下，将 Normal 文件复制后 粘贴到另一台电脑的相应位置(复盖原有的 Normal 文件)，即可解决 上速问题。同理还可以设计许多不同设置的 Normal 文件，供 Word 文 件使用。 1.5.2 如何设置 Word 默认页面 有些用户经常需要利用 16 开的页面制作文件， Word 默认的页面为 但 A4，因而经常需要进行调整，请问有没有办法一劳永逸呢？ 答：Word XP 建立的文件的默认页面都是 A4 大小，并且其默认生成 的文件文件是不自动缩进的， 得使用手工调整它们的缩进， 非常麻烦。 但可巧妙利用 Word 的模板功能让你一劳永逸。（1）启动 Word，新建一空白 Word 文件，然后单击“文件→页面设 置”命令调出页面设置对话框， 将页面大小及上下左右边距设置所需 的值。如要设置为 16 开，则可把宽度设置为“19.5 厘米”，高度设 置为“27 厘米”；同时为了设置好首先缩进格式，可单击“格式→ 段落”命令，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”选项卡，并在 “特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”项， 度量值采用其默认 值“2 字符”，即设置每段自动缩进两格。 （2）单击“文件→保存”命令，选择保存类型为“文件模板”文件， 并把它保存为“Normal.dot”模板文件即可，若提示无法保存，可另 外设置一个文件名，如“Elong.dot”。 （3） 进入“C:\WINDOWS\APPLICATION DATA\ MICROSOFT\TEMPLATES” 文件夹， 这时会看到两个模板文件“Normal.dot”和“Elong.dot”， 首先把原“Normal.dot”文件更改为其他名称，如“long.dot”，然 后再把“Elong.dot”文件名称更改为“Normal.dot”；以后在启动 Word 或新建 Word 文件时便会都采用更改后的模板了。 小提示： Word XP 的模板文件夹在不同系统中位置不同， 如在 Windows 9x/Me 下为“C:\windows\application data\ Microsoft \Templates”文件夹下， 而在 Windows 2000/XP 下为“C:\Documents and settings\用户名\application Data\microsoft\templates”文件夹下，该文件夹为隐藏文件夹，必须对文件夹选项进行设置才能 够进入，会看到在此文件夹中有一个“Normal.dot”文件，此文件就 是 Word XP 的默认模板文件。1.5.3 快速克隆个性化的 Office 设置 精心设置的 Word 编辑工具及其他快捷设置如要转到其他电脑 Word 中，请问有没有办法快速进行“克隆”？ 答：在 Office 2002 版中，不但允许用户根据个人喜好，对自己的编 辑环境进行个性化设置。 还可以通过“用户设置保存向导”来保存这 种设置和恢复这种设置。操作方法如下：单击系统的“开始”按钮， 在“程序”栏中找到“Mircosoft Office 工具”项，然后单击“用 户设置保存向导”程序。然后在弹出的对话框中根据实际进行选择， 如果要保存当前设置应选择第一项， 而若要从保存设置文件中恢复设 置，则选择定二项；接下来根据提示进行操作设置即可。这样下次如 果要让其他系统中的 Office 设置符合你的习惯，或者重装系统后要 恢复先前设置，就可使用该向导来完成恢复。 1.5.4 调整最近使用文件列表数目 在 Word 编辑窗口的“文件”菜单栏下，会自动显示最近编辑过的文 件名字，通过它可以很方便地打开以前编辑过的文件。但是它最多只 能显示 4 个，请问有没有办法让它增加一些？ 答：在文件列表中显示最近编辑过的文件数目是可以自己设置的。首 先单击“工具”菜单栏中的“选项”命令。在弹出的对话框中选择 “常规”选项卡，在“列出最近使用文件”后面的设置框中，可以自 由调整希望的文件数目，如图 1-30 所示，不过最多只能显示 9 个最 后使用的文件。图 1-30调整文件数目16:45 | 添加评论 | 发送消息 | 固定链接 | 引用通告 (0) | 写 入博客 | 计算机与 Internet Word 篇 1.5.5 将样式传给其他文件 在 Word 中编辑的文件中创建了几种特殊的样式，如果想在其他文件 中也使用这几个样式，请问可以如何操作？ 答： 首先启动 Word 打开包含这些样式的一个文件， 然后选择“格式” 菜单中的“样式”选项。在弹出的对话框中单击“管理器”按钮。在 弹出的“管理器”对话框中， 当前打开的文件的样式信息会显示在左 边的文本框中，右边文本框中则是 Normal.dot 模板的样式显示框。 