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某公司办公用品配备与管理标准
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某公司办公用品配备与管理标准
官方公共微信低值易耗品及办公用品管理规定3篇
低值易耗品及办公用品管理规定3篇
学习啦【规章制度】 编辑：春娜
　　为规范办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约、物尽其用，杜绝铺张浪费、管好用好，特制定低值易耗品及办公用品管理规定，欢迎参阅。
　　低值易耗品及办公用品管理规定1
　　第一章总则
　　第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。
　　第二条本规定中的办公用品包括：
　　公司给员工个人配置的通讯工具(手机、BP机)、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办具。
　　公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。
　　公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。
　　公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。
　　第二章个人办公用品的管理
　　第三条公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。
　　第四条员工日常办公用品的领用：
　　公司员工领用办公用品须至行政部填写&办公用品领用登记&。
　　公司员工应当自觉爱护公司财产;节约使用办公用品。
　　第三章部门办公用品的管理
　　第五条除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。
　　第六条部门申请购买办公用品的程序：
　　第一步：部门经理填写《办公用品申请表》;
　　第二步：交于公司行政部(则交于分公司行政，由其统一传真至上海行政部);
　　第三步：上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长;
　　第四步：董事长签核;
　　第五步：上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理(分公司则反馈
　　给分公司行政)。
　　第七条部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，则部门经理须至行政部变更记录。
　　第四章公共办公用品的管理
　　第八条公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。
　　第九条公司所有员工应当爱护公共办公用品，打英复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。
　　第十条员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。
　　第五章附则
　　第十一条公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。
　　第十二条本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。
　　低值易耗品及办公用品管理规定2
　　(一)、提倡无纸化办公，充分利用网络的功能，各类、、、信息简报等不涉密文件尽量通过网络发布。
　　(二)、所有打印纸、复印纸必须双面使用，节约使用打印纸、稿纸，分行办公室将严格控制打印复印纸的发放领用，落实专人定时领用制度。
　　(三)、严格按发文数量印制文件;减少复印，能传阅的文件尽量传阅。
　　(四)、各支行各部门制作宣传用品预算超过300元需提请办公室审批。
　　(五)、分行在年底将对各支行、各部门办公用品及耗材领用情况进行统计，对办公耗材节约、用量较上一年明显减少的部门进行奖励。
　　低值易耗品及办公用品管理规定3
　　为规范机关办公用品的采购、保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约、物尽其用，杜绝铺张浪费、管好用好物品，特制定本制度。
