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大型会议策划方案(范本)
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大型活动策划与管理复习重点2
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活动策划,哪家会议服务公司好？
活动策划，哪家会议服务公司好？
—明阳天下会议服务公司
每家企业都有年会，每年的年会又要推陈出新，那么哪里有那么多新颖有趣的节目呢? 节目统筹、场地安排、服装道具、灯光舞美、人员安排，这些琐事找怎么做？明阳天下会议服务公司以新颖独到的策划方案，以客户为主的优质服务，为各大中小企业承办数次年会，得到了客户的一致认可，企业年会策划服务就找明阳天下会议服务公司。
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年会最终要达到的效果是充分展示出员工风采，鼓舞团队士气，增强公司内部凝聚力。那么，怎样去组织策划和管理才能达到这样的效果呢?
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会议策划与管理
会 议 策 划 与 管 理郑 建 瑜第一章 会议业涵义 第二章 会议类型及特点 第三章 会议的组织者和审批程序 第四章 会议的策划 第五章 会议策划方案的实施要点 第六章 会议的时间节点控制 第七章 会议的文秘服务 第八章 会议接待服务 第九章 会议的公关宣传 第十章 会议的专业服务和相关服务 第十一章 会议的融资与财务管理第一章 会议业涵义一、会议业概述 二、会议及其要素三、会议举办条件四、会议的功能与作用一、会议业概述1、会议业的起源 会议的起源 从人类文明的早期，人们就开始出于各种不 同的目的，集会和集结到一起开会，这也体现出 人的社会属性。 会议的始祖――维也纳会议（1814.9.―1815.6.） 会议目的：拿破仑战争后重新划分欧洲国土 与会代表：包括当时所有大国的领导人 这是过去200多年来最为高层次的会议之一会议业的产生 会议业起源于前几个世纪的政治性和宗教 性的会议，以及之后的商业会议和美国的贸易 与专业会议。因此，很难判断出它真正的产生 时间。 而通常，判断一种产业是否真正形成的客 观标准是该产业协会的成立。 因此，会议业协会的成立标志着会议作为 一种产业而存在。 在欧洲，会议业产生于20世纪中叶到晚期主要会议业协会及成立时间年份 协会名称1957年 专业会议管理协会（PCMA, Professional Convention Management Association）1958年 国际会议局协会（AIPC, Association International des Palais de Congré s） 1963年 国际会议协会（ICCA, International Congress and Convention Association） 1964年 欧洲会议乡镇联合会（EFCT, European Federation of Conference Towns） 1968年国际专业会议组织者协会（IAPCO, International Association of Professional Congress Organizers）1969年 英国会议举办地协会（BACD, British Association of Conference Destinations） 1972年 国际会议专业委员会（MPI, Meetings Professionals International）1975年 澳大利亚会议业协会（MIAA, Meetings Industry Association of Australia）1981年 1983年 英国专业会议组织者协会（ABPCO, Association of British Professional Conference Organizers） 亚洲会议和观光局协会（AACVB, Asian Association of Convention and Visitor Bureaus）1990年 英国会议业协会（MIA, UK, Meetings Industry Association）会议基础设施建设 随着会议业的发展，各国对于会议基础 设施的投资也在加速增长。1990年以来英国对主要会议中心的投资情况中心的名称 启用 年度 花费（百 万英镑）国际会展中心普利茅斯展馆 加的夫国际体育馆 北威尔士会议中心 爱丁堡国际会议中心 贝尔法斯特滨水会议厅（会议中心和音乐厅） 苏格兰会展中心的克莱德音乐会堂199194 9718025 25 6 38 32 38千禧年会议中心（伦敦）曼彻斯特国际会议中心1997200135242、会议业的价值会议业被认为是高收入、高盈利、带动力 强的环保型朝阳产业，并且还可以带动商贸、 影视、信息、餐饮、宾馆、交通、娱乐、服装、 旅游、广告和印刷等相关产业的发展。 据测算，国际上会展业的产业带动系数大 约为1:9 。会议业的价值? 直接收益? 场租收益?间接收益? 服务业 ? 饭店业 ? 餐饮业 ? 旅游业 ? 零售业和手工业 ? 通信业? 城市交通? 航空运输 ? 城市建设3、世界会议业概述会议业因其广泛的影响、高额的利润和 巨大的潜力，引起了越来越多的国家和地区 的注意，市场竞争亦愈演愈烈。 根据国际会议协会ICCA的统计，每年 全世界的会议收入约在2800亿美元以上，其 中国际会议收入为76.2亿美元。 会议业每年以8%―10%左右的速度增长欧美地区会议业欧美会议业发展较早，产品较成熟，市场机 制健全，操作规范，市场份额较大。 据国际协会联盟（UIA）进行的调查显示， 1999年，在全球范围内举行的国际会议达9,465 个，其中，1,420个在美国举行，5,383个在欧洲 举行。 著名的会议城市有巴黎，它每年都要承办超 过300个大型国际会议，被誉为“国际会议之 都”。还有布鲁塞尔、维也纳、伦敦、瑞士等。 美国更是占联合国之地利，国际会议连绵不断。亚太地区会议业90年代以来，亚太地区经济一度持续发展， 洲内洲际交往日益增多，各国和各地区也都开始 重视会议产品的开发、宣传和促销，纷纷设立专 门机构，命名会议城市，增加经费，采取倾斜政 策，招徕会议，会议活动迅速增加。所以，虽然欧美的会议业务占会议市场一半 以上，但份额已有所减少，与此同时，亚太地区 的市场份额却稳步增长。香港已成为亚太地区最重要的会议中心之一。 近年来，香港每年举办的大型会议超过420个， 来自世界各地的与会代表多达3.7万人。香港已连 续多年被英国《会议及奖励旅游》杂志评为“全 球最佳会议中心”。2004年，中国香港和澳门地 区更跻身全球10大会议城市行列。而中国内地也 凭借其广阔的市场与经济发展潜力，逐渐成为亚 洲地区会议业的新秀。总体来讲，亚太地区因其高质量的会议产品 令人瞩目。但劣势也有，那就是协会基础较弱， 软件素质有待提高，亚太会议市场仍处于初级阶 段，亚洲会议业面临着机遇和挑战。2000年国际会议区域分布情况表名次 1 2 3 UIA统计 欧洲56.19% 北美洲17.17% 亚洲13.08% ICCA统计 欧洲59% 亚洲14% 北美洲11%45 6南美洲5.12%澳大利亚4.41% 非洲4.03%南美洲7%澳大利亚/南太平洋6% 非洲3%资料来源：国际协会联盟（UIA）/ 国际会议协会（ICCA）2001年各洲国际会议情况洲名 欧洲 亚洲 北美洲 拉丁美洲 澳大利亚/南太平洋 非洲 总计 数量
177 149 67 2666 所占比例 58% 18% 10% 7% 6% 3% 100%资料来源：国际会议协会（ICCA）2004年10大国际会议国与地区名次 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 国家 美国 法国 德国 英国 西班牙 意大利 瑞士 比利时 奥地利 中国：香港、澳门 会议数
377 361 336 302 282 279 231 占世界会议% 11.79 6.03 5.36 4.12 3.94 3.67 3.30 3.08 3.05 2.52资料来源：国际协会联盟（UIA）国际协会联盟（UIA）会议部统计标准那些有组织的和在“国际组织年鉴”中注册 的，国际组织赞助的，并符合下列条件的会议可 列入UIA的统计： （1）出席人数至少300人； （2）代表国籍至少5国； （3）外国人出席人数至少占40%； （4）会议期至少3天。 上述统计不包括国内会议和宗教、政治、商 业和体育等会议。国际会议协会（ICCA）统计标准 进入ICCA数据部统计范围的会议必须符合 下列严格条件： （1）会议至少能吸引50人出席者； （2）会议必须定期举行，一次性会议不能列入 统计范围； （3）会议要在至少3个不同国家之间轮流举 办。4、我国会议业概述 （1）我国会议业的发展历史 ? 五十至七十年代――花钱开会为了国际形象 外事无小事。特殊的历史条件下，数量有限 的一些国际会议，也都是纯粹的政府行为。需要 开了，政府部门就掏钱，谈不上投资回报率。会 议场所和宾馆聊聊可数。以北京为例，整个北京 城，那时可接待外宾，可以举行一定规模会议的 饭店宾馆只有北京饭店和友谊宾馆。北京尚且如 此，更何况其他城市。那时的国际会议政治意义 远远大于经济意义。? 八十年代――会议产业初露端倪 80年代，国门的徐徐拉开，使各种类型的国 际会议在中国召开和会议产业的萌芽成为可能。 在国际上，旅游与开会密不可分。到神秘的东方 古国看看，是整个80年代大多数外国人来中国开 会的目的。 纯经营型的涉外饭店逐步落成，会议产业开 始萌芽。那时较为著名的就是北京的香山饭店， 因其设施齐全、先进及极具东方特色而成为很多 国际会议的首选之地。 然而，饭店增加的速度赶不上需求增加的速 度，上规模的会议场所依然还少。? 九十年代以后――国际会议成为一景进入90年代，会多尤其是国际会议之多，几 乎成了一景。而主办者也已由政府一家变得更为 多元化。政府的，民间团体的，跨国界行业协会、 学会的，应有尽有。 在会议产业获得突飞猛进发展的同时，具有 会议功能的大饭店也如雨后春笋般拔地而起，真 正意义上的国际会议中心也建了起来。 国际会议数量的增加和国际会议的特殊要求也 促进了相关人才队伍、服务公司的壮大成熟。（2）我国会议业发展前景我国会议业虽然起步较晚，但发展很快，近 年来以年均20%的速度递增，预示了非常诱人的 前景。 作为WTO组织的成员，我国对外开放的步 伐进一步加快，服务贸易壁垒将逐步被拆除，会 议经济将会以更快的速度与国际接轨，加上我国 会议产业资源十分丰富，空间极为广阔，这些都 构成了我国会议产业明显的发展优势。