在左边框中用鼠标单击或拖动的方式选择要保存的样式信息 （包括段 落、页眉等），然后单击“复制”按钮，就会将刚才选择的样式包含 信息添加到了右侧的 Normal.dot 样式列表框中。单击“关闭”按钮 即可。这样下次就可以从 normal.dot 文件中使用这些格式了。 1.5.6 关闭语法错误标记 在编辑 Word 文件时，系统会自动在“我的文档”中加入一些带颜色 的波浪形的下划线，请问它们为何会产生，同时该如何去掉这些下划 线呢？ 答：当在编辑文件时，Word 会自动对编辑的内容进行拼写和语法检 查，当系统认为拼写有错误时，就会自动在该文字下加上红色的波浪线条，而有语法错误时，会自动添加绿色的波浪形下划线（当然在有 很多情况下，输入并没有出错，它也会产生误报的情况），这些线条 在打印时并不会被打印出来。如果不想启用该功能，可以将其关闭， 操作方法如下： 在菜单栏单击“工具→拼写和语法”命令打开“拼写 和语法”对话框，单击其中的“选项“按钮，在“拼写和语法”对话 框中选择“隐藏文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误” 两个复选框，这样便可关闭那些语法检查错误标记。 1.5.7 显示过宽文件 在编辑 Word 文件时，由于有的文件设置的过宽，无法在屏幕上完全 显示。这样每次查看文件时都必须拖动水平滚动条来显示其他部分， 给阅读增添了麻烦，请问有什么办法解决吗？ 答：其实要解决这个问题方法很多。下面分别来介绍一下： 方法一， 可以重新调整行的宽度， 使其适合窗口的大小。 单击“工具” 菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选择“窗口内 自动换行”复选框即可。 方法二，还可以改变显示比例，使文件内容自动适于普通视图或页面 视图中的窗口。首先单击“视图”菜单栏中的“显示比例”命令，然 后单击“页宽”即可。此外，还可以将视图切换为 Web 版式，这样文 件中的文字就会实现自动换行。 1.5.8 让 Word 文件动起来 通常编辑的 Word 文件都是千篇一律，没有动感。请问有什么办法让 Word 文件像网页那样能滚动吗？答：通常的 Word 文件都是差不多的。使 Word 文件能够像网页那样实 现滚动文字也不是很难的，可以执行如下操作来实现。 首先打开或者新建一个 Word 文件，将光标定位于想要插入滚动文字 的行。然后选择“视图”菜单栏中的“工具栏”选项，再单击“Web 工具箱”选项。 这样就会在编辑窗口显示 Web 工具栏。 在显示的“Web 工具箱”控件面板上单击“滚动文字”按钮，如图 1-31 所示，这时 会弹出一个滚动文字设置窗口， 在“请在此键入滚动文字”下面的文 本框中输入要显示的文字，在“方式”下拉列表框中可以选择“滚 动”、“滑行”和“摇摆”三种方式，在“方向”列表框中可以设置 滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。 此外还可以设置“背景颜 色”和“循环次数”。 通过调节“速度”下的滑块还可以设置文字的 滚动速度。最后单击“确定”按钮即可。图 1-31 Web 工具箱1.5.9 让 Word 自动断字 在给 Word 文件排版时， 一般都是把段落的对齐方式设置为两端对齐。 可是在编辑英文文件时，如果在一行的末尾有一个单词很长，而在这 一行又放不下时，系统就会自带将它移至到下一行，这样就会导致该 行的文字间距过大，这样看起来很不协调。请问有什么方法解决吗？ 答：这种情况可以通过断字来解决，也就是把这个长单词断开成两部 分，中间通过连字符连接起来。具体操作如下：选择“工具”菜单栏中的“语言”选项，单击“断字”命令，在弹出的对话框中选中“自 动断字”复选框，为了不至于因为断字而有损版面美观，还可以在 “断字区”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。 在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。 当然也可以选择手动方式来自己甚至断字。单击“手动”按钮，系统 会寻找所有可以断字的地方， 并自动在可以设置断字的地方预先加上 连字符。光标闪烁的地方是系统默认的断字位置，单击“是”按钮， 表示接受 Word 默认的断字位置。如果不接受，可将光标移动到合适 的位置，再单击“是”按钮。如果有哪个段落不想设置断字，可将光 标定位于该段落中，然后用鼠标右键单击，在弹出的菜单中选择“段 落”选项，再在弹出的对话框中选择“换行和分页”选项卡，选择 “取消断字”复选框， 最后单击“确定”按钮即可取消该段落的断字 设置。 1.5.10 美化工具栏按钮 在拖入一些后加入的工具钮后，系统默认会以文字表示，这样有损界 面美观，请问有没有办法使它也采用一个图标来替换？ 