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浅谈新形势下如何做好文书工作
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如何做好新时期的秘书工作
如何做好新时期的秘书工作
分类：&& 更新：&& 阅读：&& 作者：佚名&& 来源：网络
如何做好新时期的秘书工作
&&& 秘书,作为一个职业群体,几乎是普遍存在。上至国家机关,下到乡镇街道,甚至是厂矿企业,都活跃着秘书的身影,他们或者称谓不同,或职级有别,但就其工作内容而言,则大同小异,甚或殊途同归。可以说,秘书是一个机关,一个团体企业不可或缺的重要岗位之一。那么,如何做好新时期的秘书工作是一个广为关注的重要问题。 &&& 一、秘书工作的从属性,决定了秘书要有正确的服务观点&&& 文秘人员是领导与群众,上级与下级,领导与各部门之间联系的桥梁,这就决定了文秘人员地位的从属性,但其一言一行,都直接影响机关或领导的形象及信誉。作为一名文秘人员,首先要有平常心。不骄不躁,不愠不火,甘于清苦操劳。文秘人员属于低收入阶层,但工作任务十分繁重,办文要撰写材料、打字复印、审校文件,办会要迎来送往、布置会场、端茶送水,还要办事电话记录、通知会议等琐碎事务集于一身,工作千头万绪,常常忙得焦头烂额。哪一环节稍有疏忽,出力不讨好,还得受批评。平时还得比别人早上班晚下班,节假日还得值班,这些都是家常便饭。特别是“突发事件”一出,更是忙坏我们办公室的人员,尤其是文秘人员,超额的付出与低廉的收入成反比。这时候,需要心平气和,认识到文秘工作是一个脑体结合,知识型和服务型融为一体特殊职业。有时候就没有明确分工,到某个乡镇、某个局委、某个企业,你可能一会手持扫帚打扫卫生,一会又要握住笔杆写材料,一会还要端茶倒水迎接领导和客人。在有些人眼里是属于“打杂的人”干的活,但在办公室工作的性质决定了我们决不有这种偏见。工作是苦一点、脏一点、累一点,并且还要干好。但办公室里是最出人材的地方之一,这种状况是对我们最好的锻炼。其次要有敬业心。事业成功的第一要素就是爱岗敬业。难以想像不热爱自己职业的人能在本职岗位上有所建树。敬业就要时刻牢记肩上的责任,干一行,爱一行,钻一行,专一行,满怀热忱,踏踏实实,一丝不苟地工作。勤学习、勤思考、勤动脑、勤动手、勤动嘴、勤跑腿,以勤补拙,靠勤生巧。竭尽所能,全力以赴把事情做的最好,万不可马虎大意,更不能应付差事,也不能凭主观臆断和妄加猜测办事。否则,只能会贻误工作,造成被动。要时刻清醒地明确自己的职业定位和服务宗旨,勤勤恳恳,兢兢业业,恪尽职守,为领导分忧,为群众解难,脚踏实地于平凡岗位,执着于自己的事业。再次要有责任心。文秘人员地位的从属性不等于工作的被动性,严明和纪律性不等于谨小慎微。要自觉服从领导,服从大局,把发挥主观能动性和增强服从意识统一起来,自觉做到事前参谋,事后服从,不出杂音,不唱反调;传达领导的意见钉是钉,铆是铆,有一说一,有二说二,绝不走样变形;对领导意图要认真领会,领导委托的工作要认真落实,全力承办;领导交办的事项要办理得及时可靠,做到件件有回音,事事有着落,决不能敷衍塞责。此外,在工作中要充分发挥职能,正确运用手中的权力。如果我们的服务观点不正确,就很容易把服务当成别人有求于我。因此,从事办公室工作的同志要树立正确的服务意识,从服务于工作,服务于大局出发,认真做好办公室日常服务工作。 &&& 二、秘书工作的实践性,决定了秘书要有全局的、战略的思维方式和思考能力&&& 一是秘书工作是领导工作的组成部分。一般来说,出思路、出点子,是领导职责范围内的事项,但思路的进一步修订完善,或者说,从理论上提炼和总结归纳,则需由秘书完成。