（3）我国会议业发展中的不足之处 ? 基础薄弱 ? 行业自律和规范机制尚未形成 ? 发展思路单一 ? 人才缺乏二、会议及其要素1、会议的定义 ? 会议是一种群体性的活动； ? 会议是一种围绕特定目标而开展的活动； ? 会议是一种组织有序的活动； ? 会议是一种以口头交流为主要方式、以书 面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式 的活动。 综合起来： 会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序 的、以口头交流为主要方式的群体性活动。2、会议的构成要素 ? 主办者 会议的主办者是会议的具体组织者，其任务 主要是根据会议的目标和规则制定具体的会议方 案并加以实施，为会议提供必要的场所、设施和 服务，确保会议正常进行。 ? 承办者 承办者即具体落实会议组织任务的机构或个 人。一般情况下，会议的主办者即承办者，有时 也有所区分。? 与会者 与会者即参加会议的对象，通常又称为会议 成员。与会者是会议的主体，因而是会议成功与 否的重要因素。与会的人数越多，会议的规模越 大。 ? 会议议题 会议的议题是根据会议目标确定并提交会议 讨论或解决的具体问题，是会议的必备要素。举 行会议首先要明确为什么而“议”和“议”什么。? 会议的结果 会议的结果即会议结束时实现目标的程度。 会议的结果是会议的目标、议题、会议的组织形 态以及与会者之间的关系和力量对比等因素综合 作用的产物。会议的结果通常以文件的形式记载 下来，可以归档保存，也可以公布、传达。 ? 会议的时间 会议的时间即会议的起讫时间和时间跨度。 会议在时间上有长短、缓急、定期与不定期之分。? 会议的地点 会议的地点是指举行会议的场所。会议的群 体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性， 因此，传统的会议形式都是把与会者召集起来进 行面对面的信息传递和沟通。 ? 会议的方式 会议的方式即用以达到会议效果的手段，包 括会场布置、气氛渲染、活动的样式和传递方式 等等。会议的方式对于实现会议的目的、提高会 议的效率有直接的影响。三、会议举办条件任何一个国家、城市和地区如要很快地发展 会议业，都必须具有必备的条件，这是由会议业 的性质和活动内容所决定的。这些条件应包括：? 稳定的社会环境、活跃的政治活动和繁荣发展 的经济；? 健全和高效的金融、货运、保险、房地产业等 为会展业配套的产业活动； ? 优越的地理位置；? 独特的自然及人文旅游景观；? 方便快捷的对外对内交通；? 现代化的通讯设施；? 充足的、能满足会议业需求的、结构合理的、 多层次的饭店和餐厅，以及这些服务机构所提供 的、价格合理的优质服务；? 政府倾向性的政策； ? 开放的文化环境和深入的会议研究；? 先进的会议中心；? 会议业所需要的、高素质的人力资源；? 发展会议业所需要的科技水平。四、会议的功能与作用1、会议的功能 ? 地位象征 ? 科学决策 ? 发扬民主 ? 产生权威 ? 信息沟通 ? 联络感情2、会议的作用? 会议显示组织的存在? 会议是群体沟通的方式? 会议是一个集思广益的渠道? 会议能使人得到各方面的信息第二章 会议类型及特点一、会议类型二、各类会议特点三、世博会一、会议类型1、按会议性质划分? 法定性会议 即根据有关法律与法规规定必须举行的会议， 以及特定组织为履行法定职责而举行的会议。前 者如各级人民代表大会、企业的董事会议和股东 大会等，后者如各种法定组织的领导人办公会议 等。 ? 非法定性会议 即法律和法规允许的、法定性会议以外的会 议，如学术研讨会、新闻发布会、交流恳谈会、 经贸洽谈会等。2、按会议规模划分? 小型会议 出席人数不超过100人； ? 中型会议 出席人数在100~1000人之间； ? 大型会议 人数在人之间；? 特大型会议 人数在10000人以上。3、按与会者来自或代表的地域范围划分 ? 国际性会议 ? 全国性会议 ? 区域性会议 ? 单位性会议4、按会议举办单位划分 ? 公司类会议 公司类会议的规模不一，小到几个人，大 到上千人。公司管理者强调的是信息传递，而 公司内部信息传递的最基本方式之一便是会议， 因此公司类会议的数量极其庞大。公司会议通 常以管理、协调和技术等为主题，具体可分为 销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会 议及股东会议等。? 协会类会议 协会类会议在会议市场中同样占有相当重 要的位置。协会因人数和性质而互不相同，它 们的规模从小型地区性组织、省市级协会到全 国性协会乃至国际性协会不等。协会类会议大 致可以划分为行业协会、专业和科学协会、教 育协会和技术协会等类型。其中，行业协会被 认为是会议业最值得争取的市场之一，因为协 会的成员多为业内成功管理人员。协会类会议 常常与展览结合举行。? 其他组织会议 这类会议的典型代表是政府机构会议，许 多人在电视上看到过政治性会议。电视镜头中 显现的虽然是主会场，但是不难想象背后对小 型会议室、套房和宴会等设施的需求。在省市 一级，中小规模的政府机构会议的召开十分频 繁，从而形成了可观的市场。在很多国家里， 工会同样是最重要的会议举办者。5、按会议内容和方式划分? 年会? 专业会议? 专题讨论会? 讲座? 代表会议? 论坛? 培训会议? 奖励会议? 座谈会? 其他特殊会议6、按会议特征划分 ? 商务型会议 ? 度假型会议 ? 展销会议 ? 专业学术会议 ? 政治性会议 ? 文化交流会议 ? 培训会议二、各类会议特点1、公司会议的特点? 时间周期 公司会议基本上是按照需求而不是按固 定的时间周期来举行的。公司全年都有可能 举行会议，一般会议多在每周工作日时间举 行。公司会议举行的时间公司不同季节召开的会议比例 1月、2月、3月 4月、5月、6月 25.9% 24.9%7月、8月、9月10月、11月、12月25.3%23.9%公司每周不同时间召开会议比例工作日（星期一至星期五）周末（星期五至星期日） 工作日+周末（星期一至星期日）资料来源：《成功会议杂志》59.8%16.8% 23.5%? 前期准备时间 绝大多数公司会议的前期准备时间都很短， 大型会议准备时间3至6个月。 ? 地理位置 对于公司会议来讲，没有笼统的地理模式。 通常不像协会会议那样，需要通过变更地理位置 来吸引会议出席人员。公司会议选址主要是考虑 会址是否适合公司的业务和需要。另外，时间、 交通费用和便捷程度都是影响会议选址的因素。? 选择的饭店类型 开会的目的是影响公司会议选择饭店的关键 因素。一般来说，公司会议使用的饭店类型，首 先是市区饭店，然后是度假饭店和郊区饭店。公司会议使用的饭店类型市区饭店 度假饭店 郊区饭店 机场饭店 私人会议中心 套房饭店资料来源：美国《会议杂志》61% 52% 50% 29% 19% 16%公司会议策划者选择饭店考虑的重要因素认为非常重要的考虑因素 食品服务质量 公司会议策划者 77%会议厅的数量、大小和质量可谈判的餐饮和客房价格 客房的数量、大小和质量69%67% 58%会议的支持服务和设备办理付款手续效率 办理进店和离店手续的效率 指定一人负责处理各项会议事务 饭店员工有无接待会议的经验 饭店的娱乐设施，如高尔夫、游泳池和网球 其他交通工具的便利性 邻近机场54%54% 51% 43% 39% 27% 25% 24%认为非常重要的考虑因素可提供展示场地 接近购物中心、餐馆和店外娱乐场所公司会议策划者21% 18%特殊会议服务，如预登记、特殊设备等套房的数量、大小和质量 设施新旧程度17%17% 11%可提供展示场地资料来源：美国会议杂志所作的会议市场研究21%? 出席情况 根据国际会议组织有2210名公司会议策划人 员参与的2000年度公司会议市场调查的结果表明， 大多数会议的参与人数少于500人，只有7%的会 议人数达1000人以上。 对于会场来说，公司会议出席情况有可预测 性。? 会议期限 绝大多数公司会议是1至2天的短会，某些会 议仅限制在1天；培训或奖励会议的会期可长达3 至5天。? 展览 公司会议也经常有展示活动，这些会议展示 新产品，或者进行大规模的现场演示说明活动。 ? 会议策划和决策 公司会议的策划和决策者一般包括公司的 高层管理人员（CEO和他的助手们），各部门 负责人和他们的助手们，市场营销部、人力资 源总监或经理，公司专职会议策划者，会展公 司和旅游目的地管理公司（DMC）。具体会议 的策划和决策者是谁，要看会议的类型、规模 和层次。? 会议厅要求 由于公司会议规模大小不一，所以公司会 要求会场做到大小会议厅都能提供。具体需要 什么会议厅要因具体活动而定。? 公司业务会带出其他业务 大多数公司会议都伴有促销宴会，娱乐， 会前、会间或会后观光游览，配偶活动和酒吧 等其他业务的机会。这对于会场来说可以增加 在公司会议业务方面的利润。2、协会会议的特点? 时间和周期 大型协会会议是按照固定的时间周期举行 的，最通常的是每年一次的年会。在美国，大 型会议最经常的是星期日开始，开到星期三， 或者星期四开到星期日。而以会议数量来定， 最活跃的会议月份排列顺序为：10月、5月、4 月、6月、9月。? 选择会址的地理模式和其他因素 在协会会议的选址上，有一种明显的地理 模式。绝大多数国际协会在各大洲之间进行选 择，国内协会则在东西部之间，或者在南北之 间交替轮换地进行选择。这里重要的因素是选 择区域，而不是某一特定的城市，许多选择取 决于协会会员对地理区域的特殊兴趣。 选择会址的地理位置时还涉及到诸如气候、 环境、城市形象和旅游景点等其他因素。另外， 体育也起着作用，如高尔夫、网球、游泳和划 船等也会成为会议出席者考虑的因素。? 前期时间 协会会议都是事先计划好的。总的来讲， 协会会议平均提前准备年限为：年会1至4年， 大型会议35个月，其他类型的协会会议也要8个 月到1年的时间。会议规模越大，前期时间就越 长。 ? 选择的饭店类型 协会会议是在不同类型的饭店中举行的。 具体来讲，会议在何种类型的饭店举行，要取 决于会议的规模、性质和期限。