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供电服务人员现场服务规范
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供电服务人员现场服务规范
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会议现场服务技巧
　　摘要:会议产业是一个市场规模达1 000亿元的蓬勃产业,随着中国经济高速发展和科技、文化、商贸更为频繁的交流,会议产业至少将持续增长20年。因此,掌握会议现场服务工作的各个环节的工作细则,能提高办会者的工作效益和参会者的满意度,提升会议举办地的城市知名度。 中国论文网 /2/view-396897.htm　　关键词:会议现场;会场服务;服务技巧 　　中图分类号:F931 文献标志码:A 文章编号:10)26-0284-02 　　 　　因为一个世界性的会议――世界经济论坛,让“达沃斯”小镇变成了一个世界著名的会议城市。因亚洲论坛而使昔日人烟稀少的海南小镇博鳌变成了海内外知名的“会议城”,已有上千个国内国际会议在这里召开。 　　召开会议的目的是交流思想、沟通信息、开发创意、联络感情、扩大交往,因此,搞好会议的现场服务意义重大。会议现场服务主要包括以下环节。 　　一、会场服务工作 　　会场现场服务工作是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节,一般包括以下几个方面。 　　1. 报到与签到 　　报到是指与会者在到达会议所在地时办理的登记注册手续。报到工作的内容主要是:设置报到处和路标、查验有效证件、登记与会人员的个人信息、接收和发放材料、预收费用、安排住宿。 　　会议签到就是为了及时、准确地统计到会人数,以便于安排会务工作。有些会议只有达到一定人数才能召开,否则会议通过的决议无效。因此会议签到是一项重要的会前工作。 　　常见的签到方式有:簿式签到、卡片签到、会议工作人员代为签到、座次表签到法、计算机签到。签到工作要认真准备、有序组织、及时统计。 　　2. 发放会议文件 　　会议中所需的文件、资料、会议用品等,会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中,发放方式主要有三种:第一种方式是报到时发放,第二种方式是直接送到与会者的客房中,第三种方式是在会场的座位上摆放。对于保密程度较高且要回收的文件,应做好发放与回收的统计工作。为适应绿色、环保、低碳生活,会议资料可事前通过电子邮件的方式寄送到与会者手中而不必再发放纸质资料,或在会场设立文件资料下载专区供会议代表下载相关资料与信息。 　　3. 邀请列席会议代表 　　为了使会场听众席的整体效果圆满,在确定参会代表人数后应迅速汇总会场听众席的缺席数量,并尽快与相关高校联系,寻找适合本次会议的研究生作会议列席代表,既为相关高校提供交流学习的机会,又使会场气氛隆重。 　　4. 会场布置 　　不同性质的会议,要求有不同的会场设计原则与形式。进行会场设计时注意会场色调的协调,与会议的类型和主题相适应。会场布置通用的原则是:党的代表会议要求朴素大方;人民代表大会要求庄严隆重;庆祝大会、表彰大会要求喜庆热烈;追悼会要求庄重肃穆;座谈会要求和谐融洽;纪念性会议要求隆重典雅;日常工作会议要求简单实用等。会场布置的形式主要有:礼堂式、圆桌式、椭圆式、论坛式等。要根据会议的主题精心布置好主席台、听众席及新闻媒体工作区,并做好会场茶歇期间生活用品的供应。 　　5. 引导代表入座 　　为能让与会者尽快入场就座,保持井然有序、安静详和的会场氛围,会场工作人员应该提供必要的引路、引座服务。这些引导服务在主观上给与会者营造了受尊重、受照顾的良好心理感觉;其客观效果是能较快地把与会者带到相应的座位上去,这样既方便与会者,又维持了会场秩序,保证了会议效果。对于一些大型会议,为减轻会务工作人员的负担,可以将座次表印刷在参会手册中。 　　开幕式结束后下午的分组会议的安排,应充分统计好实到人数情况,对不能参会的代表应将现场的桌牌及会议用桌取消,让会场整体布置效果尽量完美。 　　6. 安排会议发言 　　安排大会发言,要考虑如下几个方面的问题: 　　(1)注意地区的平衡。在一天的会议中,要能听到不同地区的与会人员的发言,使与会者能更快地了解全面的情况。 　　(2)注意高层领导与基层领导的平衡。高层领导的发言,可能内容全面,政治性、理论性较强;而基层领导或做具体工作的与会者的发言,可能内容更具体,材料更丰富与生动。把这两种与会者的发言适当地穿插安排,可使会议发言生动活泼,效果更好。 　　7. 组织分组讨论 　　一般的大型会议是先开集体会议,再进行分组讨论,最后又进行集体大会。进行分组讨论的编组方法可以按地区进行编组或按专业进行编组,每组应有会议召集人和会议记录员,会务工作人员应及时到各讨论小组中了解讨论情况,发现好的方法与建议,用简报的形式进行及时的交流。 　　8. 做好会议记录 　　会议记录是当场把会议的情况如发言人姓名、会上的报告内容、讨论的问题、与会者的发言、通过的决议等如实地记录下来的书面材料。 　　(1)会议记录的要求:准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心、严肃认真的态度,忠实地记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。 　　