换个角度,领导者因为组织领导工作的固有特征,决定其不可能对每一份公文,每一个观点进行系统深刻的思考,不会自己动手具体草拟。日常工作中,人们见得最多的是领导出观点,秘书则从理论上去酝酿构思,从逻辑上去丰富完善,从文字上去阐述整理。如同领导确定图纸,秘书则具体进行施工。而“图纸”和“施工”则相互结合成一个系统整体。因为没有施工,图纸永远是一张纸;没有图纸则施工难免误入歧途。完全可以说,秘书工作本身已融入了领导工作的全过程。不难明白,秘书人员如若没有领导者的视野和高度,则只能平庸、被动地为领导提供服务,就不能成为领导者的出色助手。二是秘书人员必须要学会思考。毛泽东的政治秘书胡乔木同志对此曾精辟地论述:“秘书一要正确观察、分析、判形势,尤其是政治形势。二要依据对宏观形势的正确判断,从宏观上提出相应的微观政策。作为秘书,只要头脑中始终牢牢把握住这两根弦,不论是处理领导交办的重大问题,还是草拟重要文稿,都有取得政治上的主动和工作上的成功。”我认为正是这种深刻的思想认识决定了胡乔木能够成为毛泽东这位大政治家的出色助手,成为“党内秀才”、“中共第一支笔”。因此,想领导之所想,谋领导之所谋,自觉、主动地与领导在思想上同频共振,息息相通,这是当好秘书、做好工作的基本要求,否则“你就是你,我就是我,永远相分离”。从本质上说,这是当秘书的基本素质和基本立足点,是秘书人员加强自身修养的基本要求,没有这一条,任何主观上的努力无异于缘木求鱼,甚至是南辕北辙。加强修养,培养个性,重要的一点,就是要观察全局、分析全局、研究全局,对全局了然在心,对大局洞若观火。表现在个性气质上就是具有雄才大略,将帅之才,即所谓“胸中陈兵百万,心中波澜不惊”。 &&& 三、秘书工作的广泛性,决定了秘书人员要有开放广博的知识结构&&& 先有领导后有秘书。领导关心关注或涉足接触的人和事,秘书都要接触介入,直至提笔具文。但秘书的身份、角色,资历等决定了秘书不可有像领导一样深入全面地驾驭把握某方面的人和事,一旦工作需要又必须下笔成文。显然,其难度可想而知。怎么办?当然还得从自身找办法。一要善借,为我所用。在网络时代、信息时代,对各种资料数据,实行拿来主义,这种借法,想必人人不学自通。作为秘书要赋于“借”字以更丰富的内涵。要借鉴历史。无论哪一时代的人们,都不能事事直接体验,总要借鉴前人已经在实践中获得的间接经验。秘书工作的综合性离不开智能结构的优化,需要广博的知识积累。历史知识丰富了,可以“寂然凝虑,思接千载;情焉动容,视通万里”,进而开阔眼界,提高精神境界。如果秘书人员在分析具体问题时,能够由此及彼,穷源竟委,溯观来路,那么认识将更为准确。要善于借助哲学。哲学是世界观,更是方法论,不仅给人“望远镜”,也给人“显微镜”。拥有哲学知识,具备理性思维,秘书就能在纷繁的矛盾中看到本质,抓住关键,就不仅能由此及彼,而且会由点到面,由浅到深,决不会“一叶障目,不见森林”。没有哲学知识,就会在不自觉中借助老办法去工作,就不可能用有力的方式敲开陌生的知识之门。只有具有良好的理性思维和理论哲学修养,思维才会敏捷,能力才会提高,处理政务,办理事务、搞好服务才会深谋远虑,得心应手。二要善思,借题发挥。“学而不思则罔,思而不学则殆。”学习与思考应是家常便饭,怎么思?思什么?都是大有讲究的。要思考宏观,政治气候有何特征,上级有何要求,下级有何希望,等等都要心中有数。要思考微观,其时其地有何特点,什么人在?对象是什么人?也要如数家珍,了然在胸。善于思考,就是要善于开动脑筋,善于联想,向主观要效益,在现有材料中加工、取样,触发灵感,找米下锅,在别人的题目下做出自己的文章,借题发挥,借鸡下蛋。