　　一、每月十日前，各部室负责人将该部室所需的办公用品制定计划提交综合管理部，由综合管理部打出清单，经同意后，统一购买。除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经分管行长批准后方可购买。购买办公用品，均需二人以上同去购置。
　　二、采购工作要科学、合理、增强透明度，采购前，应做好，掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件，货比三家，讲价压价，努力达到货真价实、物美价廉。
　　三、购回的物品，应先交保管人凭证验收，购买人和验收人均须在发票上签字后，交总行领导审批报销。
　　四、办公用品均应逐件造册登记，做到物帐相符。
　　五、办公用品均须妥善保管，不得因保管、使用不当造成损失，凡因保管、使用不当造成损失的，保管、使用者酌情赔偿，因公调动必须移交。
　　六、办公用品领取须由保管者进行登记、发放。
　　七、总行所有公物均系行内人员学习、工作之用，不得据为己有。保证工作需要，切实做到厉行节约，少花钱，多办事，办实事。
　　综合管理部
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员工贪图小便宜，偷拿公司的办公用品怎么办？
办公用品领用管理
办公用品作为企业的必须开支，在公司的运营费用中占用一定的比例。加强和规范对办公用品的采购、发放、领用、回收等环节的管理规定，可以达到使公司压缩开支，树立形象，强化管理的目的。办公用品虽小，但积少成多，因此办公用品的发放必须有严格的制度规定保障，一般情况下办公用品的领用可按照以下流程进行。
& &1、办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表；办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。员工离开本单位，应退回领用的办公用品。
& &2、行政部门不但要负责办公用品的收发，还要负责申请、采购，如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。
& &对于小型企业来说：
& &行政人员应将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的地方不大，用一个柜子就可以。文具领用可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门(单位)还得 填写申领单，经公司主管签字后，加以统计，叫供应商送来后，便可发放。对于可缴交的用品，如钉书机、打孔机等用品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。
& &对于大中型企业则不同，因为人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是：
& &1、行政部根据各部门的工作需要，为公司各部门做好办公用品领用预算，可以根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。
& &2、员工领用办公用品需经过部门经理及行政经理的核实审批，到行政部填写办公用品领用情况登记表。
& &3、设立办公用品保管室，依公司大小，用品多少设保管员1名或2名，保管员既要做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，定期对文具进行盘点。行政部可以安排公司的前台人员或保洁员担当办公用品的保管员。
& &4、采购人员应选择好供应商，并控制好价格及品质。行政人员应拟订好《办公用品收发一览表》，使办公用品在收发过程中有条有序。
办公用品管理制度
一．办公用品管理总则
& &1. 为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。
& &2. 本规定中的办公用品包括：
& &公司给员工个人配置的通讯工具（手机、BP机）、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。
& &公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。
& &公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。