协会会议使用的会议设施类型市区 机场 郊区 度假 会议 大学 协会 其他 饭店 饭店 饭店 饭店 中心 校园 总部大会 教育研讨会 35% 6% 10% 26% 18% 2% 1% 0.5% 7% 17% 3% 7%23% 13% 17% 12% 15% 10% 8% 3%理 事 会 或 行 23% 12% 12% 17% 政会资料来源：《1992年协会会议趋势》协会会议策划者选择饭店时考虑的重要因素认为非常重要的考虑因素 会议厅的数量、大小和质量 可谈判的餐饮价和客房价 食品服务质量 客房的数量、大小和质量 办理付款手续效率 办理进店和离店手续效率 会议支持服务与设备 指定一人负责处理各项会议事务 可提供展示场地 饭店员工有否接待会议的经验 协会会议策划者主要大会88% 82% 79% 78% 57% 57% 57% 52% 47% 43%主要大会63% 68% 70% 47% 49% 42% 40% 38% 9% 32%认为非常重要的考虑因素 套房的数量、大小和质量 接近购物中心、餐馆和店外娱乐场所 其他交通工具的便利性 饭店的娱乐设施，如高尔夫、游泳池和网球 邻近机场 特殊会议服务，如预登记、特殊设备等 设施旧的程度资料来源：美国会议杂志所作的会议市场研究协会会议策划者 主要大会 主要大会 26% 24% 23% 22% 18% 16% 6% 12% 13% 19% 9% 2% 7% 5%? 出席是自愿的 由于协会组织是自愿参加的，协会组织和 协会成员之间不存在行政隶属的关系，所以协 会不能用命令或强制的方法让协会成员参加协 会活动。是否出席协会会议，一般由协会成员 自己作出选择。 ? 会议期限 对于全国性会议活动来讲，协会会议平均 期限为3至5天，小型活动也许只需要2至3天。? 价格 协会会议的出席者一般需要自己支付会议费 用，因此会议厅的出租费、餐费，以及客房价格 必须同符合参加会议人员的支付能力。 ? 需要当地分会的邀请 国际协会在选择某一个国家举办年会或其他 会议时，考虑的因素之一就是这个国家是否有本 协会的分会或会员。国际协会是不会在一个没有 它会员的国家开会的。即使某个国家有它的会员 或分会，但如果他们没有向国际协会发出邀请到 这个国家去开会，那么国际协会也是不会考虑选 择这个国家的。三、世博会世博会，即世界博览会，它是由一个国家 的政府主办，有多个国家或国际组织参加，以 展现人类在社会、经济、文化和科技领域取得 成就的国际性大型展示会。 它是一项具有较大影响和悠久历史的国际 性活动，既是人类社会发展进程中对当时文明 的真实记录，更是对未来美好前景的展望和憧 憬。1、世博会的起源 世博会的历史源远流长。 早在公元5世纪，波斯举办了第一个超越集 市功能的博览会。当时的波斯国王以陈列财务 来炫耀本国的财力物力，威慑邻国。 18世纪末，人们逐渐想到举办于集市相似， 但只展不卖的展览会。这一新的想法于1791年 在捷克的布拉格开其先河。 随着工业革命的到来，社会生产力的提高， 科学技术的进步，国际交通的发展，举办世界 性展览的条件逐步成熟。到19世纪中期，展览 会的展品和参展商超出了单一国际的范围。第一届世博会―― 1851年，英国伦敦，这次博览会的英文名称 是“Great Exhibition”，可译为“伟大的博览 会”、“巨大的博览会”。标志性建筑“水晶 宫” 。接受邀请参展的10个国家，集中了1400 余件各类艺术珍品和时尚产品向世人展示，最令 观众瞩目的是引擎、水力印刷机、纺织机械等技 术产品。在160天的展期中，共有来自世界各地 约630万人次观赏。2、世博会的分类 按照国际展览局的最新规定，世界博览会 按性质、规模、展期分为两种：一种是注册类 （以前称综合性）世博会，另一类是认可类 （以前称专业性）世博会。 注册类世博会，展期通常为6个月，每5年 举办一次。在过去所举办的50多次世博会中， 以注册类世博会为多。2010年上海世博会属于 注册类世博会。 认可类世博会，展期通常为3个月，在两届 注册类世博会之间举办一次。1999年昆明世博 会就属于认可类国际博览会。3、举办世博会的意义和作用 过去举办世博会的目的是为了庆祝重大的 历史事件或某个国家、地区的重要纪念活动， 炫耀一个国家的实力。 现代的世博会，除了展示人类在政治、经 济、文化和科技等方面取得的成就外，更注重 国家之间、各国人民之间的交流和合作。另外， 它更关注人类发展中不断出现的新问题，并谋 求解决之道。 举办世博会，不仅能给参展国家带来发展 的机遇，促进经济的发展，而且能给举办国家 创造巨大的经济效益和社会效益，提升举办国 家的知名度，促进社会的繁荣和进步。4、世博会的举办宗旨、内容及形式 世博会的宗旨就是促进各国人民之间更好 地相互了解与沟通。 世博会的展示内容围绕主题进行。 它一般有国际馆、国家馆、主题馆、综合 馆、国家馆日活动、各参展国文艺表演、主题 游行等形式。历届世博会举办情况表时间 国别 (年) 名称 性质 会期 (天) 特点、主题1851 英国 伦敦万国工业博览 会 1855 法国 巴黎世界博览会 1862 英国 伦敦世界博览会 1867 法国 第二届巴黎世界博 览会 1873 奥地 维也纳万国博览会 利注册 140 展馆“水晶宫”获特 别奖 注册 150 法国第一届世博会 认可 104 工艺类专业世博会 注册 210 首次增加文化内容 注册 106 亚洲国家日本首次参 展1876 美国 费城美国独立百年 博览会1878 法国 第三届巴黎世界博 览会 1883 荷兰 阿姆斯特丹国际博 览会注册 159 纪念美国独立100周年注册 190 展出汽车、爱迪生发 明的留声机等新产品 认可 100 园艺、花卉展出1889 法国 第四届巴黎世界博 览会 1893 美国 芝加哥哥伦布纪念 博览会 1900 法国 第五届巴黎世界博 览会 1904 美国 圣路易斯百年纪念 博览会 1908 英国 伦敦世界博览会注册 182 纪念法国革命100周年 注册 183 纪念哥伦布发现新大陆 100周年；亚洲国家韩国 首次参展 注册 210 “世纪回眸”－展示十 九世纪的科技成就 注册 185 庆祝圣路易斯建市百年； 同期举行第三届奥运会 注册 220 世博会与第四届奥运会 同时举行1915 美国 旧金山巴拿马太平 洋博览会1925 法国 巴黎国际装饰美术 博览会 1926 美国 费城建国150周年 世界博览会注册 288 庆祝巴拿马运河通航认可 195 宣扬“文艺新风尚” 注册 183 庆祝建国150周年，建10 万人体育场1933 美国芝加哥万国博览会注册 170 首次提出主题： “进步的世纪”1935 比利时 布鲁塞尔世界博览会 注册 150 主题：“通过竞争 获取和平”1937 法国1939 美国巴黎艺术世界博览会 认可 93 主题：“现代世界 的艺术和技术”纽约旧金山世界博览 注册 340 主题：“建设明天 会 的世界”1958 比利时 布鲁塞尔世界博览会 注册 186 主题：“科学、文 明和人性” 1962 美国 1964 美国 西雅图廿一世纪博览 认可 184 主题：“太空时代 会 的人类” 纽约世界博览会 注册 360 主题：“通过理解 走向和平”1967 加拿大 蒙特利尔世界博览会 注册 185 主题：“人类与世 界” 1970 日本 大阪万国博览会 注册 183 主题：“人类的进1974 美国 斯波坎环境世界博览 会1975 日本 冲绳国际海洋博览会 1981 日本 神户港岛博览会 1982 美国 诺克斯维尔世界能源 博览会 1984 美国 新奥尔良国际河川博 览会 1985 日本 筑波万国科技博览会 1986 加拿 温哥华国际交通与通 大 讯博览会认可 184 主题：“无污染的进 步”认可 183 主题：“海洋，充满 希望的未来” 认可 180 展出人工岛、大港口、 高速列车 认可 152 主题：“能源推动世 界” 认可 184 主题：“河流的世界 －水乃生命之源” 认可 184 主题：“居住与环境--人类家居科技” 认可 165 主题：“交通与通讯--人类发展和未来”1988 澳大 布里斯班休闲博览会 利亚认可 184 主题：“科技时代的 休闲生活”1990 日本 大阪万国花卉博览 会 1992 西班 塞维利亚世界博览 牙 会 1992 意大 热那亚世界博览会 利认可 182 主题：“花与绿－人类 与自然” 注册 176 主题：“发现的时代” 认可 92 主题：“哥伦布---船舶 与海洋”1993 韩国 大田世界博览会1998 葡萄 里斯本海洋博览会 牙认可 93 主题：“新的起飞之路 中的挑战”认可 132 主题：“海洋―未来的 财富”1999 中国 昆明世界园艺博览 会2000 德国 汉诺威世界博览会 2005 日本 爱知世界博览会认可 184 主题：“人与自然―迈 向21世纪”注册 153 主题：“人类-自然-科 技” 认可 185 主题：“自然的智慧”5、国际展览局 国际展览局（Bureau of International Expositions――BIE），1928年，根据外交公约， 由法国发起成立，总部设在法国首都巴黎，目前 拥有98个成员国（2005年11月）。 它属于政府间国际组织，其作用包括组织考察申 办国的申办工作；协调展览会的日期；保证展览 会的质量等。它的存在对规范、管理和协调世博 会的举办，起到了很好的效果。国际展览局的收 入，主要来自申办展览会的注册费和举办期间门 票收入的一定比例。 国际展览局于1993年5月接纳中国为正式成员国。6、2010年上海世博会 经国务院批准，日，中国政府 驻BIE首席代表在国际展览局第126次会议上宣布 中国政府申办2010年世博会。并于 日在摩洛哥蒙特卡洛举行的国际展览局第132次 大会，经投票选举，中国的上海获得2010年世界 博览会的举办权。 2010年上海世博会将于日开幕， 至10月31日闭幕，展期为6个月。主题为“城市， 让生活更美好”。举办的目标主要有以下几种： ? 引起深入的讨论：如何解决城市病，如何创 造更多就业机会，如何提高城市居民的生活质量， 选择何种城市发展模式……；? 推广先进的理念：绿色城市、生态城市、可 持续城市、山水城市、园林城市、共生城市、循 环城市、信息城市和职能城市……； ? 展示城市文明成果：建筑新材料、新产品、 新技术、保护文化遗产的旧城改造、郊区卫星新 城的建设、新型就业方式、城市社区文化和艺 术……；? 增进各国间和城市间的交流和合作：缔结友 好城市、交流城市文化、引进先进技术、开展商 品贸易……； ? 拓展人类对城市的认识：通过不同视角和交 叉学科的综合性交流，丰富城市发展的新概念、 新思想、新知识、新技术……；? 推动上海的城市化进程和开发浦东地区：城 市功能提升、城市环境改善、城市空间结构均衡、 浦东地区进一步开发……。第三章 会议的组织者和审批程序一、会议举办机构二、会议的组织机构 三、会议组织者的主要责任四、PCO和DMC五、会议审批程序一、会议举办机构国际上一般把会议举办机构分成下列3类：1、 公司；2、协会；3、非营利组织。 其中公司和协会是两个最主要的会议举办机 构，公司和协会举办的会议占整个会议市场的 80%。 1、公司 由公司举办的会议在会议市场上处于特别重 要的地位。在欧洲，公司举办的会议占整个会议 市场的90%。《会议杂志》把公司举办的会议细分成9个 细分市场： ? 管理会议； ? 区域销售会议；? 奖励旅行；? 专业技术会议；? 新 产 品 介 绍 会 议 ? 股东会议； ； ? 其他会议。 ? 全国销售会议； ? 