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【合作】站长QQ:145177公司行政专员的工作内容
公司行政专员的工作内容
百分网【年中和年终工作总结】 编辑：10024闲置
：组织办好会议主持、做好会议纪要等；协助制定、监督、执行公司行政规章制度；组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；管理公司参考书籍及光盘等资料；做好公司人员考勤和处理各种假期；管理公司的公共卫生；发放日常福利、节日福利；公司的宣传资料以及其他物品的管理工作；购买、管理和维修公司固定资产；定购机票、预定酒店等外联工作。完成直属上司交办的临时性工作。修订日期：岗位名称 行政专员 汇报对象 行政经理所属部门 行政部 职类职级 行政专员编制 晋升方向 行政主任/经理/相关适合岗位编制日期
批准人岗位 / 部门的核心价值 规范管理,提升公司形象；控制成本；后勤保障岗位工作目标 协助行政部经理提供强有力的后勤保障工作，实现规范管理、成本控制，体现自身价值主要岗位职责 工作标准 结果输出协助行政部经理跟踪、监督总部及分公司各项制度的贯彻执行情况并进行督查和推动实施 CE-AD-901-[-A 总部文件管理规定，CE-AD-902-[-A 公司制度体系管理规范及其它相关规章制度 规章制度的较好实施负责分公司发文、图书、行政部相关资料归类管理 CE-AD-902-[-A 公司制度体系管理规范及其它相关管理规定 完整、清晰、易查的资料档案负责日常资产管理工作，包括资产调配、维护、盘点、报废，保障公司日常工作的正常开展 CE-AD-910-[-A 公司资产管理制度及其它相关管理规定 资产盘活，成本控制负责对各部门办公用品的申购、申领表进行审核，并进行审核、汇总、分析，编写分公司月申购汇总表； CE-AD-907-[-A 公司办公用品管理制度及其它相关管理规定 后勤保障，成本控制负责根据总部采购标准执行分公司资产、办公用品、耗材等物资的采购、验收、出/入库，并提出采购合理化意见或建议； CE-AD-910-[-A 公司资产管理制度，CE-AD-907-[-A 公司办公用品管理制度，CE-AD-914-[-A 公司印刷品管理制度，CE-AD-908-[-A 公司计算机管理制度，CE-AD-906-[-A公司库房管理制度等 保障物资需要，成本控制负责总部寄送物资的验收、入库、分发等工作，月底库房的盘点工作； CE-AD-914-[-A 公司印刷品管理制度及相关制度 保障宣传品需要 负责各类行政费用收集、整理、审核、分析； CE-AD-910-[-A公司资产管理制度，CE-AD-908-[-A 公司计算机管理制度 及时、准确提交行政费用负责各类行政报表数据的收集、整理，包括基本状况表、资产物料表、信息费用表等 公司相关规章制度 完整、清晰、准确、及时的各类报表负责库房管理，包括所有物资的出入库、建帐和每月对库房物资进行的盘点（包括礼品） CE-AD-906-[-A 公司库房管理制度及其它相关规章制度 完善的库房管理负责办公环境的改善、维护、监督 CE-HR-201-[-A 员工手册 及其它相关规章制度 良好的办公环境负责人员离职时资产清理工作 《个人工作资产保管卡》内容 资产完整 负责协助各类会议、活动工作 根据相关要求 高效、优质完成行政经理交办的其它事务 根据相关要求 高效、优质完成工作权限 1、监督员工行为规范的执行情况，监督办公环境；2、审核供应商资料，选择合适供应商；3、审核供应商提供各类票据；4、监督公司资产的合理利用任职资格 1、大专学历以上，行政管理、企业管理或具备相关工作经验者等优先；2、熟悉资产管理、采购工作，有基本的财务知识，熟练操作计算机，熟悉各类行政文书的起草； 3、1年以上行政管理工作经验，熟悉资产、采购、后勤管理工作考核指标 " 关键业绩考核指标（KPI）1. 物资采购的计划性与及时性2. 行政成本控制3、相关任务的完成率3. 服务满意度"服务承诺 "用心服务，认真执行，获得认可，体现价值承诺人："工作流程工作1 "办公用品： 申购→入库→出库→盘点 1.每月5日前各部门提交当月办公用品申领表报于行政专员； 2、行政专员审核各部门申购需求及库存情况，汇总当月申购清单，填写月办公用品申购表；3、行政专员与供应商联系询价，并将取得的规格及报价分析后汇报行政经理；4、行政经理审核申购汇总表，并提交总监审核批准；5、行政专员采购批准后的申购办公用品；6、库管组织验收采购办公用品并填写入库单；7、行政专员根据需求将采购办公用品出库至前台文员处；8、前台文员通知各部门物品到位，并做好领用登记记录；9、行政专员在月底根据领用登记及库存制作办公用品报表10、行政经理审核报表并提交财务部。"工作2 "总部印刷品、物品管理： 确认→入库→出库→盘点 1、行政专员收到总部印刷品或物品，及时E-mail总部《货物确认单》；2、行政专员将收到印刷品或物品及时入库，填写《入库单》；3、行政专员将收到物品名称汇报行政经理，并将收到印刷品或物品根据发放规则发放至相应部门或员工，填写《出库单》；4、行政专员月底盘点实际库存数量，做好库存报表，检查库存与实际是否相符" 工作3 "资产管理 申购→入库→出库→盘点 1.各部门经理向行政专员提出固定资产申购或报废要求；2.