总之就是触类旁通,无中生有。三要善虚,虚功实做。应该说,善虚与前面两点有着千丝万缕的联系,它是善借的另一种形式,是善思的必然结果,否则,借就是借而不鉴,思就是花而不果。务虚是起草文稿的一个经验之一。很多时候、很多事情,要水落石出,一目了然,其实很难,对秘书来说,草拟的文稿所涉及的工作,可能比较陌生,囿于时间、人手等因素,难以作进一步了解,善虚的作用就可以发挥了,可以虚字入手,多出题少解题。这样,可使文稿拔高层次、增加份量。当然务虚不是故弄玄虚,雾里看花,而是在加强写作功力修炼基础上的融会贯通,虚得恰到好处。让人感到是“在其中”与“在其外”的完美结合,是来自现实又高于现实的集中体现。 &&& 四、秘书工作的协调性,决定了秘书人员要有良好的协调公关能力&&& 秘书作为领导的左右手,其工作内容具有广泛性,工作特点是操作性,但从根本上讲,秘书要与各级、各色人打交道。特别是秘书们置身于领导之间,是群众,但从群众看来又在一定程度上代表着领导和领导机关。秘书工作的社会角色,决定了秘书们经常“关起门来当领导”,跟领导同步思维,互换角色,这种“提笔为官,搁笔为民”的特殊性,决定了秘书要有善与人合作沟通的协调能力和水平,在协调人际关系上匠心独运,技高一筹。一是要强化人品和政治素质。强化人品素质,就是要正直、正派。坚持一切从实际出发,实事求是,敢讲真话,如实反映情况,立场坚定,是非分明,不隐瞒观点,不见风使舵,用正确的思想、正确的观点、正确的态度、正确的方法处理问题。强化政治素质,要努力学习邓小平理论和江总书记“三个代表”重要思想,坚持正确的政治方向,保持相当的政治敏锐性。在思想上、政治上与党中央保持高度一致,坚定不移地执行党和政府的路线、方针、政策,模范遵守法律、法规和各项规章制度。二是要增强公关意识。秘书就其工作中的人和事而言,都有首次效应,要通过多种形式,拓展和利用这一效应,比如得体的语言艺术,自然的着装风格,真诚的微笑以及由此构成的具有亲和力和感染力的外在气质形象等。具体说,待人接物中要以和气为准则,人际关系中要以和睦为前提,价值取向上以和谐为出发点,以此构成谦和诚信为主要内容的立身处世美德。这种美德,表现在为人上的诚实,待人上的诚恳,对事业的忠诚,进而达到宁静致远,淡泊明志为做人的原则,不以物喜,不以已悲,把做人放在第一位,甘于清贫、乐于奉献,不求闻达于诸侯,只求有益于群众,台前不露面,台后做文章,甘当绿叶、小草,全心全意做好“三服务”。三是要有细致的作风。细致不仅是工作作风,也是秘书工作的公关协调能力的重要法码,因为任何一个有意无意的错误,都会影响全局,进而影响整体形象。“不以善小而不为,不以恶小而为之”,对秘书来说,尤为典型。秘书工作无小事。文秘工作的职责决定了文秘工作者没有决策权,但什么时候、什么文件也没有讲过文秘工作者没有对大事的发现权、报告权以及在领导授意下的代拟对策权。只抓小事的秘书与那种堪称领导的“眼睛”的秘书是两个悬殊的层次。把不厌小事与不漏大事紧密结合,是文秘工作的一种职业艺术。思考这一艺术,具备水准,是秘书树立形象,提高公关能力的一个重要方面。
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3秒自动关闭窗口如何做好新时期办公室工作谈几点初浅想法
作者 huanghm & &
创建于 02:45:26 & &
修改者huanghm & &
修改于 02:45:26
文档摘要：浅谈如何做好新时期办公室工作
9月22日，我有幸有机会参加了市委办、市政府办举办的全市办公室主任培训会，通过此次培训会，让我对办公室工作有了新的认识。现我就如何做好新时期办公室工作谈几点初浅的想法。