培训研讨会； 会议举行的规模、档次、人数一般同公司 的规模应该成正比。2、协会 协会的规模和性质有所不同，有地区性协会、 全国性协会、国际性协会。在美国，80%多的协 会每年都要为全体成员举行一次年会。在国际上，协会一般分成下列几个类型： ? 行业协会； ? 专业和科学协会； ? 退伍军人和军事协会； ? 教育协会； ? 技术协会。行业协会通常被认为最值得作会议市场的营 销目标，因为行业协会的成员绝大部分都是由各 公司的管理人员组成的，他们是业务的决策者， 而且在举行行业协会会议时，常同时举办展览会。 在专业和科学领域内无数的协会也是会议的 经常举办者。这些协会除了每年有一次主要的聚 会外，一年中还要举行几次区域性的工作研讨会。国际协会举办国际会议的前十个专业领域 名 1 2 3 次 专业领域 医药科学 科 学 技 术 占总数比例（%） 27.2 11.7 9.24 5 6 7 8 9 10工 业 农 业 社会科学 经 济 教 育 商 业 管 理7.8 4.9 4.1 4.0 4.0 3.7 3.0资料来源：国际会议协会（ICCA）根据UIA数据库的最新资料，全球30619个 各类国际协会每年在不同国家共举行全球国际会 议9000个，与会人数达到500万人，参加成员可 包括正式成员和非正式成员。2000年国际协会在各州举办的会议占国际协 会会议市场的百分比分别为：欧洲56.19%；北美 17.17%；亚洲13.08%；南美5.12%；澳大利亚 4.14%；非洲4.03%。3、非营利组织 当讲到会议业时，还有许多不属于公司或协 会的非营利组织，这些非营利组织在会议业中虽 然并不处于主要地位，但也是很重要的。这些非营利组织主要有： ? 政府机构部门； ? 世界卫生组织（WHO）、世界贸易组织 （WTO）和联合国（UN）各分支机构等，它们 介于商业性协会和半政府机构之间； ? 工会； ? 全国各地的许多社会团体。在国际上，人们把这些非营利组织称为SMERF。 S（Social）――社会； M（Military）――军人； E（Educational）――教育； R（Religious）――宗教 F（Fraternal）――兄弟会。 SMERF群体有3个明显的特点： ? 价格敏感性强； ? 喜欢淡季开会； ? 经常使用非专业性的会议策划者，而且每 年更换。二、会议组织机构会议组织委员会――是一个专门的组织来负责 会议的组织和服务工作。会议组织委员会在大多数情况下都是临时 性机构，但也有常设的，这主要取决于会议的 主办单位和会议周期。会议组织委员会的主要任务是：? 会议组织工作 包括收集会议信息，确定会议目标，制 定会议计划，进行会议预算，确定会议模式 和会议议程，选择会议地址，安排会议演讲 者，进行会议的宣传和分类等内容。? 会议服务工作 包括会议活动安排，会议客房安排、会 场布置、会议餐饮服务、会议设备安排、会 议的入场服务、会议展览服务，会议交通服 务以及会议结账服务等。会议组织委员会的机构： ? 会议秘书机构 ? 会议宣传公关机构 ? 会议文书机构 ? 会议保卫机构 ? 会议后勤机构以上机构可根据会议规模的大小进行调整。会议组织委员会成员构成：? 会议策划人员 ? 会议管理人员 ? 会议服务人员会议组织委员会因会议种类和结构的不同 其职员安排也不同。一般来说会议组织机构中 会议的职员要根据工作内容来安排，一般要考 虑到会议的大小、会议目标及整个会议活动的 安排。三、会议组织者的主要责任会议组织者的主要责任 选择会议地点（城市） 76%选择会议饭店和其他设施安排会议日程 制定会议预算/支出 决定工作场所外会/奖活动76%62% 58% 57%确定会议目标57%资料来源：《1995年亚太会议市场报告》在这些主要责任中，最重要的就是负责选 择会议活动的地点、饭店或设施及制定预算。 1、选择会议地点 在会议组织者选择会议地点时，成本是肯 定要考虑的要素，到目的地的交通便利程度、 饭店和其他设施情况等也十分重要。当然，价 格并不是惟一重要的，也不是衡量会议目的地 是否恰当的惟一尺度。选择会议目的地时需考虑的要素总成本（包括酒店、餐饮等） 94%目的地便利的交通 接待会议的饭店和设施 会议代表距目的地的距离/旅行时间 交通费用 气候 观光及其他活动 会议目的地的形象 娱乐健身设施（高尔夫、网球、游泳池等）资料来源：《1995年亚太会议市场报告》93% 93% 90% 88% 75% 65% 65% 55%香港理工大学酒店及旅游业管理学院田桂 程教授在2003年上海旅委举办的会展研习班上， 将会议目的地选择标准又归纳为： （1）普遍的看法和信誉； （2）出发点的地理关系； （3）航班服务和机票价格； （4）整体旅游成本和当地的花费； （5）住宿和设备； （6）安全和保安； （7）政治和经济的稳定； （8）卫生标准。2、选择会议饭店和设施选择接待会议的饭店和设施也是一个重要 的因素，所以会议组织者在作最后决定之前通 常要四处考察。《会议杂志》亚太版在读者中进行的调查 表明，46%的调查反馈者说在会议前他们要平均 考察3―4家饭店；17%考察1―2家；16%考察 5―6家；只有6%忙碌穿梭饭店之间，参观6―7 家饭店；而15%的人根本不考察。影响选择饭店和其他会议设施的要素选择饭店时考虑的要素 会议支援服务和设施 会议厅/室数量、面积、质量 食品、饮料和房价商洽 餐饮服务质量 指派专人负责会务 快速办理抵离店手续 快速办理结账手续 商务中心 酒店/设施的信誉 便利的机场路交通 非常重要% 重要% 不重要% 72 71 60 59 49 48 15 42 41 41 21 24 32 35 34 38 39 39 48 39 4 3 5 3 13 11 12 14 8 16经验丰富的技术人员294711客房数量、面积和质量 展览面积 会议特殊服务、会前注册、特殊教练 邻近商场、餐馆和娱乐设施 酒店网球、游泳等设施 酒店自设高尔夫球场32 25 2 19 13 354 33 44 49 44 2711 36 29 28 38 65资料来源：《1995年亚太会议市场报告》3、制定会议预算 会议预算一般由会议组织者的财力和实力、 会议的规模和档次、活动的内容、离目的地的 远近、设施和服务的规模等因素来决定。在会议的预算中，主要费用是用在饭店的 支出上，几乎达总预算的1/3，25%花在机票上， 再加上地面交通费占6%，餐饮费用为19%。除 此以外，会议组织者认为会议支援服务和齐全 的设施设备非常重要。9%的预算要花在主讲人 的出场费、招待费和视听设备费用上，最后的 9%预算可分配使用到其他方面。但这种预算使用分配并不是固定不变的，具 体制定预算和分配使用经费上还要根据会议规模、 档次、饭店目的地和会议活动内容等具体情况灵 活地合理调节。 除上述重要责任外，会议组织者的其他责任 还包括安排日程，制定目标，拟好包括邀请信、 会议决议在内的各种文件，落实出席对象等等。四、PCO和DMC1、PCOPCO――Professional Conference Organizer， 即专业会议组织者，主要是指为筹办会议、展 览及有关活动提供专业服务的公司，或从事相 关工作的个人。专业会议组织者应能为会议提供全方面的服务， 包括会议的主要会务工作、会议附设展览、筹 集资金和安排宾馆、餐饮和旅游等。PCO的工作：? 会议的促销宣传、新闻报道工作； ? 各种印刷品的制作安排； ? 会议地点和会议场所的选择 ? 会议住宿（宾馆）的安排； ? 会议餐饮的安排； ? 会议预先注册和现场注册工作； ? 会议财务管理工作，包括会议预算、会议资 金筹措、会议成本控制、会议现金管理等； ? 会议临时员工的招聘和培训、管理工作；? 会议翻译（口译和笔译）人员的安排； ? 会议技术设备和人员的安排； ? 会议社会活动、学术访问活动的安排； ? 会议旅行、游览等活动的安排； ? 会议附设展览活动的安排（包括国际会议国 外参展商的展品报关等）； ? 帮助有关机构进行国际会议的申报、申办； ? 与海关协调参加国际会议的国外代表入境签 证事宜； ? 协调、处理与当地政府机构包括公安、消防 和海关等部门的关系。PCO的收费方式 PCO帮助安排、组织会议是一种商业行为， 目的是为了获取收入。PCO的收费方式有以下几 种：? 包价式 帮助组织、运作、管理好一个会议一次性总 共收取一笔费用（比如50,000元），不管与会者 人数的多少。? 基本费＋与会者人头费 除了收取一笔基本费用（比如30,000元，一般 比包价式低）外，再根据与会者人数每个人提取 一定的费用（比如20元/人）。? 与会者人头费 完全根据与会者人数的多少每个人提取一定 的费用（比如50元/人，一般比第2种收费方式中 的人头费要多），不再收取基本费。? 按小时收费 完全按照为社团组织或企业安排、组织会议 的工作时间来收费（比如100元/小时），不管与 会者的多少，也不再收取基本费。IAPCO――国际会议组织者协会 随着国际会议举办形式及议程安排复杂性的 逐渐提高，具有“专业分工、集中管理”功能的 PCO备受重视。为了规范各国PCO的行为，1968 年，成立了IAPCO，这是一个非营利性的国际会 议组织者专业协会，其成员遍布全世界。IAPCO致力于通过继续教育和与其他专业协 会的交流来提高其成员的服务标准，每年1月， 协会都要举办为期一周的专业培训。2、DMC DMC――Destination Management Company， 即目的地管理公司，主要在举办城市提供会议 服务。这类公司的服务项目包括订房、预订餐 厅、安排机场接送车辆、娱乐项目、技术服务 （电视会议、视听演示等等）以及会议代表及 配偶的特别活动。 许多目的地管理公司的活动属于“幕后操 作”，即协助会议策划者从事细节性工作。这 类公司熟悉举办城市，可以提供关于目的地的 详细信息，既有供应商信息，又有会议附件活 动的信息（特别观光游览等等）。在国际会展旅游界，DMC不同于传统意义 上的会议公司、旅行社，DMC是将会议展览所 需的资源进行有机整合，为会议展览定制更专业、 更全面的目的地所需的一切服务，弥补了传统的 会议公司、旅行社服务等功能缺陷。它的全方位 服务包括策划组织安排国内外会议、展览、奖励 等旅游，以及其延伸的观光旅游；策划组织安排 国内外专业学术论坛、峰会、培训等活动；其它 特殊服务，如餐饮、宴会、娱乐、旅馆预定、交 通、导游等。PCO和DMC都是会议业发展不可缺少的重 要内容。国际会议的举办通常都是由PCO进行 组织，在选定会议目的地城市之后，将会议的 服务以及会议奖励旅游和主题活动交DMC公司 负责。五、会议审批程序1、会议审批制度 会议审批制度是使办会程序化、规范化的重 要手段。主要是对会议的以下几个主要问题作出规定： ? 限定会议种类； ? 限定参会领导及约请 ? 限定会议次数； 领导参会联系方式； ? 