行政专员汇总并审核各部门申请，进行市场询价比较分析，确认采购规格及合作供应商，填写《实物资产申购单》或《资产报废申请单》，提交行政经理审核，并提出相关建议；3.行政经理审核《实物资产申购单》或《资产报废申请单》，通过后提交相关上级审批；4、行政专员根据审批后的《实物资产申购单》或《资产报废申请单》，进行相应的申购或报废操作；5、行政专员将采购来的资产移交库管或相关人员验收入库，填写《入库单》；6、库管根据流程分配资产到申请部门，作好出库登记、资产编码张贴、资产保管卡等记录；7、行政专员根据相关规定定期进行季度资产盘点，制作资产盘点表；8、行政经理审核资产盘点表并给出意见，将审核通过的盘点表提交上级审核。 " 工作4 "相关行政费用收集、整理 1.行政专员根据申购内容及原始凭据与供应商一一核对，核对不误收集票据、数据；2、行政经理审核行政专员提交票据及数据；3、行政经理将审核通过的票据提交财务部；4、财务部审核后提交相关上级审批；"工作5 "文件、图书、相关资料的管理 1、文件 行政经理将需存档文件交付行政专员，行政专员根据文件编号规则、类别等进行一一归档2、图书 行政专员将公司所属图书编号归类放于图书柜；行政专员管理好图书借阅工作做好相关借阅记录3、合同协议等资料等 行政专员将涉及请款合同协议原件提交财务部保管，复印件行政专员进行分类保管，以便核实与查询相关事项时使用3.各类表单、呈批等资料 行政专员保留归类存档，提交复印件与相关票据一并提交财务部进行费用处理。 "工作6 "有的档案的管理有的企业文化工商事务等等行政专员的职责：协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。工作内容：协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划； 协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务； 考核和指导行政部工作 协助承办公司相关法律事务；参与公司经营事务的管理和执行工作； 会务安排。行政助理的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。比如工作内容为:1、人事档案管理2、人事考核作业3、员工教育培训4、作息考勤管理5、奖惩办法的执行6、各类公告的发布7、招聘、录用、升迁、离退职的办理8、各项规章制度监督与执行9、协助经理制订公司各项管理制度及业务计划10、全面组织及督导店员的销售工作11、办公用品的预算及购买应具备的条件：1. 工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。2. 工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。3. 业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。行政助理主要职责是：1、协助行政经理完成公司行政事务管理；2、参与公司绩效管理、考勤等工作；3、参与公司行政、采购事务管理．人事方面1. 制定、执行公司人力资源规划；2. 制定、执行、监督公司人事管理制度；3. 招聘：制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作；安排面试、复试、综合素质测试；4. 绩效考评：制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退；5. 激励与报酬：制定薪酬政策、晋升政策；组织提薪评审、晋升评审；6. 公司福利：制定公司福利政策、办理社会保障福利；7. 人事关系：办理员工各种人事关系的转移；8. 教育培训：组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续；9. 与员工进行积极沟通，了解员工工作、生活情况。行政人事管理的工作内容 怎样做好行政人事工作，是大部分行政人事从业者需要解决的问题。我在工作中遇到过很多的问题，但是都会一一的解决，不是因为运气好，而是讲求科学的方法和人际关系，以及自己的性格等。怎样做好行政人事工作？本人通过自己的点滴总结和积累，给各位讲述下面几点经验，不足之处敬请指教：行政部作为公司的一个核心部门，它肩负整个公司的管理重任。它运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程。一、行政事务管理1、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调（尤其是重点部门一定要重点关注，要学会用“十个指头弹钢琴”--针对不同的部门要用不同的方法；站在公司的角度为员工服务）；2、落实公司规章制度（重在执行与坚持--对于一项难以贯彻的制度长期坚持下去就自然成为了常规）；3、加强对各项工作的督促和检查（坚持原则性），沟通内外联系，保证上情下达和下情上报（立即行动）；4、负责对会议文件决定的事项进行催办（跟进、跟进、再跟进），查办和落实（不管任何人，王子犯法与庶民同罪--包括总经理），加强对外联络，拓展公关业务；5、负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订，负责公司车辆的管理；6、负责节约公司成本（降低了成本也就为公司赚了钱，节约、节约、再节约--为你的厉行节约而喝彩！！）