一、存在的问题和困难
一是日常工作极为繁杂。办公室独有的工作性质、特殊的服务群体以及法律政策的动态性和变化性更增添了工作的艰巨性和繁杂性，工作经常加班加点，“白加黑”、“5+2”更是工作常态。 关 键词:
浅谈如何做好新时期办公室工作9月22日，我有幸有机会参加了市委办、市政府办举办的全市办公室主任培训会，通过此次培训会，让我对办公室工作有了新的认识。现我就如何做好新时期办公室工作谈几点初浅的想法。一、存在的问题和困难一是日常工作极为繁杂。办公室独有的工作性质、特殊的服务群体以及法律政策的动态性和变化性更增添了工作的艰巨性和繁杂性，工作经常加班加点，“白加黑”、“5+2”更是工作常态。二是队伍素质有待提高。办公室工作具有直接性和突发性，对工作人员的素质要求很高，接待、综治、突发事件处理等工作都需要灵活应变，文秘工作则要求既全且专，但是由于日常工作繁杂，办公室人员的培训学习不够，总是被动服务多，发挥主观能动性少，参谋服务、调查研究、综合协调、自身建设的能力都有待加强。三是干部工作激励缺失。由于工作压力大、任务重，且缺乏必要的激励机制，办公室普遍难以进人，难以留人。根据工作实际和工作人员反映，办公室的“幸福指数”相对比其他岗位要低很多，取得的成绩又不像其他科室那么明显。办公室工作因其特殊性和艰苦性，很多工作人员并不是很乐意到这个岗位来，即使来了，由于长期高负荷工作也容易丧失主动性和积极性。三是乡镇党政办公室存在“四多四少”现象。即：办具体事务多、抓大事多， 谋全局、当参谋少；当前工作参谋服务多，超前谋划少；被动完成领导交办任务多，创造性开展工作少；一般性参谋建议多，有深度的调研精品少。二、做好新时期办公室工作的几点思考新时期的办公室工作要适应经济社会发展和行政管理体制改革新形势的要求，必须以科学发展观为指导，坚持“发展要有新思路，改革要有新突破，工作要有新举措”，推动办公室工作思路、工作方法和管理理念创新。从这个意义上说，推动办公室各项工作的创新，就是新形势下办公室工作的灵魂。只有把办公室工作的“规律性”和“时代性”结合起来，把“创造性”和“继承性”结合起来，把“创新精神”和“工作实际”结合起来，才能使办公室适应新形势的要求，更好地围绕中心、服务大局。　　（一）创新服务方式，当好参谋助手　　必须创新工作方式，把工作的重心，转变到既要完成日常的事务性工作，又要兼顾为领导决策参谋服务上来。一方面，办公室是机关运转的中枢，掌握各项业务的进展，了解各方面的信息，有能力、有责任为领导决策提供参谋服务；另一方面，办公室熟悉行政程序和办事规则，领导在议定政策、布置工作时，也需要办公室出谋划策。为了更好地发挥参谋助手作用，办公室应抓住以下几个关键环节：
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浅谈如何做好文书档案管理工作
　　【摘要】近年来，我国经济突飞猛进，社会主义经济体制越发完善，各种行业的管理体系也日渐成熟，紧跟全球信息化发展的脚步。在现代事业单位制度体系中，文书档案管理对制度的完善有很大的推动作用。科学有效的文书档案管理能够提高一个单位的整体管理水平，档案开发和利用的顺利实现，不仅能充分利用文书档案管理工作的自身价值，还能为经济发展和社会进步贡献一份力量，所以，档案管理工作的有效完成具有影响性的作用。 中国论文网 /1/view-6163567.htm　　【关键词】档案；管理；信息化 　　０引言 　　文书档案作为一个单位发展历程、文化沉淀、管理水平的重要依据，有很高的保存参考价值。它可以清晰地反映出一个单位各个历史时期各种工作与活动的情况，在单位工作中扮演着承前启后的角色。 　　