限定会议经费； ? 限定会期； ? 限定会议地点； ? 会务人员； ? 限定会议规模； ? 会议伙食标准； ? 会议住宿标准；2、会议审批主项 ? 审批《会议申报表》 ? 审批《会议经费预算表》 ? 审批参会领导申报时间主办单位 协办单位主办单位领导签字会议名称会 议 申 报 表同类会议当年次数 申报理由 规模（人数） 会期 会议通知发出时间 参会对象 会议地点 申请经费总额 邀请参会领导（职务） 地名： 宾馆名： 星级：办公部门审查意见（签字）批准领导意见（签字）会议经费预算表会议名称 会议主办单位会议主办单位领导签字会议发出通知计划日期 会议规模（人数） 会议申请经费总额 1、住宿标准 2、伙食标准 A类： 日 元/人/日；B类： 元/人/3、会场租金4、会场标语宣传费 5、会议标牌、文件印刷费 6、会议用车费 7、会议娱乐费 8、外请专家费9、摄影、摄像费10、杂费 会议奖励费（出处、数额）集中办会网络审查意见集中办会网络成员签字（章） 办公部门 监察部门财务部门审计部门3、会议审批程序办公部门请 示相关领导 、确定与会 领导 会议主办单 位写具《会 议申报表》 ，填写《会 议经费预算 表》办公部门审 核、签署意 见会议审批 领导签字财 务 部 门拨款办公部门审 核会议经费 预算表第四章 会议的策划一、会议策划的概念与方法二、会议策划的原则与内容三、会议策划书的制订 四、会议策划应注意的问题一、会议策划的概念与方法1、策划的概念 古代策划的含义： 策划一词最早出现在《后汉书? 隗器传》中 “是以功名终申，策画复得”之句。 其中，“画”同“划”，“策画”即“策 划”，意思是计划、打算。 策划一词在古代有谋划、筹划、策划、计划、 计策、对策等意思。现代策划的含义：? 日本策划家和田创认为，策划是通过实践活 动获取最佳效果的智慧，它是一种智慧创造行为。 ? 策划是一种对未来采取的行为做决定的准备 过程。 ? 策划是一种构思或理性思维程序。 ? 《公共管理》一书认为，策划在本质上是较 佳决定手段，也是行动先决条件，它认为，策划 包括确定某机关或事业的目的，以及达到目的的 最佳手段，策划在其运作过程中能影响管理者的 决策、预算等，简而言之，策划就是管理。? 陈放的《策划学》认为，策划是指运用人的 智能，对未来所做的事情进行预测、分析，使之 有效完成。 ? 策划就是策略、谋划，是为达到一定目标， 在调查、分析有关材料的基础上，遵循一定的程 序，对未来某项工作或事件事先进行系统的、全 面的构思、谋划，制定和选择合理可行的执行方 案，并根据目标要求和环境变化对方案进行修改、 调整的一种创造性的社会活动过程。 ? “小鸭”集团策划总监韩志辉认为，策划＝ 充分的信息＋广播的知识＋创造性思维。? 美国哈佛企业管理丛书编纂委员会对策划所下 的定义是比较全面的一种看法。他们认为： 策划是一种程序，在本质上是一种运用脑力 的理性行为。基本上所有的策划都是关于未来的 事物，也就是说，策划是针对未来要发生的事情 做当前的策划。换言之，策划是找出事物因果关 系，衡度未来可采取之途径，作为目前策划之依 据，亦即策划是预先决定做什么、何时做、如何 做、谁来做。策划的步骤是以假定目标为起点， 然后订出策略、政策，以及详细内部作业计划， 以求目标之达成，最后还包括成效之评估及回馈， 而后返回起点，开始策划的第二次循环。策划是 一种连续不断的循环。在综合比较了对策划所作的各个角度的理解 后，我们认为： 策划是一项立足现实、面向未来的活动。它 是策划者依靠自身理性并根据收集到的各种信息 来判断事物变化发展的趋势，全面构思、设计、 选择合理可行的行动方式，以实现特定目标的活 动。策划是一个综合性系统工程，其中目标是策 划的起点，信息是策划的基础和前提，创意是策 划的核心。它作为一种以人类智慧发挥为条件的 高级思维活动，始终与人类社会相伴而行。2、策划的特点 ? 策划是一项具有明确目标性的活动。 ? 策划是具有多重选择的活动。 ? 策划是一项具有风险性的活动。 ? 策划是一项理性的活动。 ? 策划是创意性的活动。2、会议策划的概念会议策划是对会议进行管理和决策的一种 程序，它是一种对会议活动的进程以及会议活 动的总体战略进行前瞻性规划的活动。它是在 会议活动开始的最初阶段就要进行的，有时甚 至要贯穿于会议活动始终的一种优先的、提前 的、指导的活动。3、会议策划的方法 ?头脑风暴法 又称智力激励法，是一种群体策划方法。 它是一种专家会议形式，目的是进行决策预测 和策划方案的设计。这种专家会议是在一种非 常融洽和轻松的气氛下进行的，人们可以畅所 欲言地发表自己的看法。 头脑风暴法的心理基础是一种集体自由联 想而获得创造性设想的方法，它可以创造知识 互补、思维共振、相互激发、开拓思路的条件，头脑风暴法有利于充分发挥个人的想象力， 有利于各种意见、设想的不断提出、修改、补充 和完善，它能在较短的时间内，获取质量较高的 策划方案。其他策划方法：? KJ法? 纸牌法? 策划树法 ……二、会议策划的原则与内容1、会议策划的原则? 目的性原则 ? 可操作性原则? 利益主导原则? 整体规划原则? 周密性原则? 整合原则? 客观现实原则? 规范性原则2、会议策划的内容（1）会议目标和任务的策划会议的目标是会议组织者的期望，而会议 的任务则是在目标统帅下所要完成的具体工作。 换句话说，目标是会议所要完成的具体任务的 总和，而完成任务则是实现会议目标的具体步 骤。 确定会议目标和任务就是要解决为什么开 会这一最基本的问题。只有目标清晰、任务明 确，会议才能发挥应有的功能。会议目标和任务的作用表现为以下几方面：? ? ? ?制约会议的议题和议程； 决定会议的性质； 影响会议的方式； 引导会议的结果；会议目标和任务策划要注意的问题： ? 提出的目标和任务要切实； ? 处理好目标层次之间的关系； ? 处理好总目标与具体目标的关系； ? 处理好主要目标和次要目标的关系。（2）会议议题的策划 策划要求： ? 服务于会议目标和任务 ? 高效 ? 准确 议题的形式： ? 书面形式 ? 议案 ? 议程表 ? 提纲 ? 口头形式（3）会议性质、与会人员、规模与方式的策划 ? 会议性质的策划 会议的性质要根据会议的目标、任务、议 题来确定。 此外，在策划会议性质时还要充分考虑以 下两方面的问题： ? 会议的职权 ? 会议的功能? 与会人员的确定会议的与会人员应当依据会议的目的、性 质、议题以及议事规则来确定。 确定会议与会人员必须注意的问题： ? 合法性 ? 必要性 ? 明确性 ? 代表性? 会议规模的策划会议的规模一是指会议组织存在的时间， 存在的时间越长，规模就越大；二是指会议占 有的空间，包括动用的人和物的总和，动用的 人员和物资越多，规模就越大。一般说来，决 定会议规模的主要因素是动用的人员，其中又 以参加会议的总人数为主要依据。 策划会议的规模必须综合考虑以下几个方 面的因素： ? 场地 ? 效果 ? 效率 ? 成本? 会议方式的策划 确定会议的方式应当综合考虑以下几个方 面的问题： ? 会场的座位格局 ? 会议气氛的渲染手段 ? 会议的技术手段（4）会议时间与地点的策划? 会议时间的策划会议时间的策划涉及到两个方面问题：一 是会议召开的时间；二是会期的长短。 策划会议时间应当把握的几条原则： ? 时机原则 ? 需要原则 ? 成本和效率原则 ? 协调原则 ? 合法合规原则? 会议地点的策划 会议地点的策划包括两方面的含义：一是 选择合适的地方，如国际性会议要考虑选择在 什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择 合适的场馆（包括会场、住宿的宾馆饭店等）。 选择会议地点的意义： ? 产生良好的政治影响和经济效果 ? 突出会议的主题 ? 营造良好的会议气氛策划会议地点应考虑的具体问题： ? 地点? 会议地点与会议举办者及与会者所在地的距离； ? 会议地点与会议前后的旅行有何关系； ? 会议期间，会议地点的气候将怎样。? 历史? 主办者以前是否在这个地点举办过会议； ? 他人以前是否在这个地点举办过会议。? 服务设施? 会议地点是否有汽车租赁服务； ? 会议地点是否有商店。? 公共区域及设施? ? ? ? 是否有足够多的电梯供与会者使用； 会议地点是否设有欢迎与会者的标志； 走廊和公共区域是否干净整洁； 是否有足够多的公共卫生间，这些地方是否干 净且设施齐备。? 费用? 会议地点的收费情况是怎样的； ? 会议地点的收费是否有淡季折扣； ? 会议地点对附加收费有哪些规定。? 景点? 当地的景点是否在会议地点附近； ? 与会者是否会对这些景点感兴趣。? 安全? 会议地点是否设置了可用的火灾警报系统； ? 会议地点是否有一支保安队伍； ? 会议地点距离最近的急救中心有多远。（5）会议名称的策划会议名称策划的基本方法：? 揭示会议主题特征如“国际性金融危机防范对策学术研讨会”，直 接揭示了会议主题是研讨如何防范国际性金融危机。? 揭示会议主办者特征如“中国科学院知识创新试点工作咨询座谈会”， 主办者就是中国科学院。? 揭示会议功能特征如“×××审批大会”、“××产品鉴定会”、 “×× ×表彰大会”、“××总结交流会”等等。? 揭示与会者身份特征如“中国共产党第××次全国代表大会”、 “××届全国人民代表大会第×会议”，这类会议名 称说明与会者的身份是党员代表和人民代表。? 揭示会议出席范围特征如“第四次世界妇女代表大会”、“×× ××国 际学术研讨会”、“全国××工作会议”等等。? 揭示会议时间和届次特征如“2000年××市先进工作表彰大会”这一名称 揭示了年度特征；“第22届万国邮联大会”、“国务 院第8次常务会议”揭示了届次特征。? 揭示会议地点特征如“1999《财富》论坛? 上海”、“上海国际贸易 洽谈会”、“广州商品交易会”等等。? 揭示会议方式特征如“××座谈会”、“××茶话会”、“×× × 电视电话会议”等等。三、会议策划书的制订会议策划最终要通过策划书的形式反映出 来，这就是会议策划书。会议策划书是会议各 项策划目标、意图和实施细则的书面形态。习惯上，人们将策划书又称为“预案”或 “筹备方案”。其实，它们之间是有差别的： 有法定程序的会议，研究探讨的工作性会议一 般用“预案”或“筹备方案”，而需要在某些 方面有所创新的会议则使用“策划书”。1、会议策划书的种类 会议策划书可以分为以下三种： ? 代表会议策划书该类会议参加人数多，时间长，程序严格，针 对不同级别要求不同，方案也较复杂。? 工作会议策划书和代表会议策划书相比，在程序和规格上的要 求低，但在材料的准备工作上突出自己的特点。? 表彰奖励性会议策划书表彰奖励性会议涉及面广，在财务和物资方面 要求高，方案较复杂。2、会议策划书的一般内容 ? 会议的目标、指导思想和会议名称。 ? 会议的议题、议程和日程安排。 ? 