& &公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。
二．个人办公用品的管理
& &公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。
& &公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。
& &公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。
三．部门办公用品的管理
& &1. 除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。
& &2. 部门申请购买办公用品的程序：
& &部门经理填写《办公用品申请表》交于公司行政部（分公司则交于分公司行政，由其统一传真至上海行政部）；上海行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长签核；上海行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理（分公司则反馈给分公司行政）。
& &部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，则部门经理须至行政部变更记录。
四．公共办公用品的管理
& &公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。
二、案例分解
1、公司是高新技术企业，公司目前规模20人；
2、员工多为刚毕业不久的毕业生，缺乏职业素养；
3、公司办公用品经常失踪，很明显是被员工们偷偷带回家去了；
4、老板为此事发火。
三、个人观点
案例中的情况，不得不承认，在现实中时有发生。但是这一类人，是很让人鄙视和厌恶的。我们还是先来分析下该公司为什么会经常出现办公用品失踪的原因，然后再来探讨解决之法吧。
（一）办公用品频繁失踪的原因
1、公司相关制度的缺失。公司刚成立不久，没有明确的管理制度，企业文化也不够健全。没有明确的办公室物品领用管理办法，没有明确的奖惩制度。员工在领用办公用品时很随意，没有严格的制度进行规定，应该要登记，应该要以旧换新。在出现问题后，老板只是知道发火，而不是说根据相关规章制度来惩罚。制度的缺失，在一定程度上为员工犯错创造了条件。
2、公家的东西，也可以是我家的。现在有些90后，娇生惯养，在家里习惯了“贵族”的生活，习惯了将父母的东西收为己用。慢慢养成了一种不好的素养，就是在工作中，对公家的东西观念没那么强烈，以为我现在在公司领用了，那就是我家的了，那么我在宿舍或者家里面需要的时候我就直接带回家了。也有这么一种情况，那就是有些年轻人报复心理很强，以为自己辛辛苦苦在工作工资就拿那么一点点，一直被老板剥削着，那么就只能通过将一些公家的东西，变成自己家的，来发泄自己的报复心理。
3、人都有贪图便宜的心态。总有那么一些人，存在着那么点贪婪的心理。如果公司没有明确的规定，规定说乱拿公司物品需要接受惩罚；那么狠容易滋生他们贪婪的念想，最终致使他们去满足他们的贪婪心理。因为很正常啊，没有规定不能拿回家，那我不拿不是白不拿吗！
4、从众心理，有时是很可怕的。“三人成虎”的说法，相信大家一定不会陌生。相同的道理，如果有一个人将公司的办公用品拿回家，而没有被公司惩罚，那么就会出现第二个、第三个。。。
（二）处理建议以上的原因分析，是该公司可能存在的问题。针对以上原因，我觉得应该采取“严格执法，同时加以预防”的措施。下面我们先来看下“严格执法”的有关规定。1、完善公司办公用品的采购和领用管理制度。行政部人员应该做好办公用品的需求调查，然后由公司统一采购，如果有特殊用品需要采购，那么本人应该填写采购申请单由部门一级主管审批通过后，交由行政部门统一采购。当办公用品采购回来后，必须要进行登记并入库。当员工需要领用时必须做好登记：部门、姓名、领用物品名称、物品数量、是否以旧换新等等。2、建立健全公司的奖惩制度。针对案例的事件，公司应该建立健全公司的奖惩规定。如果发现员工偷拿一次者给予口头警告处分；发现两次给予书面警告，并采取乐捐的形式扣钱；发现三次给予扣当月绩效工资处分；发现三次以上者，直接开除。如果有员工举报，并且经过调查发现事件的真实性后，给予员工一定的奖励。3、面对违法人员决不姑息养奸，严格执法。在建立健全公司的规章制度后，如果有发现员工违反了公司的规章制度，那么必须严惩，必须按制度执行。而不能因为谁谁谁而法外开恩，否则制度就形同虚设了。