答：这确实令追求完美的用户感到不美观，比如在工具栏上添加一个 “自动滚动”工具后，它的名称就为“自动滚动”，没有图标，放在 工具栏中文字不仅难看而且占地方。但我们可以采用这种方法来修 改：单击“工具”菜单下的“自定义”命令打开对话框，然后在上述 某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输 入一个不容易看到的字符（如点号“.”），并从快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单下选择一个系统提供的 42 个图标中任意一个， 将原来的文字图标换掉即可。如果对 Word 工具栏中的其他图标不满 意，也可以按照这种方法进行修改。 1.5.11 添加和删除“工作”菜单 有些用户在别人的计算机 Word 中看到菜单栏上有“工作”这个菜单 选项，里面记录着他经常要编辑的文件名，这对于打开文件提供了一 种非常快捷方便的方式，请问我的 Word 里面为什么没有？该怎么添 加？ 答：“工作”选项不是菜单栏中的默认显示选项。如果想使用就得先 对它进行添加，往菜单栏上添加工作菜单的方法如下： 单击“工具”栏中的“自定义”命令，然后在弹出的对话框中单击 “命令”选项卡，在类别列表框中选择“内置菜单”项，再在命令框 中用鼠标左键按住“工作”不放， 然后拖动鼠标到菜单栏上想放置该 选项的位置再放开。这样我们就可以把任何 Word 文件添加到这个工 作菜单的列表中以方便以后的访问了。如果要删除该选项，可以执行 以上的逆操作。 在最后一步时用鼠标拖动“工作”放到“内置菜单” 的“命令”框中即可。 以后如果要想把当前文件添加到工作菜单里， 只需单击“工作”菜单 上的“添加到工作菜单”选项；而要想打开工作菜单上的文件，只需 在工作菜单上单击想要打开的文件。 如果要把一个文件从工作菜单中 移走，则先按“Ctrl+Alt+－”组合键，这时鼠标指针将变成看起来像一个大大的粗体底线， 然后再在工作菜单上单击想要移走的文件就 可以了。 1.5.12 取消 Office 助手自动响应 在使用 Word 时总有些不太明白的地方，一般是通过从“帮助”菜单 中执行“Microsoft Word 帮助”命令来寻求帮助， 可是弹出的 Office 助手却要输入关键词通过“搜索”来获得要帮助的内容。 难道就不能 像有的应用软件那样直接打开整个帮助文件， 如果有该怎么实现这种 操作呢？ 答：Office 助手的这种自认为很人性化的帮助方式让很多人不适应， 我们可以通过以下两种方式来调出 Word 的整个帮助文件。 方法一：这种方法也是最笨的方法。只要在弹出的 Office 助手给出 的提示问题上单击，这样系统就会自动弹出该问题的解答提示框，这 是在这个提示框上面有一排按钮，其中最左边的一个是“显示”按 钮，单击它，Word 的整个帮助文件就出来了。 方法二：可以用鼠标右键单击 Office 助手（如果桌面上没有 Office 助手，可以单击“帮助”菜单栏上的“显示 Office 助手”项），在 弹出的菜单中选择“选项”，再取消选择“响应 F1 键”复选框。取 消该功能，这样就能在 Word 中直接按下“F1”键打开整个帮助文件 了。 1.5.13 在 Word 2002 中创建自动图文集在编辑文件是常常要用的一些同样的却又比较特殊的文字、俗语，常 常用复制张贴的方法有觉得很麻烦，请问什么好方法吗？答： 其实可以把这些经常使用的文字或图片创建到“自动图文集”中 去，这样就不要每次都输入后再复制、粘贴了。创建自己的“自动图 文集“的方法如下： 首先，如果要使用自动图文集，必须先打开“记忆式键入”功能。先 单击“插入→自动图文集”子菜单中的“自动图文集”选项， 将显示 有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择。 选择好需要存储在自动图文集中的文字（或图片），再依次选择“插 入→自动图文集→新建”选项， 这时会弹出一个“创建自动图文集” 对话框，输入要建立的自动图文集的名字，再单击“确定”按钮。这 时 Word XP 将存储该“自动图文集”词条。创建完毕后，以后想使用 这个词条， 只需在文件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可 以了。这时 Word 会自动提示完整的“自动图文集”词条，按下回车 键或“F3”键即可完全输入该词条了。 1.5.14 自定义扩展名 如果想给 Word 更换扩展名，请问在 Word 中是否能一次完成？ 答：可以，虽然 Word 文件默认的扩展名为“.doc”，但如果想使用 指定的扩展名，可以进行如下操作：单击菜单栏“文件”，选择其下 的“另存为”选项打开对话框，将文件名用双引号引起来（注意为英 文输入法下的双引