准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会 议的人员；会议的规模。 ? 会议的起讫时间、报到时间。? 会场的地址、规格及布置要求。? 拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委 员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹 备组等。? 会议的方式和技术手段。? 会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排， 如参观、游览、娱乐、聚餐等。? 会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写 会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。 ? 会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。? 其他应当说明的事项。会议策划书的具体内容可根据实际情况和需要 在详尽程度上灵活掌握。3、会议策划书的特点? 预测性? 程序性? 请示性4、会议策划书案例联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执委 会第13次会议 暨2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨 会策划书名称： 联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执 委会第13次会议 暨2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研 讨会 宗旨： 加强沟通、增进了解、探讨合作、推动发展 主题： 发展旅游会展，促进亚太合作 日期： - 地点： 上海师范大学（奉新校区）、上海宾馆/静安 宾馆主承办单位：主办单位：联合国亚太经社会/联合国亚太 旅游教育培训机构、上海师范大学旅游学院（ 上海旅游高等专科学校） 承办单位：上海师范大学旅游学院（上海 旅游高等专科学校） 支持单位：中国国家旅游局 上海市世博会事务协调局（等） 协办单位： 《中国展会》杂志社（等） 邀请媒体：上海电视台（等）演讲嘉宾和演讲选题： 演讲嘉宾?国家旅游局领导 ?上海世博局领导 ?上海旅委领导 ?亚太经社会官员 ?美国内华达大学酒店管理学院旅游与会展管理系主 任帕蒂? 肖克博士 ?香港理工大学酒店与旅游管理学院院长田桂成博士 ?上海师范大学旅游学院院长杨卫武教授 ?亚太会展委员会主任（或副主任） ?亚洲会议观光局协会会长（或副会长）演讲选题?中国旅游教育的发展现状和趋势 ?2010上海世博会活动策划原则和亮点 ?世博会与亚太地区旅游的发展 ?亚太旅游培训教育机构及其作用 ?会展管理课程体系的最佳配置 ?国际酒店业管理研究的前沿课题 ?建设旅游会展教育高地、培养现代服务应用人才 ?亚太会展业发展中的问题与对策研究 ?亚洲会展业与旅游业的互动效应会议规模和参加人员范围：开幕式中外嘉宾（15人） UNESCAP官员和工作人员（3人） APETIT执委会委员（14人） APETIT执委会成员陪同、非执委会成员、申请加入 APETIT组织的中外院校代表（预计100人） 国内旅游与会展相关政府部门和专业组织、旅游与 会展企业、旅游与会展院校和培训机构、赞助单位及邀 请媒体（70人）会议组织机构：会议顾问： Kim Hak Su，亚太经社会副秘书长（等） 名誉主任： 周鸿刚，上海师范大学党委书记（等） 主任： 山川龙治，亚太经社会旅游交通处处长（等） 执行副主任： 朱承强，上海旅游高等专科学校副校长 副主任： 高峻，上海旅游高等专科学校副校长（等） 秘书长： 金辉，上海师范大学旅游学院副秘书长： 梁保尔，上海师范大学旅游学院科研办主任 （等） 组委会成员： 边良飞，上海师范大学旅游学院校办主任（等） 组委会工作人员： 席安琪，上海师范大学旅游学院外办（等）会议日程：日 星期日12:00-21:00上师大徐汇校 区学术交流中 心大会接待室徐汇校区外宾 楼中方与会代表签到注册 早到者晚宴18:30-20:30 日 星期一 07:00-08:3008:30-09:00上师大徐汇校 区学术交流中 心咖啡厅 上师大徐汇校 区学术交流中 心会议注册处上师大徐汇校 区学术交流中 心会议厅早餐注册09:00-10:30旅游学科体系研讨会10:30-10:5010:50-12:1512:30-14:00上师大徐汇 校区学术交流 中心会议厅门 厅 上师大徐汇 校区学术交流 中心会议厅 上师大徐汇校 区学术交流中 心宴会厅茶歇旅游学科体系研讨会午餐及午休 申请加入联合国亚太经社会/亚太旅游教育 培训机构组织的中方院校与机构预备会议14:00-15:3015:30-15:50上师大徐汇校 区学术交流中 心会议厅 上师大徐汇 校区学术交流 中心会议厅门 厅上师大徐汇 校区学术交流 中心会议厅茶歇15:50-17:00申请加入联合国亚太经社会/亚太旅游教育 培训机构组织的中方院校与机构预备会议17:15-18:30 19:30-21:30上师大徐汇校 区外宾楼新天地晚餐 各地代表交流、娱乐活动 外宾签到注册 （外宾）早到者晚宴*12:00静安宾馆大会 21:00 注册处 *18:30酒店自助餐厅 21:30 日 星期二 06:30-07:00 静安宾馆咖啡 厅（外宾）早餐07:00-08:3006:30-07:15 07:30-08:30 08:30-09:00 08:30-09:00途中上师大学术交 流中心咖啡厅 途中 大会注册处 迎宾楼（贵宾 厅）上宾――上师大（奉新校区）（中宾）早餐 上师大（徐汇）――上师大（奉新校区） 研讨会注册，各院校展示参观 上海市领导接见出席会议的亚太各国代表09:00-09:30 上师大奉贤校 区图书馆九楼 会议室2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨 会开幕式： 上海市政府领导致贺辞 国家旅游局领导致辞 上海世博会事务协调局领导致辞 上海教育委员会领导致辞 上海市旅游事业管理委员会 上海世博集团有限公司领导致辞 亚太经社会执行秘书长金学洙先生致辞 上海师范大学校长李进致辞并宣布2006’上 海亚太旅游会展教育培训国际研讨会开幕 由本次研讨会组委会主任、上海师范大学旅 游学院院长杨卫武主持会议 专业演讲1：“亚太旅游培训教育机构及其作 用” 演讲嘉宾：亚太经社会官员 专业演讲2：“中国旅游教育的发展现状和趋 势” 演讲嘉宾：国家旅游局领导 提问09:30-09:5009:50-10:10 10:10-10:2010:20-10:40上师大奉贤校 区图书馆九楼 会议室门厅茶歇10:40-11:00专业演讲3：“亚太会展业发展中的问题与对 策研究” 演讲嘉宾：亚太会展委员会主任（或副主任）11:00-11:2011:20-11:40上师大奉贤校区 专业演讲4：“2010上海世博会活动策划原则 和亮点” 图书馆九楼 会议室 演讲嘉宾：上海世博会事务协调局领导 专业演讲5：“会展管理课程体系的最佳配置” 演讲嘉宾：帕蒂? 肖克博士，美国内华达大学 酒店管理学院旅游与会展管理系主任 专业演讲6：“国际酒店业管理研究的前沿课 题” 演讲嘉宾：田桂成博士，香港理工大学酒店 与旅游管理学院院长 就四位发言进行讨论和提问 迎宾楼餐厅 午餐+休息11:40-12:0012:00-12:20 12:30-13:3013:30-14:00 14:00-14:20奉新校区参观 专业演讲7：“世博会与亚太地区旅游的发展” 演讲嘉宾：上海旅游事业管理委员会领导 专业演讲8：“亚洲会展业与旅游业的互动效 应” 演讲嘉宾：亚洲会议观光局协会会长（或副 会长）14:20-14:40上师大奉贤校 区图书馆九楼 会议室 14:40-15:00专业演讲9：“建设旅游会展教育高地、培养 现代服务应用人才” 演讲嘉宾：杨卫武教授，上海旅游高等专科 学校校长、上海师范大学旅游学院院长提问15:00-15:15 15:15-15:35 上师大奉贤校 区图书馆九楼 会议室门厅 上师大奉贤校 区迎宾楼会议 室茶歇 分组讨论（初分旅游管理、会展管理、饭 店管理）15:35-17:0017:00-19:00途中 上海宾馆 大上海礼堂 途中 静安宾馆奉新校区――上海宾馆19:00-20:3020:30-21:30 21:40-22:10 21:30以后 日 星期三 07:30-08:30 08:30-09:00晚餐“友谊合作，欢乐今宵”欢迎晚宴文艺演出 中宾回上海师大 外宾休息静安宾馆 咖啡厅 静安宾馆 会议厅注册处 会议注册早餐亚太经社会交通旅游部旅游处处长山川先生 宣布亚太旅游教育培训机构执委会第13次会 议开幕 静安宾馆会议 厅 上海旅游高等专科学校校长/上海师范大学旅 游学院院长杨卫武先生致欢迎辞 选举会议执行官员09:00-10:30通过会议议程审核联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机 构七大重点活动开展情况 亚太旅游教育培训机构执委会成员在重点活 动中所起的作用 10:30-10:50 静安宾馆 会议厅门厅 静安宾馆 会议厅 静安宾馆餐厅 静安宾馆 会议厅 静安宾馆 会议厅门厅 茶歇 讨论执委会成员选举标准 讨论***项目 用餐＋午休 讨论工作计划预案10:50-12:15 12:30-14:0014:00-15:30 15:30-15:50茶歇审批新成员加入申请 15:50-17:00 静安宾馆 会议厅 静安宾馆大堂 浦江游轮确定下几届执委会会议和全体代表大会的 时间、场地 其他有关议题休息准备，赴浦江夜游 浦江夜游及晚宴17:00-17:30 18:30-21:00 日 星期四 07:00-08:00 08:00-09:00静安宾馆 咖啡厅 途中 上海城市规划 展示馆早餐 酒店――上海城市规划馆 技术考察参观 技术考察参观 上海博物馆――小南国09:00-10:00 10:15-11:3011:30-12:00上海博物馆途中 小南国饭店12:00-13:00午餐13:00-13:30 13:30-14:3015:00-15:40 15:40-16:40 17:00-18:40途中 上海科技馆金茂大厦 途中 静安宾馆 会议厅 方案一：（天 气好） 静安宾馆大草 坪赶赴上海科技馆 技术考察参观 技术考察参观 回上海宾馆 第十三次执委会会议总结报告讨论19:00-21:00方案二：（下 雨天） 上海宾馆/静 安宾馆某宴会 厅欢送晚宴联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执委 