好了，分析了严格执法，接下来我们来看下，面对办公用品失踪我们应该如何做好预防呢？1、对事不对人。发现了问题，就应该对事不对人。可以在会议上，用不直接点明的方式，利用人力部的名义汇报近期办公用品频繁失踪的情况，说说公司目前职业素养严重需要整顿和提高的问题，说说此类事件严重损害了公司的形象，说说公司的规章制度，同时指出一经发现将严惩不贷，从重处理。2、办公用品领用时统一编号。对于办公用品小部件，可以进行编号，同时明确责任人，如果丢了，那么责任人就应该负起相应的责任。3、将办公用品“固定住”。卫生纸可以固定在某个位置上，对于笔，可以采用固定在桌面上。对于订书机，也是同样的可以编号或者可以固定在办公桌等等。4、有必要装配摄像头。针对案例出现的情况，可以召开一个全体大会（公司就20几个人），向员工说明近期出现的情况，说明近期公司针对办公用品失窃事件所做的一些努力，并且说明在办公区域装配摄像头的原因，主要是防止再出现办公用品再失踪，同时也为了保护大家个人的利益安全，并承诺如果一年内没有再出现办公用品失窃的现象就将摄像头撤掉，同时请大家不要恐慌。5、积极做好员工职业素养培训。在入职前期对员工做好入职培训和心态类培训，近期应该加强员工的职业素养培训。四、总结不以恶小而为之！要知道量变能够引起质变的。我们每一个人都应该培养好自己的职业素养，贪婪之心不可取！公司也应该有明文规定要有必要的奖惩制度和采取一定的措施来预防办公用品的失窃现象的发生。
完善办公用品领用规则
办公用品属于消耗用品，也属于公司运营成本，要做到合理管控。对于领用也要设定规则。跟大家分享一下我们公司的做法。我们公司的办公室用品必须填写《办公用品申领单》，以部门为单位按月申请，总务人员会初步审核并备注领用频率，然后再将单子送签领导核准。我们所有的办公用品都是定额发放的，容易消耗的比如笔、打印纸、纸巾等每月可领取一次，不易消耗的比如计算器、剪刀、订书器一类的，只能做破损更换，以旧换新。对于个人办公用品丢失的，员工自己处理，公司不予补发，员工有义务管理好自己的办公用品。
既然员工都知道丢失的事情，我觉得可以采用造势威慑的方式，比如悬赏匿名举报和在办公室安装摄像头，并重申公司的制度，这样的目的是给予问题员工压力，相信员工也只是贪图蝇头小利，也不想为此丢了工作。
加强员工教育训练
发生这样的问题确实是员工个人素养的问题，平时要加强督导和训练，要让员工明白：勿以恶小而为之，千里之堤毁于蚁穴的道理，不断加强自身的职业素养，不能为了贪小便宜而酿成悲剧。
对于员工的管理我们HR重任在肩，我们有时候抱怨员工职业素养有问题，那我们是否要扪心自问：员工不好谁的问题？员工职业不好是怎么招进来的，我们是否把好招聘关口，我们日常教育训练是否到位？我们是否完善公司的管理制度？因此，我们平时是服务员工、帮助老板管理员工，出现问题我们也要多自我反思，这样才能把问题处理好。
&一、高新企业就必须要有高新的一面，更要有高人一等的基础管理制度和管理办法。
& &1、企业管理不仅是规范的、合理的、先进的，更应该从细节抓起；否则，怎么管理，更不能称之为科学性。
& &2、管理制度不能公局限于纸上谈兵，必须严格地执行；其原则是：企业在制度面前人人平等。
& &3、决不允许企业中有违反纪律的事发行；更不允许有一些“不干不净”的事件发生。
& &二、加强监督和管理，这也是必须重视的问题。
& &1、基于经常发生的问题，不能仅用管理制度来约束，更需要企业加强监督、检查机制。
& &2、为避免员工们工作的不稳定现象出现，要实行较为先进的监控管理系统，这也是一种有效的监督管理办法。
& &3、可通过各种监控系统，安监部门要勤检查、勤管理，对于发现类似的问题，一定要及时深查并解决。
& &4、这小偷小摸虽然是小事，但常言说的好：小不忍则乱大谋；如果不有力地管理这方面的问题不行。
& &5、让大家行动起来，对于这种不良风气一定要坚决给予揭发、检举；对于查出的员工，必须在自愿提出解职后，给予必要的处理。
& &三、需要调整、改善企业的管理行为。
& &1、在新员工进入企业时，就必须加强对其的安全教育，其中包括安全管理理念、个人物品的安全等内容的宣传、培训等。
& &2、在平时的监管时。也强化了对企业物品的管理和强调了个人物品保管的重要性和必要性。
& &3、保持企业整体安全意识、保护好企业的物资和保管好每一个人的物品都非常重要。
& &总之，不管怎样的情况，对于企业中的不当行为，必须是实行零容忍的态度；否则，企业也会因小事而坏了企业发展的大事，也会影响每一个企业员工持续工作的心情。
1、本案案情。
（1）公司情况。上海一家20人左右的高新技术企业，成立于2010年。