１文书档案管理的重要性和意义 　　１．１文书档案管理的重要性 　　随着我国各领域事业的迅猛发展以及社会主义经济体制改革的不断完善，各单位的文书档案管理工作也渐渐显示出了其重要的利用价值。事实上，现在许多人都没有意识到文书档案管理在一个单位正常运行中占有举足轻重的地位，但优秀的文书档案管理对于现代化单位制度的完善具有较强的推动作用。国家衡量一个单位业绩与管理水平的重要标准，就是档案管理工作是否科学有效，尤其是基于我国社会主义经济体制逐渐完善，对文书档案管理也提出了更高的要求。新时期档案的管理工作对科学性的要求更高，而且要跟住时代发展趋势。所以信息化和数字化成为文书档案管理未来的发展方向。 　　１.2文书档案管理的意义 　　做好文书档案管理工作是一个事业单位能够顺利发展的前提，档案管理工作作为事业单位管理工作中的重点，要科学规范的实行档案管理，这也是一个单位业绩以及管理水平的重要衡量标准。档案是记载一个单位的发展历史和优秀成果的重要文件，对这个单位的历史和科学发展提供了第一手研究参考资料。做好文书档案管理工作，一方面，能使单位高层管理人员及时并清楚了解单位运营情况，可作为经营决策的支持依据；另一方面，可为社会各方面提供准确的单位经营成果，为单位与有关方面实行的有益合作打好坚实的基础。基于我国经济全面发展的历史背景，更要做好文书档案管理工作，随时更新文书档案管理观念，勇于创造和尝试新型档案管理手段，努力提高事业单位整体发展状况和经营成果的全面性和真实性。 　　２当前文书档案管理工作中存在的问题 　　２．１文书档案管理人员专业素质不高 　　尽管目前我们有一支稳定的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质不足以满足新时期对于档案工作开展的需求，尤其是21世纪之后，极度缺少对档案内容熟知，并且可以深层研究与拓展档案信息的复合型专业人才。 　　２.2文书档案管理机构和职责不明确 　　文书档案工作在单位中还没有占据特别重要的地位，甚至把这看做“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的工作。机关机构设计时，甚至裁掉、削弱许多文书档案管理机构的地位，严重弱化了档案的功能。 　　２.3文书档案管理不够规范 　　一些大型的企事业单位或专业的档案馆，管理不规范的现象普遍存在，其主要问题：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三，许多案卷缺少卷内目录；第四，组卷严重混乱。 　　２.4档案检索效率不高 　　档案检索包括手工检索和计算机检索。目前手工检索为主要的检索方式。各档案部门为手工检索做出许多准备工作，制造了形式各样的检索工具。制作检索工具时，经常重量不重质，因此制造的检索工具越多档案工作服务质量越高的思想成为一大误区。 　　２.5在档案室设置和信息开发编研工作上也存在一些问题 　　许多档案部门为实现达标升级目的，糊弄检查，胡乱选题来进行编研，因而编研产品层次过低、质量过差，实用性较小，利用价值微乎其微。尽管有些选题符合当前形势，但因编研时间过长，时效性大大降低，其作用得不到充分的发挥。 　　３提高文书档案管理效率的对策 　　３.1领导重视是做好文书档案工作的前提 　　文书档案主要用于展示一个单位发展历程以及其建设成果。当前大部分的企事业单位领导忽视文书档案管理的工作，要真正将文书档案管理工作做好做到位，单位领导必须顾足单位事业全局发展，将文书档案管理工作规划为单位事业长期发展的战略目标中，让职工意识到档案工作的作用和其重要性，提高每个人对其的重视度。 　　