会第13次会议议程：1、宣布会议开幕 2、上海旅游高等专科学校校长/上海师范大学旅游学院院长杨卫武 先生致欢迎辞 3、选举大会执行官员 4、通过会议议程 5、审核联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构七大重点活动开 展情况 6、亚太旅游教育培训机构执委会成员在重点活动中所起的作用 7、审核联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构*****项目 8、讨论工作计划预案 9、接纳新入会成员 10、确定下几届执委会及全体大会召开时间与地点 11、其它 12、通过会议报告注册登记：参会人员信息：姓名：性别：男□单位名称： 邮寄地址： 电子邮件：女□教师□ 行业人员□ 其他□城市： 电话： 邮政编码： 传真： 参加国际研讨会的中方单位 （16th）□与会类型参加我校学科体系会议及国 际研讨会并申请加入联合国 亚太经社会/亚太旅游教育 培训机构的中方单位 （15th-18th）□所有参加联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执委会第13次会议暨 2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会及我校学科体系会议的参会 者或只参加2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会的参会者均需注 册。 参会人员需支付注册费用，费用包括：会议、会议资料、茶歇、午餐、晚 餐和会议活动费用及交通费用等。注册费用以及付款方法如下：分类 注册费日前 日前 日后参加我校学科体系会 议及国际研讨会并申 请加入联合国亚太经 社会/亚太旅游教育培 训机构的中方单位 （15th-18th）只参加国际研讨会的 中方单位（16th）RMB1580RMB1780RMB1980RMB480RMB580RMB6801、取消注册的赔偿方法：在日前取消注册的，退还人民币 250元；3月28日后取消注册的，将不退还注册费用。 2、付款方式：注册费用接受银行电汇、邮局汇款。 3、开户银行： 帐号： 开户银行地址：欲申请加入联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训 机构的中方单位与参会人员联系方式： 请将完成的会议注册表发回至以下联系人： 周小姐/白小姐/金小姐 联合国亚太经社会/亚太旅游教育培训机构执委会 第13次会议暨2006’上海亚太旅游会展教育培训国 际研讨会组委会 Tel:021- Fax:021- Mobile:
Email: micedept@论文征集：? 旅游业持续发展 ? 旅游业危机管理 ? 会展学科体系研究 ? 奖励旅游策划与管理 ? 亚太区域合作与旅游发 展趋势 ? 会展企业经营管理研究 ? 发展中国家与地区会展 业发展经验 ? 世博会与亚太旅游业发 展 ? 旅游业与会展业资格认 证的研究 ? 旅游业发展与环境保护 ? 休闲产业研究 ? 旅游和会展人才的培养 模式研究 ? 科技发展对21世纪旅游 发展的影响 ? 21世纪亚太经济发展和 亚太旅游会展发展趋势研 究 ? 亚太地区旅游会展院校 合作与交流的探讨征稿要求：? 稿件篇幅控制在字以内，摘要为中英文 两份； ? 稿件及摘要以电子文本两种形式发出。电子信箱： lykx@ ? 邮寄地址：上海市桂林路100号上海师范大学旅游 学院211室《旅游科学》编辑部，请注明国亚太经社会 /亚太旅游教育培训机构执委会第13次会议暨2006’上 海亚太旅游会展教育培训国际研讨会征稿，邮编： 200234 ? 联系人：车婷婷小姐，梁保尔先生 ? 征稿截止日期：日 ? 入选稿件作者，原则上应为会议出席者 ? 经评审被录用稿件，会后将在《旅游科学》专刊上 发表附件： 会议活动方案（省略） 会议预算表（省略）四、会议策划应注意的问题? 会议事前信息的收集及策划人员的选择。? 明确开会的目的与必要性。? 合适的与会者的选择。? 会议日程的安排要秉承全面、具体、轻松、紧 凑的要求。 ? 会议的营销与宣传。 ? 会议策划中突发事件与风险的策划与管理。另外，在策划会议时还应遵循以下几个原则：? 及早动手 ? 全面考虑 ? 订出落实的时间表 ? 借助他山之石第五章 会议策划方案的实施要点一、会议工作的内容及流程 二、会议工作范围三、会议工作分工一、会议工作的内容及流程一般的会议工作内容和流程分成三个阶段：? 会前准备阶段? 会议实施阶段? 评估总结阶段? 会前准备阶段会前准备即对会议的事前计划，它是为了达 到会议目标而对各种工作任务所作出的系统安排。一般包括以下内容： ? 会议策划 ? 会议选址 ? 制定营销方案 ? 制定预算? 会议策划1、策划委员会策划委员会工作包括：? 制定目标? 确定人选? 具体运作2、会议策划方案 策划方案的内容主要包括： ? 谁（Who） 谁被邀请？实际有多少人会出席？? 什么（What） 会议形式是什么？会议的形式可以影响预 算。? 何时（When） 有效的组织会议需要充分的时间，必须考 虑到财政年度、节假日和其他时间冲突等因素。? 何地（Where） 会议将在哪里举行？ ? 为何（Why） 会议需要有一个明确的目标，如讨论、 发展、互通信息等。 ? 如何（How） 指具体的会议形式，如是否需要单间讨 论室、展览空间、餐饮服务或IT设备等。? 会议选址1、会议选址的类型? 酒店 ? 疗养地? 会议中心? 大学? 主题公园? 公共建筑? 轮船? 公司内部的会议地 点2、会议地点的选择 一般可以从以下几个方面加以考虑： ? 距离和交通情况 ? 举办会议的历史 ? 住宿 ? 费用 ? 安全 ?会议地点的服务设施 ? 会议地点附近的景点? 制定营销方案 制定营销方案需要考虑的因素如下： ? 受众是否对主体受众有明确定义；希望从受众那 里得到什么；目标受众的预期是怎样的。? 宣传材料宣传材料应采用什么风格；宣传材料是否明 确指出了会议的题目；宣传材料应强调会议的哪 些好处；宣传材料应包括哪些有关会议策划的信 息；宣传材料是否要包括一个注册表格；宣传材 料是否要包括旅行和到达会议城市后的相关信息；宣传材料应针对费用问题提供什么信息；制作宣传 材料是否要有专业人士参与；宣传材料中是否包括 照片；关于发言人的信息是否能激起人们的兴趣； 得到宣传材料的人是否知道如何反馈；宣传材料能 否吸引人们进行反馈；得到宣传材料的人是否能从 联系人那里得到更多信息；宣传材料是否应包括一 些推荐信息。? 邮寄计划邮寄多少材料；邮寄名单是怎样的；什么 时候进行邮寄；当地的邮局规定是什么；参展商需 要邮寄哪些材料；是否考虑了邮寄成本和反馈率； 应该单独邮寄每一份材料，还是将几份材料一起打 包邮寄，等等。? 广告 是否要使用专业的广告代理；应该在哪些 刊物上做广告；除了印刷品广告之外，还有哪 些广告形式。 ? 制定预算 第一步是确认此次会议是盈利，还是保证 收支平衡。 然后是理清费用。费用包括两类，即固定 费用和可变费用。 具体内容将会在第十一章中讲述。? 会议实施阶段实施会议一般包括以下步骤：? 编制会场手册? 设立信息中心? 建立指导委员会? 促进会议日常交流? 评估总结阶段 这一阶段的工作包括：会议总结与评估、 客户回访和召开总结表彰会。 ? 会议总结与评估? 从筹备到会议结束的各项工作总结； ? 效益分析和成本核算； ? 本项目市场调查，如本次会议在市场同类项 目中所占的市场份额、优劣是比较、竞争情况等。? 客户回访 ? 召开总结表彰会二、会议工作范围从狭义的角度来看，会议工作范围大致包括 以下项目： 1、提供信息和建议，为会议领导者确定会议目 标和议题起参谋作用。 2、根据会议领导者确定的议题、时间和形式， 制定会议的议程、日程以及程序的草案，呈请领 导审批。 3、根据会议领导的要求拟写会议的报告、讲话、 最后文件的草案，审查与会单位和与会人员提交 的会议发言材料。4、根据会议的要求安排会议场地并布置会场。 5、做好会议活动的接待工作。 6、做好会议的各项纪录。 7、做好会议对内和对外的宣传联络工作。 8、做好会议精神的传达和反馈工作。 9、处理好代表的提案。 10、总结会议工作的经验教训。 11、收集会议文件，做好立卷归档工作。 12、注意搞好会议活动的综合协调，及时处理好 各种突发性事件，保证会议顺利进行和圆满结束。从广义的角度来看，会议工作的范围还要大 得多，这里只做有限的展开： 1、关于会议产品要素的工作。主要包括会议主题与议题的最初拟定，比较筛 选和最终确定；在会议场地和会议室的选择与布置 上所做的大量调查研究和实验实践工作；会议发言 人的选择和会前演练准备；会议通知的拟定、印发、 传达；日常事务的时间安排；会议临时附加活动； 住宿、餐饮、旅游、交通运输、娱乐、购物、人员 公关交际、学术讨论与调查研究等社会活动。2、会议的申办与竞标活动。3、会议的现场事务管理。包括会议论文筹集、现场注册（siteregistration）、预先注册（pre-registration）和会议各 项社会社交活动、专业专题活动的管理与安排。4、会议的财务管理。5、会议附设展览的运作。主要要做的工作有：酝酿报批、前期准备、市场 宣传、会前运作、运输物流、场地租赁、展商联系、 站台搭建、现场管理、闭幕撤展和收尾后续。6、会议评估与会后工作。三、会议工作分工会议工作按照会议筹办机构内部的设置及 会议的实际需要进行明确的分工协作，这主要 通过设立若干不同种类的工作小组来实现。以 大中型会议为例，可以设立以下工作小组： 1、文件组 2、组织组 3、联络组 4、提案组 5、宣传组 6、简报组 7、会务组 8、保卫组第六章 会议的时间节点控制一、会议议程二、会议日程三、会议程序 四、有效控制会议进程一、会议议程1、会议议程的含义 会议议程，是会议所要通过文件、解决问 题的概略安排。它所涵盖的除了足以实现会议 目标的各种议案，如主题规则等之外，还包括 与会者姓名、会议时间及会议地点等项目。 会议议程是会议最为重要的文件之一。2、会议议程的作用 ? 使与会者很好地理解会议的目的； ? 规范会议的内容； ? 约束沟通的次序与沟通的节奏。3、会议议程确定原则? 要按照议题的轻重缓急编排会议议程；? 每一个议题应预估所需的时间并明确地标示 出来；? 事先通知与会者，以使其做好准备。4、安排议程的顺序? 先主后次 如果次要的议题数量较多且需要花较多的 时间讨论研究，或会议时间有限，可采取这种 方法，以保证开会时与会者头脑清醒，精力充 沛，同时也确保有足够的时间研究主要议题。 ? 先次后主； 如果次要的议题数量较少，而研究主要议 题可能要花较多的时间，可采取这种方法。