（2）员工情况。多数为刚毕业不久年轻人，不少缺乏基本职业素养。
（3）存在问题。公司购买办公用品经常丢失，因纸巾异常消耗，老板发了火，让给出处理意见。
2、处理建议。
& & & 不少年轻后生看到本案，也许认为是虚构的，但这样的事实是极可能存在的，我为这样的后生感到不耻，特提出如下个人处理建议。
（1）不点名批评。公司一共就20来人，在每周或每月例会上，可以用HR部门的名义将办公用品丢失或离奇消失的情况说明一下，可以不点名，但重点要说明这涉及到员工基本素质问题，这与高新技术公司的名号格格不入，是十分丢脸的事情，如果传出去，让公司的脸面和形象放哪里去，我们走出去能抬起头吗？说小了是个人品行不好，说大了是违反相关规定甚至违法，古人说得好，不以恶小而为之，如果不能及时收敛，极可能会越来越放肆，导致今后偷拿公司更有价值或其他单位及个人的物品，那就酿成大错了，所以，之前的这些行为公司暂不追究，我们是高新技术企业，希望大家把心思用到提高产品技术和服务上来，公司效益好起来，我们福利或办公用品就不用愁，希望相关人员及时改正，公司将加强这方面的管理，今后任何人再出现类似情况，一经发现，将按严重违纪处理。
（2）实行预算制。办公用品各个部门每个月将使用多少，甚至每个人将使用多少，都实行预算制，HR部门通过调查和审批程序，最终确定每个办公用品品种的用量，并落实到人头，用表格预算出来，办公采购人员集中购买、保管和发放并签领，每人则实行“谁领用谁保管谁负责”，如果出现丢失就负责赔偿。
（3）可装摄像头。在办公区域，可装一些摄像头，对那些不耻行为起到威慑作用，当然，在安装前要向大家讲明，主要是通过半强制性措施来改善这些行为，希望大家理解，但是，如果这些不好的行为在半年内不再出现，公司也可以考虑取消摄像头。
（4）应制订制度。办公用品管理办法，主要涉及办公用品总量控制、个人用量、集中采购、领用签名、以旧换新、丢失赔偿、偷拿处罚、超标审批等，不管单位人多人少，基本的公司管理制度还是需要有的，否则，没有规矩哪有方圆。
（5）推行5S管理。公司现在人少，船少好调头，实行新制度新方法也容易，只要让老板同意，公司安全可以实行5S管理，一是因为基本都是高素质的毕业生，只要好好引导是可以扭转那些不良现象的；二是推行后可以提高员工综合素质和工作效率。这项管理关键是坚持和适合公司实际情况，所以一定要让每个员工真正参与进来，让员工来制订管理办法，并定期相互检查、监督和改善，当然，要注意一个度，不要搞成批斗会或相互表扬了，对表现好的要给予鼓励、发奖金和流动红旗，对表现差的要及时给予指正甚至处罚。
& & & 在昨天的分享中，我作了一个制度示例，今天的办公用品管理办法也可以制订类似的制度来加强规范化管理，这里就不再细说，你懂的。
劈过竹子的人都知道，竹子的第一节往往最难劈，只要第一节劈开了，后面的就迎刃破裂。因此为了延长竹竿的使用寿命，有经验的山民会在竹竿的两端套上铁环，像“盔甲”一样牢牢地护住“第一节”，不把“盔甲”卸掉，就无法把竹子劈开。人其实也是一样，要守住做人的底线，就是自尊、自爱、自励、自警。
本案例的现象其实较为普遍存，而且员工多为刚毕业的高学历员工，说明他们缺乏的是职业素养，如果处理得当，可以合理解决这些问题。
一、分析原因
&到底是什么让人形成“喜欢占小便宜”?一般来说,形成原因主要是心里障碍:
1、小时候家里条件太差,养育者为了家里生活会做这种占小便宜的事,或者带着孩子去做此类事。久而久之,养育者的行为被孩子认同并内化。
2、人在心理压力很大或者很焦虑的时候,偶然拿了别人的东西或占了别人便宜后,会发现这种拿了别人东西或占了别人便宜的紧张感会抵消自己的心理压力或者焦虑,于是每次在有压力或焦虑时就会忍不住去做这样的事。
二、解决措施　 &
　 &员工“喜欢占小便宜”的问题实际上已构成一种心理障碍。要想改变这种占便宜的习惯,需要在做到以下几点，重点在于抓普遍性，而不是强调到个人。
1.营造健康向上的企业文化，高新技术企业可能压力比较大，新员工入职后，短期内适应性较差，所以可以通过开展团体活动如拓展、联欢会来引导员工步入公司希望的轨道。
2.在适当的时候可以通过适当的方式来警示此类员工，告诉他们公司对此现象并不是视而不见，如通过情景剧的方式来展现这一现象，并展示处理结果。
3.引入员工团体心理辅导，目标是全体员工，针对这一问题进行咨询和辅导。
4.建立规范的办公用品领用制度，规定个部门专人负责，预算到人，绩效到人，用制度保驾护航。
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