。二、人力资源管理与开发1、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。2、招聘使用： 提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定，职务分析和工作分析的编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人、事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。3、工作报酬：制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论-功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。4、培训开发： 现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。5、人员考核：主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。四、负责总务管理没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度；，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。五、安全保卫加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。六、强调企业精神，创建公司的企业文化企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活（比如我们公司的“佛文化”就贯穿到整个企业文化之中）。七、塑造企业形象1、企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。2、企业环境形象 因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。3、企业员工形象 制定《员工手册》，因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。总而言之，行政人事部工作的最终目标就是确保公司的正常运作及生产，稳步，正常的进行，为企业创造经济效益，为我们亲爱的员工创造他们在外面的另一个“家”！！ 行政人事部工作包罗万象，事务性公司又“简单而复杂”，我们在做工作的时候，一定要保证高度的条理性，部门要在“办公室6S管理”的基础上，养成“日事日毕、日清日高”的良好习惯。要学会跟竹子一样的做人，与各部门保持互惠互利的行为，努力和最不容易搞好关系的人搞好关系，才能在复杂的职场中顺利进行工作。尤其是在私人企业工作的同仁们，在对待上级、平级、下级必须得罪一级的时候，我们必须优先保证上级和你的平级的利益，然后才能善待你的下级（在保证不伤害下级利益的前提下，站在企业的位置为员工服务），这样才能把行政人事工作做好。也许还有千言万语未驶出来，但是我衷心的祝愿所有做行政人事工作的同仁们，运用合理的、以柔克刚的“太极拳”一定能使你在行政人事工作方面有所建树。一、接听电话1、听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒；2、听话时先问候，并自报公司、部门。标准语：“您好，鸿泰门窗！”或“您好，这里是鸿泰门窗！”(注意声音和表情)3、对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求？作出标准回话。①咨询业务：先生（小姐），关于这方面情况，让我们公司X先生为您服务吧，他可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。②联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生（小姐），我们公司现在没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！③找人：先生（小姐），您找的XX先生名字叫什么？您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通本公司XX先生的电话，询问转接与否。）④对政府部来电且不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人（通话简明扼要，不应长时间占线）；4、结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒；附：1、已知相关的人员现在不在办公室时，标准回话：“对不起，XX先生暂时不在办公室，请问有什么事情我可以转告吗？在不了解对方的动机、目的时，不随便传话，更不在未授权的情况下说出指定被访者/受话人的行踪或将被访者/受查电话号码话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。