5、会议日程实例：第九届全国人民代表大会第一次会议议程 （日第九届全国人民代表大会第一次会 议预备会议通过） 一、听取和审议国务院总理李鹏关于政府工作的 报告 二、听取和审议国际计划委员会主任陈锦华关于 1997年国民经济和社会发展计划执行情况与1998年 国民经济和社会发展计划草案的报告 …… 九、选举第九届全国人民代表大会常务委员会委员 长、副委员长、秘书长、委员 十、选举中华人民共和国主席、副主席 ……二、会议日程1、会议日程的含义会议的日程是把会议议程规定的各项活动 按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会 议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的 辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。2、会议日程的作用日程是表明会议发展的进程，同时也是对 完成各项议程需要时间的预测和必要的限制， 以提高会议的效率。 会议日程也是会议组织者对会议实施组织、 与会者参加会议和人们了解会议情况的重要依 据。3、会议日程安排要求会期满一天的会议都应当安排会议日程。 日程不仅要将全部议程加以细化，而且还要反 映会议过程中其他的辅助活动。会议日程的安 排既要贯彻精简、高效的原则，又要科学、合 理，做到紧中有松，劳逸结合，符合人体生理 和心理活动的规律，以提高会议活动的质量。4、会议日程编排要点? 编排会议的日程要充分考虑会期、会议议程 以及拟采用的选举方式等情况。? 要根据议程的具体内容、要求，合理编排日 程。 ? 会议日程的编制要明确具体，使人一目了然。5、会议日程实例： APEC2001年CEO峰会日程10月18日： 1、开幕式。 2、中国专题会议。 以加入WTO为标志，中国将全面融入世界经济。中 国经济在21世纪将如何发展？如何才能取得可持续 发展？中国的“十五”计划和西部开发计划将给国 际商界带来何种机会？ 午宴 3、新世纪香港的发展战略。 4、新世纪中的澳门。 5、主题报告：新经济与全球化对亚太地区的机遇与 挑战。10月19日： 6、21世纪的增长行业。 7、全球经济中企业的责任。 8、全球化的双刃剑：怎样取得效率与公平的平衡 ？ 午餐会 9、亚太地区的未来趋势和问题：对商界的战略影 响。 10、在知识经济时代竞争，需要具备哪些条件？ 11、管理变化，培育创新。 12、俄罗斯在亚太地区的作用与责任。 （下略）三、会议程序1、会议程序的含义 所谓会议程序，就是指在一次具体的会议 中按照时间先后排列的详细的活动步骤。 会议程序可以让与会者了解每次具体的会 议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持 人掌握会议的操作依据。2、会议程序实例： 亚太城市信息化高级论坛――香港日 会议程序时间：日 地点：上海国际会议中心七楼 主题：“香港：亚洲无线通讯枢纽” 主办：中华人民共和国香港特别行政区资讯科技及 广播局、香港贸易发展局 08:45―09:15 登记入座 09:15 会议开始 09:20―09:50 致开幕辞 香港特别行政区政府资讯科技及广播 局局长尤曾家丽女士 上海市副市长周禹鹏先生09:50―10:05 主题演讲 香港贸易发展局副总裁黎黄霭玲女士 “信息：香港经济致胜之钥” …… 17:00 会议结束3、会议议程、日程和程序的联系与区别会议议程、会议日程和会议程序都是关于 会议活动先后顺序的安排。 它们之间的区别在于：会议议程是整个会议活动顺序的总体安排， 但不包括会议期间的辅助活动，其特点是概括、 明了，一旦确定，不得任意改动，凡有2项以上 议题的会议，都应当事先制定议程；会议日程是将各项会议活动（包括辅助活 动）落实到单位时间，凡会期满一天的会议都 应当制定会议日程，以便与会者和会议工作人 员了解会议的具体进程；会议程序则是一次具体会议活动的详细顺 序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可 供会议主持人直接操作。 规模较大、活动较多、会期较长的会议， 往往同时制定会议的议程、日程和程序，以适 应不同的需要。会期较短、议题较少，并且较 为灵活的会议只需制定一份会议议程即可。四、有效控制会议进程控制会议进程的方法 1、为会议规定节奏 在每次会议之前，根据会议议题，作出会议 的进程计划表，对讨论每个议题所占用的时间作 出计划和规定，这样便可以使会议表现出一种比 较合理的节奏。 2、为会议创造节奏 在会议中，主持人要以敏捷的思维，言简意 赅的发言，为会议创造一种快速和适度紧张的节 奏，不容许会议有任何拖沓和离题的时间。3、灵活和合理地调整会议节奏 会议主持人要对会议的进行作出一些随机的 调整。如立即结束已有结果的讨论，而不管是否 已到所计划的对该问题讨论结束的时间；当讨论 出现一些有价值的意见时，亦可对原有计划做适 当的“有计划的拖延”，以使会议取得更大的成 果。 4、控制发言时间 有太多的“饶舌者”可能会使讨论超过预定 时间。这些人话虽多，内容却可能无关紧要或无 重点。主持人应在请其发言时，要求尽可能简短 扼要。发言者如重复已经说过的话，主持人适当 提醒或制止，因为时间控制不当，会降低会议效 率。5、尽量减少与议题无关的争辩与讨论 会议中与议题无关的讨论不仅会浪费会议的 时间，还会降低会议的质量。因此，要保证会议 有效进行，减少离题的争辩与发言是必需的。6、可以采取有声互动法和无声互动法控制会议 进程 1）有声互动法 某些暗示性的话语或声调，可以鼓励发言者 继续发言或暗示其该闭嘴了。如面带微笑地说： “嗯”、“对！”、“不错！继续讲”都是对发 言者的正面回应。相反，如果面无表情地摇头， 或者说：“哦！是这样吗？”就暗示发言者应该 停下来，思考一下其论点。2）无声互动法 主要包括：点头、转移视线、微笑、以目 光暗示“继续讲”或“该闭嘴了”。其他肢体 动作有：以手敲桌，暗示“说得好！”或“然 后呢？”而改变坐姿或跷脚则可用以暗示“快 失去耐心了”以及感到挫折。适度地运用无声 暗示法，对会议控制有显著的功效。第七章 会议的文秘服务一、会议文秘服务内容二、拟发会议通知 三、邀请演讲者 四、会议主题活动策划与安排五、会前会和会后会一、会议文秘服务内容1、会议文秘服务的特点：? 服务性? 被动性? 事务性? 综合性? 时间性2、会议文秘服务的工作内容：?确认日期、时间、地点?确认与会人数?发送会议通知?设备准备和调试?会场布置?接待与会者二、拟发会议通知1、会议通知的作用：? 传递会议信息 会议通知可以传递有关会议的内容、性质、 方式、时间、地点等基本信息，以便与会者做 好充分的准备，按时赴会。? 收集信息 收集与会者提出的议题、对会议议程的意 见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上 进行交流的文件。? 反馈信息 向会议组织者反馈与会者的有关信息，如 姓名、职务、人数等，为会议的接待工作做准 备。 ? 履行相关义务 在一些法定性会议中，正式成员具有出席 会议的法定权利，向他们发出会议通知是会务 工作机构的法定义务，同时也是对与会者权利 的尊重。2、会议通知的种类：（1）按通知的形式分? 口头通知? 书面通知（2）按通知的性质分? 会议预告通知? 正式通知（3）按通知的名称分 ? 会议通知 用于研究工作、进行决策的会议，发送对 象是会议的当然成员和法定成员、本机关或本 单位内部的工作人员、下级机关或所属单位、 受本机关或本单位职权所制约的单位。 ? 邀请信（函、书） 一般用于横向性的会议，具有礼节性，发 送对象是不受本机关职权所制约的单位以及个 人，如召开学术性会议或者技术鉴定会，以发 邀请信为宜。? 请柬 主要用于举行仪式类活动，如开幕式、竣工 仪式、签字仪式等等。发送对象一般都是上级领 导、社会人士、兄弟单位等，多使用书面语，语 言恭敬儒雅。 ? 海报 是一种公开性的会议通知形式，通常采用招 贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告 会。 ? 公告 是一种专门用于股份公司召开股东大会时， 通过登报发出的会议通知。3、会议通知的内容：? 会议名称? 主办者? 会议内容? 参加对象? 会议时间? 会议地点? 其他事项 如参加会议的费用、报名的方式和截止 日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭 证以及组织者认为必须说明的事项。? 联络信息 如主办单位或会议筹备机构的地址、邮 编、银行帐号、电话和传真号码、网址、联 系人姓名等等。4、会议通知的形式 ? 口头通知 ? 电话（传真）通知 ? 书面通知 ? 电子邮件三、邀请演讲者邀请谁？ 主要取决于会议的目的和性质。 演讲主题？ 或者是会议组织者提供，或者是演讲者自 选。 演讲者的时间安排？ 是否冲突？ 是否同意录音？是否需要特殊的设备？最终确认四、会议主题活动策划与安排会议主题活动的策划是会议策划的重要组成 部分，也是体现会议举办多元化、产业化的重要 手段与途径之一。主题活动的作用? 调整会议节奏? 吸引与会者? 体现会议主题常见的会议主题活动类型 ? 交谊会 是专门设计来促进人们之间交流的活动， 彼此并不相识的陌生人可以借此机会一起交谈， 帮助与会者立刻进入会议的状态，并使他们感 到舒适。如果进行顺利，交谊会可以为会议制 造一个热烈融洽的气氛。? 旅游、参观 目的是让与会者在会议期间得到放松和休 闲，并增进与会者之间的个人交流。? 文化活动 包括观看戏剧、芭蕾舞演出、音乐会、歌 剧、体育赛事，以及参观博物馆和展览等。? 针对特殊兴趣与会者安排的活动会议主题活动的组织安排? 谁来负责组织安排主题活动? 是否要将主题活动的组织外包给专业公司? 会议地点有哪些活动设施? 是否需要预先订票? 经费预算问题五、会前会和会后会1、会前会 会前会是指在正式会议召开之前召开的会议。目的： ? 鼓舞士气、培养集体精神和合作精神； ? 布置工作、明确任务； ? 检查工作、发现问题； ? 互通情况、相互学习等。会前会一般分为筹备会、检查会、动员会等。 ? 筹备会 目的是介绍情况、布置工作、明确责任，为 如何开展会议工作提出指导性意见，激发员工的 工作热情，指导员工按时按质完成筹备工作，并 让员工培养集体感和协作观念。 ? 检查会 在正式会议开幕前1~2个星期召开。目的是 检查工作，包括：会场布置、会场设施安装、用 品准备等工作的安排；与会人员行程、住宿、膳 食等安排等；检查服务人员是否合适等。? 动员会 是正式会议开幕前的动员会议。一般安排在 开幕前一天召开。主要内容是：强调会议目的； 介绍会场分布情况；要求工作人员和服务人员做 好会议工作等。2、会后会 指的