(2)会议记录的内容。一方面是记录会议的基本情况,另一方面是记录主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。记录的方式可采用摘要和详细两种形式。 　　(3)会议记录使用的工具。采用会议记录本进行手工记录或用电脑进行录入的速记方式,必要时配备录音与录像设备。 　　完成每次会议的记录工作后应及时以简报的形式将会议的有关精神及时反馈给相关人员。 　　二、会议生活服务工作 　　搞好会议生活服务工作,能提升会议组织机构的实力和展示会议承办城市的文化。会议生活服务主要包括以下几项工作: 　　1. 会议住宿服务 　　会议住宿安排是会议管理工作的一个重要组成部分,工作质量直接影响与会者对会议的评价。住宿的选择要考虑住房、饮食、卫生、娱乐与会议设施的条件能否达到会议的要求。参会代表住房安排,按与会人员的职务、性别、年龄、爱好等进行综合考虑、统筹安排。 　　2. 会议餐饮服务 　　会议期间的工作用餐不仅是享用美食的场所,而且还是重要沟通与交流的场所,良好的餐饮服务会让与会者留下深刻印象。因此,应合理安排就餐时间、地点、餐标、形式,并及时收集餐后意见以便改进,就餐过程中应考虑到少数民族的饮食习惯。 　　3. 医疗卫生服务 　　会议的医疗卫生服务是会议顺利进行的重要保障之一,应建立各项医疗卫生制度。在各种大中型会议中都必须配备专职或兼职医生,并与会议中心最近的急救中心建立联系,以及时解决会场中的突发性急病。 　　4. 交通保障工作 　　会议交通保障工作的主要内容是建立用车制度,根据会议的整体安排制订详细的用车计划并及时调度以满足会议需求,同时要做好宾客的迎接与迎送服务工作。 　　5. 通信保障工作 　　会议通信保障工作的基本要求是迅速、准确、稳定、保密。会务工作人员事先要和电信部门联系、商洽,建立和利用纵横交错的通信联系网络,保证会议使用的电话、传真、电子邮件、数据通信电路等畅通无阻,同时也要注意会议信息与通信的保密工作。 　　6. 会议安全保卫工作 　　确定会议是否需要开展安全保卫工作,要根据会议的性质、规模、内容、参会人员的级别来确定。一旦确定需要安全保卫工作,应及时制订周密的安全保卫工作方案。 　　7. 组织参观考察 　　召开大中型会议期间,安排与会者参观、考察也是会务工作中的一项必不可少的内容。参观和考察活动是为了强化大会的主题,因此选点工作十分重要,考察点确定后应与其负责人商谈好参观时间、方式、考察路线、项目等。会务组应统计好参观考察的人数,然后将人员进行编组并安排上固定的车辆,每车安排一名会务人员进行统一的调度、指挥、协调,以保证与会者能愉快参观,安全归来。 　　8. 组织集体摄影 　　集体摄影是大中型会议会务工作的内容之一。会务主管应根据有关领导的意图和会议的性质确定摄影的规模和参加的范围,在摄影的过程中应安排好前排就座的领导人的座次和指挥调度好参会者的到达位置。完成摄影工作后应尽快冲洗照片发放给参会者。 　　9. 通信录的编印 　　编印会议通信录便于与会者查找同事、老友、结识同行业的新朋友,也便于以后的联系和交往。通信录的内容主要有姓名、性别、单位、联系地址、邮编、电话、手机号码、电子邮箱等项。通信录需要记载的内容,会务人员可以事先请与会者在发会议回执时一并发给会议筹备组;也可以在与会者报到时请他们提供。会务组收集齐与会者的通信方式后安排制作通信录,并及时发放到位。 　　 　　参考文献: 　　[1] 胡伟,等.会议管理[M].大连:东北财经大学出版社,2009. 　　[2] 腾宝红.会务主管日常管理工作技能与范本[M].北京:人民邮电出版社,2008. 　　[3] 张晓娟.会展概论[M].大连:东北财经大学出版社,2008.
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在特殊现场服务情况下，安排现场服务人员参加现场加班和值班直至问题解决。
In case of special site service, The SuperCTRL shall arrange its site service personnel to join in overtime work activities and on-duty till the problem is solved.
安装调试前，供方现场服务人员向业主方及需方技术交底，讲解和示范将要进行的程序和方法。
E. before installation, for field service personnel to the owner and the demand side technology gives the low-down, explanation and demonstration to be carried out by programs and methods.
供方现场服务人员有权全权处理现场出现的一切技术问题。
F. for field service personnel have the right to full power to deal with all technical problems occurring in the field.
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