2、如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，标准回话:“有什么可以帮到您的吗？”通过与他/她对话了解来电者的目的。如果是一般性的推销电话，标准回话:“对不起，XX先生外出了，您需要我转达什么信息吗？”3、如果来电者拨错了号码，标准回话:“对不起，您是不是打错了呢？这里是鸿泰门窗”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是54、在向被访者转达来访时，应告诉来访者的姓名。二、 接待拜访客户保持前台环境干净整洁，会议室的报刊书籍的完好无损，保证饮水机时刻有水，一次性水杯充足。接待来访者时候，避免让来访者自己进入办公区域，而是要遵循公司内部接洽者到会客区迎接；1、起立——有访客来时，立即起立，目光直视来访者并点头微笑致意；2、问询——语气轻柔：“您好，请问您找哪一位？“请问您是哪家公司？请问贵姓？”“是否有预约？”，3、安排接待——了解拜访原因，给予正确接待（1）如果是总经理预约的客人来访，可询问“请问贵姓，请问是哪家公司？”，确认对方的身份的确是预约后，通知总经理后方可引领到总经理办公室人；如果没有预约，请来访者稍等，立即帮其联系，如果总经理同意来访，引领来访者入座，并倒水给客人，如果不同意来访，委婉拒绝。（2）如果客户来访办理业务，给予引导在接待区，联系要找的相关人员；如果来访者要找的同事让其去会议室或展厅等候，前台应该带来访者去会议室或展厅，（如果是夏天，要打开风扇或空调，注意风扇的风量不要太大，空调设置到26度，风速为小），为来访者倒水后礼貌的离开。（3）如果来访者要找的人不在，根据来访情况决定是否立即先联系相关负责人；如果如不需要，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。（4）如果是面试者，引导填写简历，简单介绍公司及应聘岗位基本情况后，通知用人部门给予及时面试。（5）如果是快递人员，给予签收，邮件即时送给收件人（6）如果是推销人员，问清原因，给予引导接待或者回绝。4、送客——客人离开时，要起身送客，礼貌用语：“您慢走”。三、前台日常工作1、负责把当日报纸放在报架上，将旧报纸放指定地点。2、负责提醒和纠正雨伞架上雨具的摆放（特别注意下雨天）3、负责复印机、打印机出的再生纸收集在一起，放在指定位置，以备它用。4、管理饮水机的开户，并随时注意一次性水杯数量。5、公司电脑、打印机、传真机等文印设备，发现故障，及时通知维修人员或供货商修复，确保设备正常使用。6、负责鱼池中水质及观赏鱼的喂养。7、负责公司所有花卉的养护，如有枯枝黄叶或营养不良及时通知花卉养殖人员。8、协助行政经理对公司清洁阿妈的工作检查，对死角及易脏区域做重点排查，并及时与清洁阿姨沟通清理改正。9、责公司前台的卫生清理及桌面摆放，并保持整洁干净。四、 考勤的制作1、每日上班后做好各部门的考勤抽查。2、每月3日前将各部门考勤打印后交各部门确认、签字、回收。3、每月月初10日前将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、旷工、签卡、迟到、出差、转正人员的详细标注，交行政经理审核。4、每月月初13日前将上月宿舍人员及水电费扣款计算完成，厨房就餐人员及餐数统计完成交行政经理审核。5、每月15日前必须将各部门考勤、水电费、餐费统计完成交财务制作工资。五、人事处理1、协助行政经理对各部门补充人员的招聘。（按招聘流程）2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理，并交行政经理审核（严格按照入职及离职程序及相关责任人签字程序）。3、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。4、全厂人员档案的建立与管制。（电脑化）5、对试用人员之试工情况及考勤跟进。6、协助行政经理对全公司人事异动工作。（转正/升职/调动/降职等手续之办理）7、协助行政经理对全公司奖惩手续之办理。8、负责对各类资料进行签收，整理并分类归档。（公司内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理）。9、负责发放每月各部门转正员工《转正申请表》至各部门负责人，并于每月15日前回收，交至行政经理处。10、负责对转正人员的劳动合同签订，如遇不愿签合同人员第一时间上报行政经理处理。11、协助行政经理对员工仪容仪表、工作纪律进行日常监督。12、协调行政经理对各部门员工进行各类培训。13、负责对公司易耗品进行归类与盘点，每月初统计上月购用情况，并上报行政经理。14、其它违反公司制度或上级安排的其它工作任务。六、 后勤处理1、负责为公司管理层名片制作。2、协助行政经理对宿舍卫生检查与评比。3、协助行政经理对饭堂伙食进行跟进，并适当做出调整。4、公司日用品的采购（提出列出清单交行政经理审核）。5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。6、及时处理好客户的投诉问题。7、协助行政经理对各部门提交《维修申请单》进行安排与跟踪。
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