３.2制度健全是做好文书档案工作的保障 　　做好文书档案工作的强有力的保障和有效地措施，就是使文书档案管理工作制度更加完善。当前文书档案管理机构的地位被忽视，职责功能被弱化，对于这种现象，各企事业单位要专门设立文书档案管理机构，配置一些档案管理设施，组织档案工作领导小组，单位主要领导为组长，相关负责同志为组员，还要安排一些专兼职档案管理人员。制订制度，用来提高职工对档案工作的重视度，并将本部门的文书档案工作任务认真研究并落实到个人身上，确保文书档案工作保质保量按时完成。另外还应形成档案工作竞争激励机制，实现优胜劣汰，充分调动员工积极性，以此使档案工作者将自己的工作成绩与档案工作的生存与发展紧密联系在一起，将每个人的工作活力激发到最大，充分发挥个人潜力，创造出档案工作竞争与合作并存、勇于创新的格局。 　　３.3提高文书档案管理人员素质是做好文书档案的关键 　　文书档案管理专业性较强，因此工作人员的业务能力是文书档案管理工作质量的直接影响因素，它对管理人员有严格的要求，既要工作责任感强、职业道德高、工作态度认真、脚踏实地、无私奉献的工作精神，还要有扎实的专业理论基础、掌握科技知识，特别是拥有利用现代化科学技术和先进的管理方法来管理文档的基本技能。所以只有具备扎实的专业知识，敢于创新，责任感强，而且综合素质较高的文档管理工作人员，才能真正实现新时期的文档管理工作。为了使档案工作人员对工作情况更加适应，就要将档案工作人员的主动性、创造性和积极性充分发挥，全面提高文书档案管理人员知识水平和管理能力，既可借助各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关的工作规定，让文书档案管理人员充分意识到做好文档管理工作是责无旁贷。还要在引进人才时，注意引进一些具有专业档案知识，专业技术能力的人才来扩大充实文书档案队伍。与此同时，对当前在编人员的教育不能忽视，组织一些档案业务知识培训，鼓励文书档案管理人员积极参加，在提高管理水平的同时，还能促进文书档案管理工作与单位业务共同进步。 　　３.4牢记服务是做好文书档案工作的根本 　　服务与利用是文书档案工作的根本目的，认真收集整理并保存为第一手资料，对单位的发展历史做好准确的记录，努力实现档案资源的开发利用，方便日后单位各项工作的开展。因此，我们要加强服务功能，改革服务机制，充分发挥文书档案的有效价值，为领导提供更优质的决策服务，为单位事业服务，为咨询查证服务。还有人员管理素质亟需提高，服务渠道有待拓宽。要革新思想观念，紧跟时代步伐，对于新形势对档案工作的新要求有充分了解，对档案开发利用的新思路、新方法有进一步探究，积极树立服务意识，主动完善服务功能。 　　４结束语 　　由此看来，文书档案管理工作规章制度的不断（下转第49页）（上接第37页）完善，管理人员专业素质水平的不断提高，传统文书档案管理模式转向现代化管理模式的力度不断加强，加快文书档案管理信息化程度，才能从整体上提高管理效率，实现我国档案事业的长久稳定的发展。 　　 　　【参考文献】 　　［1］唐晶.文书档案工作必须做好的几件事[J].才智，2013(34)． 　　［2］郝影.如何做好文秘工作[J].黑龙江档案，2013(04)． 　　［3］周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2012(05)． 　　［4］王莹.文书档案管理存在的问题及对策浅析[J].科技与企业，2014(10)． 　　 　　［责任编辑：周娜］
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